Всё об Апостиле. Зачем он нужен? Как он выглядит? Какая информация на нем содержится?

Апостиль – международный стандарт формы заполнения информации о том, что документ является законным. Это нужно для того, чтобы предъявлять его в странах, где признана такая форма легализации. Такого рода штамп устанавливается как на копиях, так и на подлинниках документов, он признается органами власти на территории всех стран, участвовавших в конвенции. В данной статье мы подробно рассмотрим процесс апостилирования, его особенности и преимущества, а также ответим на часто задаваемые вопросы.

Апостиль — это упрощенная форма легализации документов, которая облегчает их использование в странах-участниках Гаагской конвенции об апостилировании. Апостиль подтверждает подлинность подписи на документе, а также полномочия должностного лица, поставившего эту подпись.

Апостиль и легализация – это два разных способа подтверждения легитимности документов для использования за границей. Апостиль применяется в странах-участниках Гаагской конвенции и является более простым и быстрым способом. Легализация же необходима для стран, не участвующих в конвенции, и включает в себя более сложную процедуру с обращением в консульские учреждения.

Апостиль — это специальная печать или штамп, который ставится на документ или прикрепляется к нему в виде отдельного листа. Он представляет собой четырёхугольный штамп размером не менее 9×9 см. На штампе обязательно должен быть заголовок «Apostille» и ссылка на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке («Convention de La Haye du 5 octobre 1961»). Гаагская конвенция строго регламентирует формат апостиля. На нём должна быть указана следующая информация:

APOSTILLE(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

1. Страна …………………………………………….Настоящий официальный документ2. был подписан (фамилия) ………………………………3. выступающим в качестве ………………………………4. скреплен печатью / штампом (название учреждения)…………………………………………………..Удостоверено5. в ………………………. 6. (дата) ……………..7. (название удостоверяющего органа) …………………….8. за № ………………………………………………9. печать / штамп10. подпись ………………………….

Важно отметить, что апостиль не изменяет содержания самого документа и применяется только для подтверждения подлинности подписи и печати на нем.

Гаагская конвенция об апостилировании, официально известная как Конвенция, упраздняющая требование легализации иностранных официальных документов, была подписана в Гааге 5 октября 1961 года. Конвенция вступила в силу 24 января 1965 года и на сегодняшний день объединяет более 120 стран, включая Россию, США, страны Евросоюза и другие.

Основная цель Гаагской конвенции состоит в упрощении процедуры легализации иностранных документов, путем введения унифицированной процедуры апостилирования. Это позволяет снизить время и затраты на подготовку документов для их использования за пределами страны их выдачи.

В соответствии с Конвенцией, документы, на которые нанесен апостиль, признаются официальными и действительными во всех странах-участницах без дополнительной легализации. Апостиль подтверждает подлинность подписи, печати или штампа на документе, но не касается его содержания.

К настоящему времени в Гаагской конвенции участвуют более 100 стран, включая такие крупные государства, как США, Канада, Австралия, и большинство европейских стран. Полный список стран-участников можно найти на официальном сайте Гаагской конференции по международному частному праву. Вероятно, к Гаагской конвенции в скором времени присоединится Китай, будем следить за ситуацией.

При апостилировании документов для использования в разных странах могут возникать определенные нюансы и особенности, связанные с законодательством и требованиями конкретных государств. Рассмотрим некоторые из них на примере Бельгии, Нидерландов, Германии, Испании, Италии и США.

В Бельгии апостилированные документы должны быть предоставлены вместе с переводом на один из официальных языков страны – французский, голландский или немецкий. Перевод должен быть выполнен и заверен присяжным переводчиком в самой Бельгии.

В Нидерландах, апостилировать необходимо в два этапа. Сначала апостилируется нотариальная копия в МинЮсте, затем к этому подшивается перевод на нидерландский и нотариально заверяется, а после ставится еще один апостиль на перевод.

Для Германии требуется предоставить апостилированные документы с переводом на немецкий язык. Перевод должен быть выполнен дипломированным переводчиком и заверен нотариусом.

Апостилированные документы для Испании должны быть переведены на испанский язык и заверены нотариально или присяжным переводчиком.

В Италии, помимо апостиля, часто требуются дополнительные документы, такие как «декларация ценности» (dichiarazione di valore) для образовательных документов или «нулевая справка» (nulla osta) для свидетельств о браке. Переводы должны быть выполнены и заверены присяжным переводчиком или итальянским консульством.

В США самые «либеральные» требования к апостилированным документам. Они должны быть переведены на английский язык и заверены нотариусом.

Следует учесть, что требования к апостилированию документов могут меняться, поэтому перед началом процедуры рекомендуется уточнить актуальные требования в консульских учреждениях или компетентных органах выбранной страны. Особое внимание следует уделить правилам перевода документов и требованиям к переводчикам, так как они также могут отличаться в разных странах.

С 7 ноября 2023 года в Китае больше не требуется консульская легализация документов, выданных в этой стране. Теперь документы из Китая можно легализовать путём проставления апостиля.

Порядок легализации документов в Китае ещё не полностью устоялся, но наиболее правильный вариант выглядит следующим образом: необходимо сначала сделать нотариально заверенную копию документа с проставленным апостилем, затем перевести документ на китайский язык и также заверить перевод у нотариуса, после чего поставить ещё один апостиль. Этот порядок аналогичен процедуре легализации документов для Нидерландов.

Ряд государств установили между собой упрощенный способ придания юридической силы документам или вообще отменили необходимость в этом. Например, Россия подписала Минскую конвенцию с такими странами как: Казахстан, Армения, Азербайджан, Монголия, Беларусь и др. В этих странах российские документы принимают без апостиля. Например, чтобы устроиться на работу в Беларуси, не нужно ставить апостиль на диплом об образовании.

Существуют различные типы документов, которые могут быть апостилированы, включая:

Апостиль ставится только в стране выдачи документа. Есть несколько ведомств, которые ставят апостиль на документы и от того, какое из них выдало документ зависит и адрес обращения. Для апостилирования разных видов документов в России необходимо обращаться в соответствующие компетентные органы.

Рассмотрим некоторые из них: МинЮст, органы ЗАГС, МВД и Министерство образования РФ

В Министерстве юстиции Российской Федерации апостилируются документы, выданные нотариусами. Это могут быть нотариально заверенные переводы и копии, доверенности, согласия и другие нотариальные документы.

В органах записи актов гражданского состояния (ЗАГС) апостилируются их собственные документы, такие как свидетельства о рождении, браке, разводе и смерти. Важно учесть, что апостиль ставится только на оригиналы документов, а не на их копии.

В Министерстве внутренних дел Российской Федерации апостилируются в основном справки об отсутствии судимости.

В Министерстве образования и науки Российской Федерации апостилируются документы об образовании, такие как дипломы, аттестаты, сертификаты и справки о периоде обучения. В некоторых случаях потребуется также предоставить архивную справку об обучении, особенно если документы были выданы давно. Сегодня апостиль в МинОбр можно поставить только через МФЦ.

Также апостиль можно получить в информационном центре Министерства обороны Российской Федерации. На территории этого учреждения заверяется документация о прохождении военной службы. Сегодня, большинство апостилей можно получить через МФЦ или госуслуги, но сроки будут сильно растянуты, т.к. МФЦ отправит ваши документы в необходимые ведомства от вашего лица. Госпошлина за апостиль — 2500 руб.

Если вам нужно апостилировать оригинал свидетельство о рождении, выданное в Новгороде, придется ехать в управление ЗАГСа по Новгородской области. При этом, документы об образовании являются исключением. Их можно апостилировать в любом городе России.

Если нет возможности ехать в другой регион, можно получить дубликат свидетельства в любом загсе того города, где вы находитесь, и потом в управлении загса или через МФЦ поставить на него апостиль. Да, при этом, оба свидетельства будут действительны.

Есть третий вариант, который многим подходит – поставить апостиль на нотариальной копии свидетельства. О таком виде легализации необходимо уточнять у принимающей стороны.

Процедура апостилирования состоит из нескольких этапов:

Сроки и стоимость апостилирования могут варьироваться в зависимости от страны и компетентного органа. В России сроки апостилирования обычно составляют от 5 до 20 рабочих дней, а стоимость – от 3000 до 5000 рублей за один документ, если заказывать Апостиль через посредника, например бюро переводов. Стоит отметить, что существует также услуга срочного апостилирования, которая обойдется дороже. О такой услуге необходимо уточнять заранее, обычно срок срочного апостиля составляет 1-2 дня, а цена в два раза дороже.

При апостилировании документов могут возникнуть различные ошибки и проблемы, такие как:

Чтобы избежать подобных проблем, важно тщательно подготовить все документы и обратиться за помощью к опытным специалистам, если возникают сомнения.

В случае, если процесс апостилирования кажется сложным или затруднительным, можно обратиться к специализированным агентствам, которые оказывают услуги по апостилированию документов. Они помогут подготовить все необходимые документы, проконсультируют по вопросам перевода и оформления, а также сэкономят время и силы, занимаясь всеми процедурами вместо вас.

Оригинал статьи с нашего сайта: