Как организовать внутреннюю конференцию круче клиентской?

Первое, и самое важное. Нужно сформулировать цели мероприятия. Просто собраться и потусить вместе — это не цель. Должно быть нечто такое, чтобы потом можно было посчитать ROI. Например, рост eNPS, повышение уровня информированности сотрудников, увеличение совместных проектов между отделами и т. д.

Единая концепция от мерча и шаблонов презентаций до слогана мероприятия должна быть узнаваема участниками и понятна им. Также не стоит пренебрегать символикой. Можно разработать яркий элемент или маскот, который в дальнейшем будет ассоциироваться с мероприятием и надолго останется в памяти.

Выберете хорошего подрядчика, который поможет с организационными моментами. Обычно такие услуги стоят в среднем 10% от общего бюджета мероприятия. Но это позволит вам делегировать вопросы кейтеринга, встречи участников, координации фотографов и т. д. и сконцентрироваться на том, что происходит на сцене. Если не можете позволить себе взять подрядчика, то можно справиться и своими силами, но при этом не бойтесь привлекать сотрудников.

Определите бюджет. Самые большие суммы обычно приходится отдавать за площадку, кейтеринг и декор. Поэтому лучше выбирать зал, уже оснащенный светом, звуком и хорошим декором, потому что обычно это выходит дешевле, чем завозить и выстраивать все с нуля. К тому же собственные службы площадки способны оперативнее реагировать на изменения ТЗ.

Кстати, чтобы сэкономить на этих задачах, пробуйте звать партнеров по бартеру, если позволяет площадка.

При создании концепции мероприятия нужно задать всего два вопроса: зачем мы это делаем и для чего сотрудникам на нем быть?

Например, у Kokoc Group было две цели. Первая — объединить своих людей вокруг общих ценностей и целей, сделать так, чтобы каждый нашел себя в дальнейшей стратегии развития и почувствовал свой вклад в общее дело. Вторая цель — создать пространство для вдохновения и общения, где каждый бы мог пообщаться с коллегами из другого бизнес-юнита онлайн и оффлайн, подзарядиться энергией перед началом делового сезона.

Когда цели поставлены, можно переходить к смыслам. Важно, чтобы концепция откликнулась у каждого.

Лично мы решили поиграть с первыми двумя буквами названия группы компаний — KOkoc Групп — и придумали слова, которые начинаются так же и отражают цели конференции. Первые две буквы дали начало неймингу мероприятия «КОнфа», а также ее составляющим: КОкос, КОмьюнити, КОэволюция, КОллаборация, КОллеги. Эти же слова стали названиями секций конференции.

Кстати, обязательно нужно составить маркетинговый план по промо конференции. Одного анонса будет недостаточно даже для внутреннего мероприятия. Расскажите подробно: что, для кого и зачем в разных форматах и каналах коммуникации. Это позволит повысить процент тех, кто в итоге дошел, и у них не будет неоправданных ожиданий.

Причем прогревать нужно начинать задолго до мероприятия. Первый анонс нужно давать даже если программа ещё не готова, но известны дата, время и площадка. Чтобы удаленные сотрудники успели спланировать приезд.

Рассказывайте про полезность мероприятия, придумывайте игровые механики для вовлечения.

Приглашайте амбассадоров и лидеров мнений к обсуждениям. Используйте разные каналы и форматы коммуникаций, чтобы информация точно дошла до всех.

Визуал начинается с выбора места. Оно тоже должно нести в себе смысл, совпадать с общей концепцией и откликаться аудитории.

Мы остановились на технологичном пространстве в Сколково — Матрешка. Оно очень отражает одну из ценностей Kokoc Group — технологичность. Это зал-трансформер, который может изменяться в разные форматы рассадки одним нажатием кнопки: от ровной поверхности для танцпола до амфитеатра с перепадом в несколько этажей. Также все пространство оснащено новейшей звуковой и световой техникой, что позволяет создать атмосферу, похожую на TED Talks или презентацию Apple. Кроме того, нас так впечатлило само здание Матрешки, что ее решили сделать маскотом конференции, так как она хорошо отражает Kokoc Group как группу компаний: множество команд и юнитов самых разных размеров, а рост матрёшки от меньшего к большему – это про совместное развитие и потенциал.

Если есть цель задать мероприятию высокую планку, то нужно обязательно разработать мерч. Это должно быть что-то полезное, стильное, запоминающееся. И тут всё зависит от вашего бюджета.

Мы остановились на блокноте-ежедневнике, экологичной бумажной ручке, с логотипом, чтобы прямо на конференции все могли записывать важные мысли и вопросы, и 3D-стикерах, которые стали бомбой и теперь красуются на большинстве телефонов, ноутбуков и планшетов кокосовцев. В мерче отразили наши ценности и крылатые фразы про группу компаний. Например: «У нас не душно, у нас душевно».

Также мы изготовили брендированную ленту с бейджем, на котором указали имя, фамилию и юнит с одной стороны, и QR-код, ведущий на сайт конфы, — с другой. Это было сделано для удобства, а также для того, чтобы ребята перезнакомились между собой, поскольку многие увиделись очно в первый раз.

Чтобы все было быстро и технологично, можно нанять команду хостес с мини-принтерами, которые прямо на месте будут печатать такие бейджи. А чтобы исключить ошибки в написании и не задерживать людей на стойке регистрации, список всех сотрудников лучше отдать заранее.

Хорошая вкусная еда и качественные напитки добавят уюта и раскрепостят общение. Поэтому нужно выбрать хорошую кейтеринговую компанию.

Также здесь важно рассчитать примерное количество участников. Для этого можно запустить, например, быстрый опрос в тг-канале. Это позволит не переплатить, но и не оставить гостей голодными. Обычно заказывают из расчета 1 кг еды на человека. Но стоит учитывать, что на открытом воздухе съедают больше.

Выбирайте порционные подачи, чтобы было легко взять и уйти. Не ставьте все фуршетные столы в одном месте. Если позволяет пространство, разведите их по разным сторонам зала, чтобы не было столпотворения.

Заранее пропишите тайминг подачи блюд. Распределите, что и когда выносить. Так вы не оставите участников совсем без еды или наоборот с большим количеством не съеденного во время мероприятия.

И ещё один совет: молока для кофемашин берите с запасом. У нас оно неожиданно закончилось, потому что подрядчик по кейтерингу не рассчитывал на такой большой наплыв любителей капучино. Пришлось бежать до ближайшего магазина.

Если есть цель задать мероприятию высокую планку, сделайте онлайн-трансляцию для тех сотрудников, кто не может присутствовать лично. В современных реалиях это стало важной составляющей любого крутого события, ведь это помогает создать эффект присутствия, повысить лояльность и стереть любые расстояния.

Однако это технически сложное дело, требующее особой подготовки. Идеально, если у компании есть свой видеопродакшн. Но если его нет, нужно учесть следующее:

Когда стоит задача — удержать внимание одновременно двух аудиторий — к делу нужно подходить креативно.

Самое современное и удобное решение — разработать многофункциональный чат-бот, через который можно:

Например, наш бот автоматически отправлял во внутренний чат-болталку компании. Кстати, за время конференции численность сотрудников возросла в нем почти вдвое — с 300 до 550 человек. Чтобы не делить каналы коммуникации, чат к трансляции в YouTube тоже можно отключить.

Ещё один эффективный интерактив можно запустить в соцсетях. Попросите участников выложить фото с мероприятия, онлайн или офлайн, и сопроводить его специальными хэштегами. Это создаст дополнительную движуху, а главное — повысит охваты. Топ-3 фото, набравшие самое большое количество лайков, получают призы. Например, корпоративный брендированный мерч.

В целом интерактивов нужно продумать как можно больше! Особенно, если параллельно идет онлайн-трансляция. Придумайте разные механики, которые не позволят зрителям заскучать. Добавьте классных фишек. У нас, например, было три звонка, как в театре перед началом каждой сессии, чтобы все вовремя успевали собраться в зале. И это были не обычные звонки: мы записали смешные сообщения от наших топов. Например: "Я уже из Испании прилетел, а вы до сих пор где-то ходите! Проходите, пожалуйста, и присаживайтесь в конференц-зал”. И это классно сработало, тайминг конференции можно было сверять с программой буквально по минутам.

Выступления лидеров — неотъемлемая часть любого значимого корпоративного мероприятия. От того, что и как они скажут команде, по сути зависит будущее компании. Поэтому к этой части тоже стоит подойти максимально ответственно.

Топ-менеджеры — люди с ограниченным временным ресурсом, и они так же волнуются и имеют абсолютно разный опыт публичных выступлений, как и все остальные. Поэтому точно не обойтись без фасилитатора. Не бойтесь привлекать профессионалов и убедите руководителей, что это нормально и необходимо. Нам помогали с подготовкой спикеров эксперты в публичных выступлениях. Кстати, обязательно сделайте контрольный прогон. Это позволит посмотреть со стороны на других спикеров, дать друг другу советы по контенту, подаче и просто поддержать.

Ещё совет: задайте единый шаблон для презентаций, чтобы выглядело так же концептуально, как и всё остальное.

Любое масштабное мероприятие не обходится без сюрпризов и сложностей. Продумать все нюансы практически нереально. Чаще всего не спасает даже подготовка, начатая сильно заранее, и некоторые вещи приходится решать в моменте.

Например, для конференции мы заранее заказали ежедневники. Доставка пришла за 5 дней до мероприятия, и блокноты оказались с браком: краска легла неровно, потрескалась, а цветовая гамма отличалась от гаммы конференции. В таких ситуациях важен подрядчик: насколько он надежен и готов идти на компромиссы. Нам повезло. В течение нескольких часов мы нашли новые ежедневники, перерисовали дизайн и напечатали тираж 300 штук за один день. Но советуем так не делать, заказывайте сильно заранее.

Также у нас случился фэйл с подзарядкой телефонов. Мы не поставили станции с павербанками, и только потом поняли, что это тоже надо было сделать. На удаленке важно быть всегда на связи, поэтому оставив где-то телефон, можно пропустить важный звонок и сообщение. Розеток было достаточно, но все они были вне зала или в не очень удобном месте. В итоге, большая часть телефонов заряжалась прямо на полу.

Кроме этого, чат-бот вовремя не прислал напоминание о начале секции. Вышли из ситуации, в ручном режиме разослав напоминалку в корпоративном телеграм-канале.

Ещё в финале речи руководителей компании официанты должны были выносить торт с холодными фонтанами. Последний спикер решил продлить свою речь, в итоге они сгорели к ее финалу. Хорошо, что были запасные. Удалось быстро поменять на новые.

Из смешного. На втором этаже пространства — стеклянный пол. Соответственно, девушки в юбках испытывали некоторые сложности с перемещением по этим зонам, чтобы не смущать людей на 1-м этаже. Однако все отнеслись с пониманием и юмором и обходили эти прозрачные панели стороной.

Поверьте, игра стоит свеч. Ваши усилия однозначно увенчаются ошеломительным успехом и шквалом благодарностей. Все цели нашего мероприятия достигнуты. Об этом говорит оценка eNPS мероприятия на 4,8 из 5 и восторженные отзывы участников:

К слову, сразу после конфы даже случилось несколько моментальных коллабораций между юнитами.

Кстати, в итоге в офлайне на нашей конференции присутствовало 300+ человек. Ещё 1000+ просмотров трансляции было на YouTube с глубиной просмотра — больше часа. Удерживать внимание на протяжении такого времени, с точки зрения интернет-маркетинга, это просто блестящий результат.

Поэтому не бойтесь экспериментировать, использовать современные технологии и дайте волю креативу. Ваши сотрудники это оценят.