Как мы сэкономили нутрициологу часы ежедневной работы с клиентами

Привет, на связи Роман!

Нутрициолог обратилась ко мне с конкретной просьбой: бот, который заберёт анализы клиента, разложит их по её таблице — с её референсами и единицами измерения — и переведёт бланк, если он на иностранном языке.

Прежде чем садиться за код, мы разложили её рабочий день на минуты: куда вообще уходит время между «клиент прислал бланк» и «клиент получил разбор». Ниже — что нашлось и что теперь с этим происходит.

Формулировка звучала как готовое техзадание: перенести значения из бланка в таблицу специалиста, с её единицами и референсами, и перевести, если бланк на иностранном языке. Такую задачу можно закрыть буквально.

Но «перенести в таблицу» описывает только то, как нутрициолог сейчас выживает, — не то, где у неё реально утекает время. Я задал себе другой вопрос: что происходит с её рабочим днём между тем, как клиент присылает анализы, и тем, как получает разбор на консультации? Перенос данных в таблицу оказался лишь одним куском — и не самым большим.

Пришёл бланк из зарубежной лаборатории — и около получаса уходит на то, чтобы перевести mg/dL в ммоль/л и вспомнить, что означает, например, индекс насыщения трансферрина. До самого разбора дело ещё даже не дошло.

У клиента несколько сдач за пару лет в разных лабораториях — чтобы увидеть динамику маркера, приходится открывать файлы по очереди и сводить цифры в Excel руками, где формулы регулярно ломаются от нового формата бланка.

Письменный отчёт клиенту — это часа два в Word: собрать выводы по группам маркеров и подобрать формулировки так, чтобы обойтись без прямых назначений.

И поверх всего — переписка в мессенджере, где вперемешку файлы, вопросы и напоминания по десятку клиентов сразу. «Примите ещё один анализ», «а что у меня в итоге получилось, пришлите отчёт» — каждое такое сообщение отрывает от работы на несколько минут, а за день их набегает много.

Найти что-то конкретное в этой каше через полгода почти нереально, и каждый раз есть риск перепутать файл одного клиента с файлом другого.

Ни один из этих кусков не требует квалификации нутрициолога. Это логистика данных, и она отъедает часы, которые могли бы достаться живому разговору с клиентом, а не таблице и Word-файлу.

Под каждый из этих кусков мы в Grumete собрали свой инструмент, и все они живут в одном приложении.

Перевод единиц с иностранного бланка теперь занимает секунды. Специалист загружает PDF или фото, приложение распознаёт маркеры, называет их по-русски и пересчитывает в привычные ей единицы. Коэффициенты я сразу решил держать во внутреннем каталоге, который мы сверили руками: под каждый новый бланк они на лету не подбираются. Распознанное показывается рядом с оригиналом, и сохранять или нет, решает сама специалист.

Сведение истории по годам и лабораториям превратилось в одну таблицу, где 2023-й и 2026-й видны рядом, без папок «старое» и «новое». Значения подсвечены цветом по оптимумам самого специалиста, а не по усреднённому референсу лаборатории. Рядом с отклонением — адресный список вероятных причин по конкретному направлению, с учётом пола клиента: у эозинофилов таких причин может быть под два десятка, и вспоминать их на консультации уже не нужно.

За выбранный период приложение группирует все отклонения в несколько смысловых паттернов и складывает их в связный текст — готовый черновик к консультации. Итоговые формулировки и тон специалист всё равно выбирает сама.

Письменный отчёт клиенту свернулся в PDF за несколько кликов: осторожные наблюдения по паттернам, без диагнозов, с фразой о том, что за расшифровкой и протоколом коррекции нужно обратиться к специалисту.

Переписку-свалку мы увели в личный кабинет клиента. Клиент больше не пишет «примите анализ» и «пришлите отчёт»: бланк он загружает сам с телефона, а свою динамику и готовый отчёт открывает там же. То, что загружает сама специалист, она проверяет и подтверждает вручную. То, что грузит клиент через свой кабинет, система принимает и проверяет автоматически, без её участия. Ей больше не нужно ни разбирать каждый присланный файл лично, ни отвечать на вопросы, где что лежит.

Разбор одного клиента в системе занимает около двадцати минут вместо полутора часов. На неделе, где раньше уходило около пятнадцати часов только на разбор и отчёты по десяти клиентам, остаётся около трёх с половиной — часы, в которые снова помещаются сами клиенты, а не таблица. Каждый может подставить свои числа и свою скорость и проверить, сходится ли разница на собственной практике.

И здесь я хочу сказать прямо то, что считаю принципиальной позицией, а не мелким шрифтом: программа не приводит новых клиентов — она освобождает часы. Если поток к специалисту уже идёт, а не хватало времени его принять, освободившиеся часы это закроют. Если потока пока нет, ни один продукт для разбора анализов его сам по себе не создаст.

Для себя я вынес из этой истории один принцип: прежде чем строить то, что попросили буквально, стоит сначала посчитать, куда реально уходят часы человека, для которого строишь. Список готовых функций почти всегда можно написать быстрее — но он закрывает то, что человек сумел сформулировать словами, а не то место, где у него на самом деле утекает время. У любого эксперта, который продаёт своё время — консультанта, юриста, бухгалтера, — где-то есть свои полтора часа рутины, которую никто не считал вслух.

⚠ Больше интересного я публикую в своем Тeleграm - kaнaлe, ссыль напишу в коммeнтах. 👇

Всем удачи!