ЭТрН для грузополучателя: две обязанности и одна ошибка, которая может дорого обойтись. Часть 4.
В предыдущих материалах мы разбирали, что изменится для перевозчиков, экспедиторов и грузоотправителей.
Если вы — грузополучатель, хорошая новость заключается в том, что новых обязанностей у вас значительно меньше.
Регистрироваться в ГосЛоге не нужно.
Фактически подготовка сводится к двум задачам:
- подключиться к оператору электронных перевозочных документов (ЭПД);
- обеспечить подписание электронной транспортной накладной (ЭТрН) уполномоченным сотрудником.
Что нужно сделать до 1 сентября?
Для работы с ЭТрН потребуется подключение к оператору ИС ЭПД. Во многих случаях для грузополучателя это не требует дополнительных затрат, однако условия зависят от выбранного оператора и объема электронного документооборота.
Также необходимо заранее определить, кто именно будет подписывать документы.
Если приемкой занимается кладовщик, логист или сотрудник склада, именно ему потребуется:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП);
- машиночитаемая доверенность (МЧД), если он действует не от имени руководителя организации.
Это лучше оформить заранее, а не в момент первой электронной приемки груза.
Что происходит при приемке?
После прибытия автомобиля грузополучатель проверяет груз и подписывает свою часть электронной транспортной накладной — Титул 3.
В нем фиксируются:
- факт получения груза;
- дата и время приемки;
- сведения о состоянии груза;
- при необходимости — информация о выявленных расхождениях.
После подписания грузополучателем перевозчик оформляет Титул 4, и перевозка считается завершенной.
Самая распространенная ошибка!
На первый взгляд процесс выглядит проще бумажного документооборота.
Но именно здесь появляется один из основных рисков.
После подписания электронного титула его нельзя просто исправить или заменить новой версией. Если при приемке были обнаружены:
- недостача;
- повреждение упаковки;
- несоответствие количества;
- иные расхождения,
эти сведения необходимо внести в ЭТрН до подписания, указав реквизиты соответствующих актов.
Если подписать документ без замечаний, а затем обнаружить проблему, подтвердить свои требования будет значительно сложнее.
Есть и обратная крайность.
Не менее опасно необоснованно затягивать подписание.
Пока грузополучатель не оформил Титул 3, перевозка остается незавершенной:
- перевозчик не может закрыть свои документы;
- грузоотправитель не завершает документооборот по перевозке;
- у всех участников процесса возникают задержки с оформлением и расчетами.
Поэтому главная задача грузополучателя — не просто подписать документ, а сделать это после проверки груза, но без необоснованных задержек.
Вывод.
Если для перевозчиков и экспедиторов переход на ЭТрН означает серьезное изменение бизнес-процессов, то для грузополучателей реформа выглядит значительно проще.
Главное — заранее подготовить электронные подписи, определить ответственных сотрудников и выстроить процедуру приемки таким образом, чтобы замечания к грузу фиксировались до подписания ЭТрН, а не после.
Подписывайтесь. Продолжение следует...