9 ошибок снабженца, на которых я лично потерял время, деньги и нервы
Коллеги, привет! Сегодня поговорим о вещах, которые надеюсь уберегут ваше время и нервы. Это ошибки, которые я совершал сам, видел у коллег, и которые до сих пор всплывают в работе. Сохраняйте - пригодится, чтобы не наступать на те же грабли
ВВЕДЕНИЕ
За два года работы я совершил практически все ошибки из этого списка. Некоторые стоили мне потерянного времени, некоторые - репутации перед клиентом, а за некоторые я заплатил из собственного кармана.
Сейчас у меня в базе 9 183 проверенных поставщика и 211 в чёрном списке. Одной из причин создания - профилактика, чтобы не повторять свои прошлые ошибки и факапы коллег.
ОШИБКА №1: РАБОТАТЬ С ПЕРВЫМ ПОПАВШИМСЯ
Когда я только пришёл в продажи, мне пришёл запрос на плоскоовальные трубы. Я нашёл первого поставщика в интернете, выставил счёт с минимальной маржой (т.к. хотел сработаться с компанией), клиент согласился.
Со временем я узнал, что этот "поставщик" - перекуп, который накрутил 40% сверху. А рядом был завод с ценой на треть ниже.
В итоге я потерял дополнительный заработок отдав его перекупу, который знал где это найти.
Что делать: Всегда сравнивайте минимум 3-5 предложений. Даже если первое кажется выгодным. Особенно если вы работаете с редкими позициями - там разброс цен между производителем и перекупом может быть в "иксах". Также имея на руках несколько предложений - открывается возможность "сталкивать лбами" поставщиков. От этого ваш заработок увеличится.
ОШИБКА №2: НЕ ПРОВЕРЯТЬ СРОКИ ПОСТАВКИ
Казалось бы, стандартный вопрос в работе с поставщиками. Однако я частенько забывал спрашивать его, т.к. в моём запросе была фраза "Прошу сообщить о возможности поставки из наличия на условиях самовывоза". Присылали КП и на радостях я "бежал" сообщить клиенту, что у нас всё есть, доставку сделаем день в день. Потом оплата и вопрос поставщику "Сегодня сможем забрать до обеда?". Ответ - "В следующем месяце - да".
Что делать: Часто поставщики не указывают сроки поставки ни в счёте ни в сообщении. Никогда не забывайте уточнять эту информацию, а лучше фиксируйте сроки в договоре со штрафными санкциями. И имейте запас в несколько дней на форс-мажор. Если конечно не срочная поставка.
ОШИБКА №3: СМОТРЕТЬ ТОЛЬКО НА ЦЕНУ
Это, пожалуй, самая распространенная ошибка.
В порядка 60% запросов встречается фраза "Ищем по дешевле", но не всегда самая низкая цена это панацея. Как правило, чем ниже ценник - тем больше проблем. Паспорта, документы, поставка, качество товара, кол-во товара - обычно что-то из этого страдает. Особенно если поставщик вам не знаком. Необходимо понимать быстро, качественно и дешево не бывает, нужно выбрать только два пункта.
Что делать: Если поставщик новый - заключайте договор, где прописаны все риски и условия. Просите документы и сертификаты. Если ставите машину, берите экспедитора! Он сделает фото, видео погрузки, посчитает все товары и проверит всё на месте. Если доставку делает поставщик - требуйте этого с него. Так же прочтите мой предыдущий пост о чек листе снабженца, проверьте его по нему.
ОШИБКА №4: РАБОТАТЬ С ОДНИМ ПОСТАВЩИКОМ
Один поставщик конечно удобно пока с ним что-то не случится (или у него).
Я видел, как компании месяцами искали замену, потому что их "любимый поставщик" внезапно перестал отгружать.
Ещё важный нюанс: Закупая у одного единственного поставщика вы теряете угол обзора рынка и у вас нет понимания, что происходит с ценой в целом.
Что делать: По каждой критической позиции - минимум 3 поставщика. И периодически делайте у них небольшие закупки, чтобы не потерять контакт. Также всегда держите "руку на пульсе" запрашивая несколько счетов у разных контор. Этим вы исключите вероятность, что вас будет "жарить" ваш постоянный.
ОШИБКА №5: НЕ ПРОВЕРЯТЬ ДОКУМЕНТЫ
Тут тоже самое что и со сроком поставки.
Что делать: Проверяйте чтобы в сертификатах и паспортах совпадали инн с тем, кому выдан документ, или хотя бы понимание откуда появился товар у вашего поставщика. Также если на самом товаре пишется номер, проверяйте его с паспортом т.к. много случаев когда привозят один товар, а сертификат и паспорт от такого же, но с другим номером. Если поставщик не присылает до отгрузки, просите хотя бы выписку.
ОШИБКА №6: ТРАТИТЬ СВОЕ ВРЕМЯ
Когда я только начинал, у меня был Excel. Потом - Google-таблица. Потом - папка с папками. Через год я тратил по 2-3 часа только на то, чтобы найти нужного поставщика.
Сейчас у меня бот, в котором 9 183 поставщика, 843 водителя, 89 складов, 987 сервисных компаний. Поиск занимает 1 минуту вместо десятков минут и часов.
Что делать: Автоматизируйте всё, что можно. Ваше время - самое ценное, что у вас есть. Если не расцениваете его как денежный ресурс, можно хотя бы в это время заняться собой, обучением или просто отдохнуть, вместо того, чтобы искать папку в папке в который находится файл exel в котором на 3-ем листе в 20-ой колонке есть строка с ИНН.
ОШИБКА №7: НЕ УМЕТЬ ВЕСТИ ПЕРЕГОВОРЫ
Если не уметь торговаться и договариваться - зарабатывать будете меньше. Это 100% (Это касается продажников). Для снабженцев это упущенная возможность найти грамотного поставщика который будет закрывать вашу потребность на 100% и снимать головную боль.
Что делать: Всегда спрашивайте скидку, выбивайте индивидуальные условия. Договаривайтесь об отсрочке. Ищите лазейки где можно выиграть в вашу пользу. Развивайте навык переговоров, он нужен не только в работе.
ОШИБКА №8: ЮРИДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
Подписали договор не глядя. А там - штрафные санкции только для вас, а для поставщика - никаких. Или гарантия "по желанию производителя". Или разгрузка вашими силами в условиях отсутствия техники и т.д.
Что делать: Читайте договор и делайте "зеркальные" условия. Убирайте и добавляйте пункты для своей безопасности.
Если сомневаетесь - покажите договор юристу. 30 минут его времени сэкономят вам месяцы судов. Он подсветит вам риски а вы уже будете во все оружии.
ОШИБКА №9: НЕ ВЕСТИ ЧЁРНЫЙ СПИСОК
Попадается вам недобросовестный поставщик. Вы с ним разорвали отношения. Через год приходит новый снабженец или вы забываете его, и опять... на те же грабли.
У меня в базе 211 компаний в чёрном списке. И каждый раз, когда я прогоняю нового поставщика через этот список — он спасает меня от проблем.
ВЫВОД
Все эти ошибки объединяет одна вещь — они все решаются системным подходом.
Не нужно быть гением, чтобы не попасться на мошенника. Нужна система проверки. Не нужно иметь супер-память, чтобы помнить всех поставщиков. Нужна база. Не нужно быть супер-переговорщиком, чтобы выбивать хорошие условия. Нужны шаблоны и скрипты.
Я потратил 2 года, чтобы собрать эту систему. Собрал базу из 9 183 поставщиков, сделал бота с умным поиском, выработал чек-листы проверок. Теперь мои коллеги-менеджеры и снабженцы находят поставщиков за 1 минуту вместо часов.
ВОПРОС К АУДИТОРИИ
Друзья, а какие ошибки вы совершали?
Напишите в комментариях — давайте обменяемся опытом, чтобы новички не повторяли наших ошибок!