Как автоматизированное управление автопарком помогает предприятию сэкономить до 30% бюджета на транспорт
Корпоративный транспорт в организации часто используется хаотично. Сотрудники могут часами ждать свободный автомобиль, пока некоторые экипажи простаивают. При этом затраты на топливо и содержание только растут, а определить реальные проблемы сложно, потому что вся отчетность формируется вручную. В статье разбираемся, как цифровые инструменты помогают выстраивать эффективную систему управления автопарком и почему без них не обойтись.
Зачем автоматизировать управление корпоративным автопарком в 2025 году
Управление корпоративным автопарком с помощью инструментов автоматизации позволяет предприятию сохранять до 30% бюджетных средств. Таким образом легче контролировать нецелевое использование, простои и холостой пробег даже на арендованном транспорте.
По мере роста организации увеличивается и количество служебных автомобилей, поэтому часто управление превращается в хаос. Рассмотрим основные проблемы,с которыми сталкиваются предприятия:
Высокие затраты на топливо и обслуживание. Стоимость ГСМ и запчастей растет, а контролировать каждый потраченный литр бензина невозможно.
Водители загружены неравномерно. Транспорт закреплен за подразделениями, поэтому невозможно быстро заказать авто, даже когда некоторые экипажи простаивают без дела.
Пример: Сотруднику нужно уехать, а в его отделе все экипажи заняты. Он не может воспользоваться автомобилем другого подразделения, который сейчас свободен. Поэтому вынужден ждать, когда вернется закрепленный транспорт. В это время другой сотрудник может задерживаться на объекте, а водитель — часами простаивать в ожидании или ездить по своим делам.
Диспетчеры перегружены. Операторы вручную принимают телефонные заявки, распределяют заказы и выстраивают маршруты. Когда заявок слишком много, становится сложно оперативно подбирать авто, учитывать пробки и прочие факторы. Всё это приводит к ошибкам и задержкам — у водителей нет четкого графика, а сотрудники опаздывают на встречи.
Программа управления автопарком: что это и как работает
Программа управления автопарком в автоматическом режиме собирает и анализирует данные о транспорте: маршруты, часы работы и другие ключевые показатели. Благодаря этому диспетчерам удобно планировать поездки, контролировать местоположение и загруженность водителей, а пассажирам легко заказывать транспорт, не теряя время на ожидание.
Какие функции выполняет ПО:
- Распределяет заявки на поездки и предлагает оптимальные маршруты, а водители и пассажиры получают уведомления в мобильном приложении.
- Отображает на карте геолокацию экипажей, статус и маршруты в режиме реального времени. Отклонения от маршрутов, количество заказов, отказов и другие события также фиксируются в системе.
- Создает отчеты о пробеге, часах простоя и расходах ГСМ автоматически. В пару кликов можно получить всю необходимую информацию и сделать выводы о работе автопарка.
В таком отчете можно увидеть, что в час пик автомобилей не хватает и оперативно принять меры, например, скорректировать рабочий график водителей.
Как упростить работу корпоративного автопарка: 3 решения
Снизить нагрузку на автопарк предприятия помогают инструменты автоматизации на базе платформы ТМ. В неё входят три полезных решения, с помощью которых можно оптимизировать расходы и выстроить рабочие процессы: «ТМ: Корпоративные поездки», «ТМ: Попутчик» и «ТМ: Служебные рейсовые автобусы». Теперь подробнее о каждом.
«ТМ: Корпоративные поездки»
Система автоматизирует все процессы — от создания заявки до формирования отчетов. Функционал помогает пресечь нецелевое использование автомобилей, сократить простои и уменьшить финансовые издержки.
Быстрое оформление заявки. Заказать транспорт можно в мобильном приложении, указав адрес и время подачи. Программа сама найдет свободного водителя и предложит ему заказ.
Например, после внедрения программного комплекса в одном из месторождений компании «Газпромнефть–Ямал» работники сами создают более 90% заказов в приложении.
Минимизация холостого пробега. Система проверяет заявки на предмет совпадения маршрутов. Если увидит похожие, то предложит двум сотрудникам совместную поездку. Это поможет снизить холостой пробег и расход топлива.
Отслеживание нарушений. На карте видны не просто треки передвижения, а статусы водителя: «выполняет заказ», «прибыл» или «свободен». Благодаря этому проще контролировать работу и отклонения от заданных маршрутов.
«ТМ: Попутчик»
«ТМ: Попутчик» позволяет организовать совместные поездки на личных автомобилях сотрудников. Благодаря этому в корпоративном автопарке станет больше свободных экипажей, а персоналу будет проще добираться до службы и совершать рабочие поездки. Возможно, что в итоге получится отказаться от части автомобилей и снизить финансовые издержки.
Совместные поездки на личном автомобиле удобны, когда предприятие расположено далеко от города или имеет много удаленных филиалов, между которыми надо оперативно перемещаться.
Такое решение в рамках системы управления автопарком работает просто. Сотрудник-водитель указывает в мобильном приложении, когда и откуда будет выезжать. Если в это же время похожим маршрутом планирует ехать сотрудник-пассажир, система предложит совместную поездку — оба получат уведомления в приложении.
В результате пассажир с комфортом добирается до работы, а водитель получает компенсацию. Благодаря цифровизации таких поездок, расчеты с водителем становятся удобными для бухгалтерии.
«ТМ: Служебные рейсовые автобусы»
Разгрузить легковой автопарк помогает автоматизация поездок на служебных автобусах. Решение дает возможность перераспределить поток пассажиров и увеличить эффективность транспорта.
Преимущества:
- В мобильном приложении можно быстро посмотреть, когда приедет автобус и узнать про изменения в расписании.
- Система сравнивает заявки и предлагает поездку на автобусе при совпадении маршрута.
- Передвижение на авто можно ограничивать, оставив доступ только к автобусам. Например, если требуется короткая поездка или сотрудник часто нарушает правила пользования автомобилей.
Пример. В АО «Газстройпром» велись работы в Бованенковском месторождении, на территории которого есть отдаленный район. Отправляясь туда, сотрудники не отпускали служебный транспорт, чтобы потом не ждать и вернуться на нём обратно. Это создавало серьезные задержки. Запуск рейсовых автобусов помог исправить ситуацию.
Итоги
Автоматизировать управление автопарком в 2025 году — значит, оцифровать процессы на предприятии, чтобы повысить их прозрачность и эффективность.
Цифровизация помогает:
- снизить расходы на ГСМ и обслуживание;
- увеличить производительность каждой единицы техники и отказаться от лишней;
- контролировать перевозки и автоматически формировать отчетность.