Поздний заезд (late check-in): как гарантировать заселение ночью
Памятка для ночного заселения: куда писать, какие фразы использовать, как оплатить депозит и сохранить доказательства.
Коротко (что сделать сразу)
- Проверьте часы работы стойки: «24/7», «до 22:00», «самостоятельное заселение».
- Заранее предупредите отель о времени приезда (ETA) и получите подтверждение.
- Спросите способ доступа ночью: код двери/ящик с ключом/дежурный.
- Уточните депозит/городской сбор (сумма, как оплатить ночью).
- Сохраните инструкции оффлайн (скрины/PDF, телефоны на бумаге).
Алгоритм по времени (куда идти и что говорить)
T−24…−12 часов до заезда — подтверждаем поздний заезд
Куда: e-mail/чат отеля (или «Сообщить объекту размещения» в бронировании у агента). Скажи:
«Здравствуйте. Бронирование [ФИО/№] на [дата]. Прибуду около [время, местное]. Прошу гарантировать поздний заезд и отправить инструкции доступа ночью (код/ключ/контакт дежурного).»
Проверьте, что в ответе есть: способ входа, где забрать ключ, номер дежурного, до какого времени держат бронь.
T−4…−2 часа — уточняем правила доступа и получаем коды
Куда: тот же канал связи (чат/e-mail/мессенджер в брони). Скажи:
«Подтверждаю прибытие в [время, местное]. Прошу прислать/подтвердить код входа/код ящика/инструкции self check-in. Если нужен депозит/городской сбор — укажите сумму и как оплатить ночью.»
Сохраните: коды, фото места ящика, PIN, этаж/дверь, Wi-Fi.
По прибытии ночью — заходим по инструкции
Куда: точка входа (дверь/ворота/ящик). Скажи, если код не сработал:
«На месте по адресу [адрес], код [код] не работает. Бронирование [ФИО/№], прибытие [время]. Нужна помощь с доступом.» Кому звонить: дежурный/ресепшн/экстренный номер из инструкции.
Если стойка закрыта, а инструкции нет — план B
Куда: телефон дежурного → чат/почта отеля → поддержка агента (если через агрегатора) → страховая/банк (если сорвалось размещение). Скажи в отель/агенту:
«Стойка закрыта, инструкций нет/не работают. Прошу альтернативу заселения: контакт дежурного или переезд в партнёрский отель сегодня. Зафиксируйте в брони и пришлите подтверждение.» Собирайте доказательства: фото закрытой двери, видео времени, звонки/скрины, чеки такси/временного жилья.
Где искать и чем проверить
- Ваучер/подтверждение брони: раздел «Особые условия», «Late check-in», «Self check-in».
- Сообщения в аккаунте бронирования: вкладка «Переписка с объектом».
- Часовой пояс: уточняйте местное время (частая ошибка со сдвигом).
Шаблоны коротких сообщений
RU — запрос позднего заезда
«Здравствуйте. Бронь [ФИО/№], заезд [дата]. Прибуду около [время, местное]. Прошу гарантировать поздний заезд и отправить инструкции ночного доступа (код/ключ/контакт дежурного).»
RU — уточнение депозит/сборы
«Подтвердите, пожалуйста, депозит/холд и городской сбор при позднем заезде: суммы, способ оплаты ночью, нужна ли карта/наличные.»
RU — на месте, код не работает
«Я на месте: [адрес], [время]. Код [код] не срабатывает. Бронь [ФИО/№]. Нужна помощь с доступом/альтернативный способ входа.»
EN — late check-in request
“Hello, booking [name/ref] for [date]. ETA [local time]. Please guarantee late check-in and share night access instructions (door/box code, duty contact).”
EN — on site, code issue
“I’m at [address] at [time]. The code [code] doesn’t work. Booking [name/ref]. Please assist with access.”
Чек-лист для самопроверки (для квартир/апарт-отелей)
- Адрес и какой вход использовать ночью (двор/калитка/подъезд).
- Код домофона/ворот, код двери, код/место ящика с ключом (фото двери/ящика).
- Этаж, номер квартиры/комнаты, резервный контакт дежурного.
- Wi-Fi: сеть/пароль.
- Депозит/сборы: сколько и как платится ночью.
- Где оставить ключ при выезде рано утром.
Что сохранить (доказательства)
- Переписку об инструкциях и подтверждении позднего заезда.
- Коды/фото входа, место ящика, время звонков.
- Чеки (такси/альтернативное проживание), если отель не обеспечил доступ.
- Итоговое подтверждение отеля/агента (перенос/компенсация).
Частые ошибки
- Пишут «приеду поздно» без локального времени и подтверждения от отеля.
- Не спрашивают как войти ночью (думают, что «24/7» всегда есть).
- Не готовят депозит/сборы: нет карты/наличных — не заселяют.
- Доверяют только устным обещаниям — потом нет следов. Всегда фиксируйте письменно.
Вита
Связь в чате • vita@cashcom.org
Источник: полная памятка