Как эффективно работать над ошибками в тендерах?
Работа над ошибками в тендерах — важная часть процесса улучшения результатов и повышения шансов на победу в будущих тендерах.
Для тех, кто внимательно прочитает до конца, подарок - чек-лист по проверке своего участия в госзакупках (крыжим каждый пункт и будет всё хорошо).
Вот пошаговый план действий, который поможет вам эффективно анализировать ошибки и вносить необходимые коррективы:
Шаг 1: Сбор информации и анализ результатов
После завершения каждого тендера соберите всю доступную информацию о процессе и результатах.
Это включает:
- Ваши собственные документы и предложения,
- Результаты оценки заявок, протоколы,
- Возьмите комментарии по своей работе от сторонних экспертов по тендерам.
Шаг 2: Анализ причин неудач
Проведите детальный анализ причин, по которым вы могли проиграть тендер.
Вопросы, которые стоит задать себе:
- Были ли наши цены конкурентоспособными или нет?
- Соответствовали ли мы всем техническим требованиям?
- Насколько качественно были подготовлены документы заявки?
- Какие слабые места отметили эксперты?
- Что сделали правильно конкуренты, чего не сделали мы?
- Была ли аффилирована закупка? Кто в ней обычно побеждает?
- Если были отклонения заявки, то какой характер причин: объективный (сложное ТЗ) или субъективный (ошибка сотрудника из-за спешки или низкой квалификации/халатность)?
Шаг 3: Оценка сильных и слабых сторон
Определите ваши сильные и слабые стороны на основании проведенного анализа.
Сильные стороны нужно развивать и подчеркивать в будущем, а слабые — устранять или минимизировать.
Посмотрите на себя со стороны.
Шаг 4: Корректировка стратегии и процессов
На основе выявленных ошибок внесите изменения в вашу стратегию участия в тендерах.
Это может касаться следующих аспектов:
- Подготовка документации: улучшайте качество подготовки документов, уделяя внимание деталям и соответствию требованиям.
- Ценообразование: пересмотрите подходы к формированию ценовых предложений, учитывая рыночные реалии и конкурентную среду.
- Технические аспекты: убедитесь, что ваше предложение полностью соответствует техническим требованиям и стандартам. Пройдитесь по каждому слову документации тендера.
- Команда: возможно, потребуется усилить команду новыми специалистами или провести дополнительное обучение. Назначьте ответственного сотрудника за проверку документации на полноту и соответствие требованиям.
- Мотивация: изменение системы оплаты труда в зависимости от качества работы и внимательности снизит риски отклонений заявки.
Шаг 5: Создание плана действий
Разработайте конкретный план действий по устранению выявленных недостатков. Определите ответственных лиц, установите сроки и контрольные точки для мониторинга прогресса.
Можно разработать специальный чек-лист проверки каждой процедуры по пунктам. Либо лист-опрос с подписями ответственных за зоны, к примеру:
- подпись юриста, что он проверил документацию на ошибки по закону и риски,
- подпись логиста, что не будет проблем с доставкой,
- подпись бухгалтера, что есть деньги на обеспечение и т.д.
Так вы будете знать, с кого спросить в случае проблемы. На каком этапе цепочки всей подготовки возникла сложность и где в будущем быть внимательными.
Шаг 6: Постоянное улучшение и мониторинг
Регулярно отслеживайте результаты ваших изменений и вносите корректировки по мере необходимости.
Работа над ошибками в тендерах — это непрерывный процесс, требующий внимательного анализа, планирования и внедрения изменений. Постоянное совершенствование вашей стратегии и методов работы поможет вам достигать лучших результатов и увеличивать шансы на победу в будущих конкурсах.
Обещанный чек-лист: