Как работают регламенты и как они помогают на проектах по автоматизации

Горящие дедлайны и стресс у сотрудников – вот лишь некоторые последствия отсутствия регламентов и беспорядка в процессах. В некоторых случаях процесс соблюдения регламентов регулируется на уровне законодательства, а их отсутствие может привести к крупным штрафам. Что такое регламент, когда он нужен и как его написать, читайте в статье.

Регламенты в компании — это официальные документы, которые устанавливают правила и процедуры, они упрощают работу, снижают количество ошибок и делают процессы прозрачными и эффективными. В компаниях используют множество регламентов, основанных на:

При автоматизации учитывать эти правила особенно важно. Без документов, инструкций и протоколов работать с системой сложно, а иногда невозможно. Сотрудник может даже не знать, какими регламентами руководствуется при выполнении своих обязанностей. Они могут быть заложены в программу и не озвучены напрямую. Например, документ «Приобретение товаров и услуг» создается в системе автоматически и подтверждает переход права собственности. Операторы не задумываются о конкретных документах и распоряжениях, но благодаря системе поддерживают выполнение необходимых регламентов. За соблюдением правил следят многие отделы организации, например, бухгалтерия или отдел технического контроля.

Правила создает государство – законодательная власть разрабатывает законы, стандарты и публикует их в общий доступ. Компании обязаны соблюдать эти новые правила и менять свои процессы под них. Государство проверяет соблюдение законов и может штрафовать или наказывать за их нарушение.

В организациях происходит что-то похожее. На основе внешних законов или внутренних потребностей выпускаются приказы и инструкции, которые регулируют работу компании и сотрудников. Назначаются отделы или сотрудники, которые следят за соблюдением этих правил. Например, бухгалтерия контролирует правильность оформления и наличие финансовых документов, чтобы избежать штрафов при проверках. Несоблюдение правил может плохо сказаться на бизнесе. Например, привести к уходу сотрудников из-за невыплаченной вовремя зарплаты, штрафам и ухудшению репутации из-за задержек с выплатами поставщикам.

Иногда приходится разрабатывать регламенты, не относящиеся к проекту напрямую. Например, регламент по исправлению ошибок из-за неверно предоставленных начальных данных.

Работа по автоматизации процессов в организациях также должна быть четко регламентирована. Залог успеха — наличие полной документации по работе программы, коду, а также инструкций по эксплуатации софта. Как минимум, чтобы избежать ситуации, когда знания по проекту находятся у одного человека, и если он уходит, то все разваливается. Без регламентов по оформлению документов или работы команды на проекте документация может быть неполной, а при эксплуатации системы возникать проблемы из-за неверных действий пользователей. Для заказчика автоматизации важно увидеть всю необходимую документацию по итогам проекта. Однако небольшие компании часто пропускают этот шаг, что приводит к остановке проекта или проблемам при запуске и использовании программы. Таким образом, отсутствие регламентов большой риск для заказчика и исполнителя.

Перед началом проекта необходимо запланировать и зафиксировать в документе (например, «Уставе проекта») перечень документов и их состав для каждой фазы проекта. Это и будет являться регламентом по оформлению документов. Стороны проекта будут понимать, какие документы будут оформлены на каждом этапе проекта, и из каких частей они будут состоять.

Грамотно составленные регламенты помогут решить вопросы, которые появляются на старте проекта:

Решение этих вопросов, а также правильное оформление документации: устав проекта, шаблоны документов, план-график и прочее, показывает зрелость проектной команды исполнителя и помогает всем участникам понять, какие действия будут проводиться в рамках проекта.

После разработки регламенты нужно утвердить внутри команды и у заказчика. Например, техническое задание сначала разрабатывается аналитиком, затем утверждается функциональным архитектором, визируется руководителем проекта и направляется заказчику. Для успешной работы на проекте необходимо не только соблюдать регламенты и информировать об изменениях, но и обеспечить доступность новым участникам. Это особенно важно, так как сотрудники могут присоединяться к проекту на разных стадиях. При вступлении нового члена в команду необходимо представить ему все регламенты. Это гарантирует, что участник быстро войдет в курс дела и начнет работать с проектом.

Например, если руководитель проекта дает задачу аналитику «Отметить в реестре требований плановое время», важно, чтобы в письме были:

Таким образом, правильное регламентирование даже небольших задач позволяет исполнителям выполнять задания вовремя и без лишних вопросов к другим специалистам. Также при разработке инструкций важно определить, насколько подробно описывать процессы и какой объем информации включать.

После запуска системы пользователям нужны четкие инструкции по работе с программой. Команде поддержки нужна документация на процессы и код программы, чтобы понимать, как всё работает. У заказчика могут возникнуть вопросы по поводу принятых решений. Регламент хранения информации на проекте помогает быстро найти ответы и показать их заинтересованным лицам.

Проблема с регламентами может возникнуть при нештатной ситуации, когда появляется ошибка программы. Для каждой конкретной проблемы требуется индивидуальный подход — здесь нет четких правил или указаний. Поэтому аналитик выступает инициатором процесса исправления ошибок. В результате это может привести к изменению кода программы, созданию новых инструкций или корректировке существующих.

Регламенты могут изменяться или появляться новые, вслед за изменениями процессов или появления новых факторов.

Например, на проекте возникли проблемы из-за ошибок в старой учетной системе, которые повлияли на перенос цепочек корректировочных документов в новую систему. Для их исправления разработали следующий регламент:

Если нет регламента, работа занимает больше времени, и результат может не соответствовать ожиданиям.

1. Организация процессов. Регламенты помогают структурировать и организовать рабочие процессы в компании.

2. Контроль и координация. Обеспечивают контроль за выполнением задач и координацию работы разных подразделений или участников проекта.

3. Снижение рисков. Чем тщательнее и всестороннее спланированы регламенты, тем меньше рисков будет на проекте. В итоге команда работает слаженно, а заказчик получает результаты вовремя и в соответствии с ожиданиями.

4. Прозрачность и понятность. Регламенты делают процессы более понятными для всех участников, что способствует более эффективному взаимодействию внутри компании и с заказчиками.

5. Соблюдение законов и стандартов. Помогают компании следовать правилам законодательства и отраслевых стандартов.

Регламенты на проектах автоматизации работают как своеобразные «направляющие». Их наличие позволяет сотрудникам выдавать стабильные и предсказуемые результаты, в процессе работы над проектом. Каждый сотрудник понимает, чем руководствуется в своей работе и каких результатов от него ожидают. Получатели услуг по автоматизации, в свою очередь, приобретают не только работающую согласно их требованиям систему, но и полную документацию, в которой по согласованным правилам описана вся необходимая информация. От инициации проекта и требований до задач на разработку функционала и инструкций по работе системы. И именно регламенты помогают довести проект от начала до конца с ожидаемым результатом как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя.