База знаний для производства: что важно знать
На современном производстве знания — это такой же критически важный актив, как и оборудование. Но что, если доступ к этим знаниям напоминает поиск иголки в стоге сена? Когда технологическая карта теряется в общей папке, инструкция по ремонту известна только одному мастеру, а новый сотрудник вынужден обойти половину предприятия, чтобы найти ответ на простой вопрос — компания сталкивается не просто с неудобствами, а с реальными финансовыми потерями.
В статье рассмотрим, с какими сложностями в управлении информацией сталкивается производственная отрасль и как База знаний помогает их решить.
Почему управлять знаниями на производстве сложно
Управление знаниями в производстве охватывает весь цикл проектирования, производства, продаж, доставки, использования продукции, поддержки клиентов и обслуживания на местах. На каждом из этих этапов сотрудники нуждаются в своевременной и актуальной информации, которая поможет им быстро решать рабочие задачи. Вопросы могут быть совершенно разные: от чисто технических моментов, связанных с наладкой станка, до уточнения условий гарантийного обслуживания оборудования или самого простого «где взять заявление на отпуск».
При этом поддерживать актуальность данных, организовывать их в единую систему на производстве — достаточно сложно. Вот основные вызовы в управлении знаниями, с которыми сталкиваются производственные компании:
Сотрудникам постоянно требуется большой объем специализированной информации, которая часто теряет актуальность: происходят обновления оборудования, меняются процессы и условия работы.
Знания фрагментированы— распределены между различными системами, содержатся в объемных неудобочитаемых руководствах или заперты в головах у людей. Поиск нужных сведений в бумажных документах, папках, опросы коллег отнимают ценное рабочее время.
Еще одна сложность — неоднородность знаний: они охватывают полный цикл от проектирования и производства до дистрибуции, продаж, сервисного обслуживания и поддержки. Для каждого этапа нужна своя структура информации, которая будет учитывать разный круг пользователей и их специфические задачи.
Производственные знания редко представлены в одном формате. Могут использоваться PDF-файлы, бумажные журналы, проекты в CAD-файлах и так далее. Часто случается, что чтобы получить ответ на вопрос, нужно собрать информацию по крупицам из каждого файла.
И отдельная «боль» — уход опытных специалистов. Такая ситуация характерна для любого бизнеса, однако на производстве сотрудники часто работают десятилетиями, и уходя, забирают не задокументированный опыт с собой.
Все вместе эти сложности приводят к проблемам:
- драгоценное время тратится на поиск информации, которая точно где-то есть, но где — никто не знает;
- простои увеличиваются, в то время как сотрудники «изобретают велосипед», не имеют доступа к уже накопленному, но не систематизированному опыту;
- новичкам сложно влиять в производственный процесс, если знания не организованы — это усложняет адаптацию и повышает риск текучки;
- неразбериха в информации также влияет и на общение с клиентами — физическими лицами или бизнесом: сотрудники, которые общаются с заказчиками, не в курсе последних изменений, технических особенностей продукции.
Как База знаний помогает решать проблемы с информационным менеджментом в производственной организации
База знаний — это решение, которое помогает производственной организации эффективно работать с информацией.
- Система управления знаниями (СУЗ) становится единой точкой входа, куда стекаются все информационные потоки. У организации появляется единый централизованный источник достоверной информации.
- В Базе знаний размещаются актуальные версии технологических инструкций, чертежей и стандартов качества. Всегда ясно, какая инструкция действует сейчас, а какая — устарела. Это основа стандартизации процессов.
- Экономия времени на поиск. При возникновении технических проблем с оборудованием, вопросов, связанных с клиентским обслуживанием, сотрудники сразу обращаются к Базе знаний, вместо того, чтобы искать информацию среди папок, бумажных инструкций или бегать к коллегам. Такой подход экономит время и позволяет сосредоточиться на работе, избегая простоев.
- База знаний помогает сохранять знания — те самые, которые находятся в головах у носителей ценного опыта, становится формализованной памятью предприятия. Благодаря этому станок чинится за 5 минут, а не за 20, как написано в руководстве по эксплуатации.
- База знаний упрощает и ускоряет онбординг новичков, вне зависимости от того, к какому подразделению они относятся: будут ли это рабочие с производства, или сотрудники контакт-центра, или специалисты по гарантийному обслуживанию оборудования. Новый сотрудник получает доступ к структурированным материалам. Это ускоряет адаптацию и снижает нагрузку на наставников.
- Современные системы управления знаниями дают возможность объединять разные форматы информации в одном окне, создавать удобные пошаговые инструкции, добавлять видео, фотографии, схемы. Они не просто хранят файлы, но помогают синтезировать и удобно организовывать информацию из разных источников.
- База знаний улучшает взаимодействие между разными подразделениями крупной организации, особенно если производство и офис расположены в разных городах или странах. Она становится связующим звеном, объединяющим команду.
Что важно учесть при внедрении Базы знаний в производственной компании
Чтобы внедрение Базы знаний прошло успешно и принесло реальные результаты, а не привело к еще большей путанице в информации, ориентируйтесь на следующие шаги:
- Четко определите цели и задачи внедрения. Сформулируйте, чего именно вы хотите достичь. Ориентируйтесь на конкретные KPI, привязывайте цели к бизнес-процессам и бизнес-результатам. Например, вам нужно сократить количество времени, которое сотрудники тратят на поиск информации, снизить количество повторяющихся ошибок и инцидентов или повысить уровень стандартизации процессов на производстве.
- Оцените критичные для внедрения Базы знаний подразделения. Эффективно внедрить СУЗ в промышленное предприятие сразу на весь бизнес невозможно: проект получится слишком громоздким, неперевариваемым. Начинайте постепенно, фокусируясь на самых проблемных точках. Возможно, вы активно развиваетесь, набираете новый персонал на производство, а проводить качественный онбординг не получается из-за разрозненности данных. В результате с трудом найденные сотрудники уходят, не продержавшись и трех месяцев. В этом случае вам нужно в первую очередь заняться проблемами этого подразделения, организовать и структурировать информацию так, чтобы с ней легко могли разобраться новички.
- Изучите и проанализируйте, как сотрудники работают с информацией и знаниями, к чему они привыкли, что можно улучшить, а что нужно оставить как есть. Ваша задача — выстроить базу знаний так, чтобы она соответствовала привычным бизнес-процессам, а не рушила их. В разных подразделениях бизнес-процессы выстраиваются по-разному, одного пространства для вариативности может не хватить. При этом создавать отдельные Базы знаний — плохая идея. Значит, вам обязательно потребуется решение, в котором можно настроить и разделы, доступные для всех сотрудников без исключения (общие вопросы, трудовой распорядок, HR, бухгалтерия), и специализированные: для производственных сотрудников, продавцов, отдела закупок.
- Сформулируйте минимальные технические и функциональные требования к решению: требования к возможностям структурирования информации, поиску, функционалу по актуализации документов в системе, рабочему месту редактора и так далее.
- Обязательно учитывайте, что профили сотрудников разные: одни сотрудники работают в офисе за компьютером, и помимо Базы знаний будут использовать и другие бизнес-системы, другие работают в «полях» и пользуются мобильным телефоном, третьи — контролируют работу станков на производстве и привыкли к бумажным руководствам — интерфейсы для таких пользователей нужны разные.
- Выберите пул вендоров, обсудите с ними технические требования, скорректируйте при необходимости. Используйте демо и триальные версии, чтобы получше рассмотреть решения.
- Запустите пилотный проект. Выберите группу пользователей-первопроходцев. Они будут тестировать новое решение, предоставлять обратную связь, помогут выявить недоработки и улучшить продукт. Так вы обеспечите себе более успешное внедрение продукта на всю компанию.
Грамотно организованная база знаний — это ключевой элемент успеха в производстве. Благодаря ей сотрудники перестают тратить время на поиск информации и реже ошибаются, оборудование ломается реже, а новички быстрее входят в дело. Инвестируя в развитие своей базы знаний, компания становится более гибкой, эффективной и готова к вызовам быстро меняющегося рынка.
InKnowledge — это no-code платформа для создания единой базы знаний внутри компании. Она позволяет собирать и систематизировать всю рабочую информацию и легко ориентироваться в ней.
Платформу можно настроить под разные отделы, создавая независимые порталы, и управлять доступом к данным. Благодаря встроенному AI-помощнику, пользователи могут быстро находить нужные сведения и удобно работать с большими объемами информации, а совместное редактирование помогает команде работать над проектами в режиме реального времени.
InKnowledge поддерживает интеграцию с другими сервисами, что делает её универсальным инструментом для обмена знаниями и повышения эффективности работы.