Регламент использования ИИ в компании: одна страница вместо сорока

Ваши сотрудники уже грузят документы в нейросети. Вот что с этим делать

Начну с неприятного наблюдения. В большинстве компаний, где я разбирал эту тему, использование нейросетей уже стало частью рабочего процесса — и руководство узнало об этом от меня, а не от сотрудников.

Никто ничего не скрывал. Просто никто не спрашивал.

Схема складывается одинаково. Кто-то один пробует загрузить документ и получить пересказ. Получается удобно и быстро. Показывает коллеге. Через два месяца так работает отдел, через полгода — компания. Ни регламента, ни ограничений, ни понимания, куда уходят данные.

Разберу, как из этого выйти без запретов и без документа на сорок страниц, который подписывают под роспись и больше никогда не открывают.

Первое, что приходит в голову руководителю, узнавшему о ситуации, — запретить.

Это решение выглядит логичным ровно до момента внедрения. Дальше происходит предсказуемое: люди продолжают пользоваться нейросетями, просто перестают об этом говорить. Инструмент экономит им часы, а запрет не предлагает альтернативы.

В итоге вы получаете худший из возможных вариантов: неконтролируемое использование, о котором вы не знаете и на которое не можете повлиять.

Работающий подход строится иначе: не «нельзя пользоваться», а «пользуйтесь вот так».

Это ядро регламента, и оно должно быть конкретным. Абстрактное «не загружайте конфиденциальную информацию» не работает, потому что каждый понимает конфиденциальность по-своему.

**Персональные данные.** Фамилии, имена, телефоны, адреса, даты рождения, паспортные данные, сканы документов, выгрузки из клиентской базы, сведения о здоровье, данные кандидатов и сотрудников.

Загрузка в сторонний сервис — это передача персональных данных третьему лицу со всеми вытекающими требованиями. Закон о персональных данных действует с 2006 года и никаким новым регулированием не отменён.

Самые частые нарушения, которые я вижу: скан паспорта загружают, чтобы нейросеть «вытащила данные в таблицу», а выгрузку из CRM — чтобы сделать персональную рассылку.

**Документы контрагентов.** Договоры, коммерческие предложения, техническая документация, переписка.

Откройте любой свой договор и найдите раздел о конфиденциальности. Он там почти наверняка есть, и он не предполагает, что документ отправится на сторонний сервис ради пересказа простыми словами. Ответственность за нарушение конфиденциальности обычно прописана в том же договоре, то есть цена вопроса известна заранее.

**Внутренние данные компании.** Финансовые показатели, себестоимость, условия работы с поставщиками, клиентская база, незарегистрированные разработки, планы.

Простой тест для сотрудников: вы отправили бы это конкуренту? Если нет — не отправляйте и в нейросеть.

Здесь регламент из ограничительного становится полезным.

Правило формулируется так: перед загрузкой из документа убираются имена, телефоны, адреса, реквизиты и конкретные суммы. Остаётся структура и суть.

Почему это не снижает качество работы. Чтобы проанализировать условия договора, модели не нужно знать, как зовут стороны и какой у них ИНН. Замените на «Сторона А» и «Сторона Б», суммы округлите или замените на условные — ответ не изменится ни на йоту.

Чтобы составить ответ клиенту, не нужна его фамилия. Нужна суть обращения.

Чтобы оценить резюме, не нужны контакты кандидата. Нужен опыт и навыки.

Обезличивание занимает тридцать секунд и снимает большую часть риска. Главное — сделать его привычкой, а для этого правило должно быть коротким и висеть на виду.

Вторая часть регламента, которую обычно забывают.

Генеративные модели уверенно выдумывают то, чего не знают: номера статей, реквизиты судебных дел, цитаты, статистику, характеристики товаров. Делают они это правдоподобно и без предупреждений.

Если сгенерированная цифра ушла в коммерческое предложение, а выдуманный номер статьи — в письмо клиенту, отвечает тот, кто подписал документ. Модель не субъект права, сослаться на неё нельзя.

Правило для регламента: любые цифры, ссылки на нормы, цитаты и фактические утверждения проверяются по первоисточнику перед отправкой или публикацией. Ответственный — тот, кто отправляет.

Это занимает две минуты на документ и закрывает риск, который стоит дороже всех остальных вместе взятых.

Отдельный блок, который касается далеко не всех, но тех, кого касается, — всерьёз.

Закон о персональных данных запрещает принимать решения, порождающие юридические последствия в отношении человека или иным образом затрагивающие его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных.

Ключевое слово — «исключительно». Речь о ситуации, когда решение принимает система без участия человека.

Исключений два: письменное согласие самого человека либо случаи, прямо предусмотренные федеральными законами с одновременным установлением мер защиты его прав.

Где компании попадают под эту норму, не подозревая:

- автоматический отсев резюме по формальным признакам, когда до рекрутера доходят только прошедшие фильтр; - скоринг клиентов, по результату которого система отказывает в услуге или лимите; - автоматические блокировки аккаунтов и доступов; - персональное ценообразование на основе данных конкретного человека.

Если финальное решение принимает система, норма применяется.

От оператора требуется: разъяснить порядок принятия такого решения и его последствия, дать возможность заявить возражение, рассмотреть возражение в течение тридцати дней и уведомить о результатах.

Самое надёжное решение — вернуть человека в контур. Не «система отказала», а «система подготовила рекомендацию, сотрудник рассмотрел и принял решение». Важно, чтобы участие было настоящим: сотрудник, который не глядя подтверждает всё подряд, юридически ничем не отличается от автомата.

Вопрос, который встаёт сразу после запрета грузить что попало: а чем тогда пользоваться.

Здесь полезно смотреть на три вещи, и ни одна из них не про качество ответов.

**Где обрабатываются и хранятся данные.** Если в вашей работе есть персональные данные, география обработки перестаёт быть техническим вопросом и становится юридическим. Российские сервисы в этом отношении проще, зарубежные требуют отдельного разбора.

**Что написано в условиях использования.** Конкретно: используются ли загруженные данные для обучения модели, сколько хранится переписка, кто имеет к ней доступ, можно ли применять результат в коммерции. Это двадцать минут чтения один раз на сервис.

**Есть ли режим, в котором переписка не уходит в обучение.** У части сервисов такой режим существует, но включается вручную и по умолчанию выключен.

Составьте короткий список разрешённых сервисов и внесите его в регламент. Это снимает половину вопросов: сотрудник не гадает, чем можно пользоваться, а берёт из списка.

И сразу предупрежу про частую ошибку. Список разрешённых сервисов имеет смысл только вместе с правилом обезличивания, а не вместо него. Даже у самого надёжного сервиса нет причин видеть паспортные данные ваших клиентов.

Регламент, который прочитали один раз и забыли, ничем не отличается от отсутствующего. Несколько приёмов, которые работают.

**Объясните причину, а не только правило.** «Нельзя грузить сканы паспортов» запоминается хуже, чем «сканы паспортов нельзя, потому что это передача персональных данных третьему лицу, и за это спрашивают с компании». Люди выполняют правила, смысл которых понимают.

**Покажите альтернативу в тот же момент.** Рядом с каждым «нельзя» должно стоять «вместо этого делайте так». Обезличивание, замена на условные обозначения, перевод вопроса на человека.

**Назначьте одного человека, к которому можно прийти с сомнением.** Не комитет и не почтовый ящик, а конкретного сотрудника. Большинство рискованных загрузок происходит не из злого умысла, а потому что спросить было не у кого.

**Вернитесь к теме через месяц.** Короткая встреча: что получилось, что мешает, где правило оказалось неудобным. Регламент, который никто не корректирует после внедрения, через полгода расходится с реальностью.

Вопрос, который задают почти всегда, и ответ на него честный: полностью откатить ситуацию нельзя.

Данные, которые уже ушли на сторонние серверы, оттуда не вернуть. Что можно сделать:

- удалить историю переписок в сервисах, где такая возможность есть; - проверить настройки аккаунтов и отключить использование данных для обучения там, где это предусмотрено; - зафиксировать, что именно и когда загружалось, — если вопрос возникнет, честная картина лучше, чем попытка восстановить её задним числом; - если утечка затронула данные конкретных клиентов в значимом объёме, оценить, требует ли ситуация уведомления — это уже разбирается индивидуально.

Главное: не делать вид, что ничего не было, и не начинать с наказания сотрудников. Вам нужно, чтобы в следующий раз вам рассказали.

Регламент закрывает то, что происходит внутри компании. Снаружи работают договоры.

Если тексты, изображения или код для вас делает агентство или фрилансер, вопрос прав на результат висит в воздухе ровно до первой претензии. Четыре пункта, которые стоит добавить:

**Раскрытие.** Исполнитель сообщает, применялись ли генеративные модели и в какой части. Не запрет — именно раскрытие: запрещать бессмысленно, всё равно будут пользоваться, только молча.

**Ответственность за чистоту прав.** Исполнитель гарантирует, что результат не нарушает прав третьих лиц, и отвечает при претензиях. Риск встаёт на того, кто выбирал способ работы.

**Творческая доработка.** Стороны фиксируют, что результат прошёл доработку исполнителя. Не магическая формула, но она отражает реальность и помогает в споре.

**Условия сервиса.** Исполнитель подтверждает, что использованный сервис допускает коммерческое применение результата.

Оформляется дополнительным соглашением на одну страницу к уже действующему договору.

Главное правило: короткий документ выполняют, длинный не читают.

Оптимальный объём — одна страница. Структура простая:

1. Что нельзя загружать. Конкретный список из трёх категорий с примерами. 2. Как обезличивать. Одно правило с примером замены. 3. Кто проверяет факты. Имя ответственного или правило «тот, кто отправляет». 4. Куда идти с вопросами. Один человек, к которому можно прийти с сомнением. 5. Какими сервисами пользуемся. Список разрешённых, если он у вас есть.

Не пишите санкции первым пунктом. Регламент, который начинается с наказаний, читается как угроза и выполняется соответственно.

И один практический приём: прежде чем писать регламент, спросите команду, что они загружали в нейросети за последний месяц. Без поиска виноватых — вам нужна картина. Обычно выясняется, что реальность отличается от представлений, и регламент получается совсем не таким, каким задумывался.

Час работы над регламентом и одно дополнительное соглашение с подрядчиками закрывают большую часть того, за что в этой сфере действительно спрашивают.

Сравните с тем, чем многие компании занимались в сентябре, после новостей о законе об ИИ: искали, куда поставить дисклеймер об использовании нейросетей. Такой дисклеймер не требуется никому, а персональные данные тем временем продолжали уходить на чужие серверы.

Разница между настоящей работой и её имитацией примерно в этом и состоит.

Улыбнитесь. До скорого. Patulcius