Мифы об ЭДО: что мешает бизнесу подписывать документы в режиме онлайн

Цифровизация подарила бизнесу простой и удобный способ подписывать документы в электронном виде, который начал вытеснять «обычный» бумажный документооборот. Пандемия стала новым импульсом к переходу на электронный документооборот (ЭДО), ведь бумажный документооборот стал физически невозможным из-за введенных ограничений передвижения. Это коснулось не только малого и среднего бизнеса внутри одного государства, но и крупных корпораций с международным представительством: там, где раньше можно было отправиться в страну контрагента для проведения переговоров и подписания документов, теперь мы сталкиваемся с закрытыми границами, ограничением авиасообщения, всеобщей изоляцией и бесконечным «Зумом».

Несмотря на очевидные плюсы электронного обмена документами в таких условиях, большой процент организаций не переходят на ЭДО, предпочитая ему «классические» бумажные документы пусть и через препятствия и неудобства. Почему?

Поговорим о наиболее часто встречающихся стоп-факторах и мифах, связанных с переходом на ЭДО.

Зачем нужен переход на ЭДО?

Традиционный обмен бумажными версиями документов, подписанных собственноручно и заверенных печатями, всегда был и остается неотъемлемым элементом деловой коммуникации. При этом существует достаточно большой пул связанных с ним проблем. Переход на электронный документооборот позволяет решить их или как минимум снизить издержки.

1) Долгий процесс согласования и подписания бумажных документов

ЭДО дает возможность согласовать текст документа в минимальные сроки, подписать за один день или в течение нескольких часов. Сам процесс проставления подписи занимает меньше минуты, равно как и отправка подписанного документа контрагенту по электронной почте или по другим электронным каналам.

2) Значительные ресурсные и денежные затраты на доставку документов

С переходом на ЭДО у компании существенно снижаются расходы на печать, транспортные расходы и расходы доставку документов. Подписанный электронный документ направляется стороне за считанные минуты с использованием электронных средств (корпоративный канал связи или иная защищенная сеть). Более того, полностью пропадает риск несвоевременной доставки или пропажи документа, существующий при отправке почтой или иным «физическим» способом. Особенно остро этот вопрос стоит при обмене бумажными версиями с международными партнерами, когда документы направляются в другую страну и риск их утраты или несвоевременной доставки многократно возрастает.

3) Вероятность «потери» документа в случае его несвоевременного учета или непередачи в компетентное подразделение

Контрагент не может провести оплату по договору, если он не был зарегистрирован в бухгалтерии и внесен в электронную систему учета документов. Передача документа в компетентное подразделение и его регистрация могут длиться достаточно долго, особенно если в компании объемный внутренний документооборот. Это, в свою очередь, может привести к негативным последствиям в виде неисполнения или несвоевременного исполнения обязанностей по договору.

Переход на ЭДО исключает риск «потери» или неучета документа, так как он изначально находится в электронной системе и отправляется в компетентное подразделение за считанные минуты. В то же время это ускоряет процесс регистрации документа в системе бухгалтерского учета, упрощает поиск документов и обеспечивает их хранение в систематизированном виде.

Своевременная доставка и учет документов способствуют ускорению внутреннего и внешнего документооборота компании, упрощают коммуникации между контрагентами и ведение бизнеса в целом.

4) Значительные экологические издержки бумажного документооборота

Международные корпорации уделяют огромное внимание экологичности бизнеса, стараясь ориентировать всю деятельность компании – от производства до продажи товаров – на защиту окружающей среды. Конкурентоспособность таких производителей и эко-френдли-корпораций на рынке существенно повышается как среди потребителей товаров и услуг, так и среди потенциальных контрагентов-партнеров. Отказ от бумажного документооборота может рассматриваться как один из этапов перехода на экологичное ведение бизнеса.

5) Бумажный документ можно отправить, только получив подпись уполномоченного лица физически

Это значит, что нужно ждать, когда директор приедет, вернется с изоляции на даче или выйдет из больницы. Среди возможных способов подписания документов в электронном виде существуют как уже привычные электронные подписи с токеном (флешкой), так и облачные. Облачная электронная подпись позволяет подписывать и отправлять документы в любом месте с любого устройства, обычная электронная подпись требует лишь наличия у подписанта флешки-ключа и тоже может осуществляться на любом устройстве.

Но у ЭДО есть масса мифов, которые мешают крупным компаниям его применять:

1) Документы, подписанные электронной подписью, легко оспорить, а бумажный документ с подписью генерального директора гарантирует судебную защиту

Электронная подпись – это информация в электронном виде, которая позволяет установить физическое или юридическое лицо, подписавшее документ. Каждый вид электронной подписи имеет свою степень защиты и способ идентификации лица. Существует три вида электронных подписей:

● простая электронная подпись (ПЭП);

● усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);

● усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Например, простую электронную подпись для подписания документов с клиентами-физлицами используют ВТБ и Райффайзенбанк. Усиленную неквалифицированную подпись используют в Газпромбанке, Экспобанке и X5 Retail Group.

Гражданский кодекс РФ разрешает заключать сделки в электронном виде и определяет порядок подписания документов с использованием электронной подписи. Более того, ГК РФ закрепляет равную юридическую силу бумажного и электронного документов.

Подписание документов электронной подписью допускается в установленных законом случаях либо по соглашению сторон о признании электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях. За несколько лет существования электронных подписей судебная практика также выработала однозначную позиции по обеспечению их судебной защиты.

Риск оспаривания подлинности документов возникает лишь в случае их подписания неуполномоченным лицом. Такой же риск существует и для бумажного документооборота. Риск непризнания электронного документа в суде отсутствует: электронные документы признаются равнозначными документам на бумажных носителях в соответствии с ГК РФ и обеспечиваются равной правовой защитой.

2) ЭДО – это дорого, долго и сложно

Процесс получения электронной подписи или введения электронного документооборота чаще всего требует совершения всего нескольких действий и незначительных временных затрат.

Существует два варианта внедрения ЭДО: использование стороннего сервиса, специализирующегося на подписании документов онлайн, или получение электронных подписей в удостоверяющем центре.

Использование сторонних сервисов, таких как «Легиум» и «Диадок», требует минимальных трудозатрат в виде загрузки документа в сервис и отправки контрагенту ссылки на документ или самого документа в электронном виде. Каждый из сервисов предполагает приобретение пакета услуг, в рамках которого компания сможет пользоваться сервисом в необходимом ей объеме. Существует множество разных тарифов среди, однако любой из пакетов услуг окажется дешевле и выгоднее, если сопоставить его стоимость с расходами на печать документов, заправку и обслуживание принтеров, оплату услуг курьеров и т. д.

Получение электронной подписи через удостоверяющий центр сопровождается необходимостью установить программное обеспечение и встроить его в информационную систему компании. При этом полная интеграция программного обеспечения не обязательна, а сам процесс получения подписи также может быть автоматизирован.

Самым долгим и дорогостоящим процессом может стать введение внутреннего электронного документооборота. Тем не менее этот шаг более целесообразен, нежели приобретение УНЭП для каждого работника организации (если вы остановили свой выбор на УНЭП). Кроме того, с вступлением в силу изменений в Трудовом кодексе РФ, связанных с дистанционными работниками, количество постоянных сотрудников «на удаленке» вырастет, а наличие внутренней системы для подписания корпоративных документов поможет существенно упростить взаимодействие между работником и работодателем.

3) Юристы компании считают ЭДО нецелесообразным и рискованным

Традиционный бумажный оборот, существующий на протяжении долгого времени, сам по себе несет достаточно много рисков, связанных с утерей документов, их несвоевременным учетом, задержкой доставки или несвоевременным получением контрагентом.

Переход на ЭДО не только не создает дополнительных рисков, но и избавляет компанию от уже существующих. Документы подписываются с использованием специального программного обеспечения (усиленных неквалифицированной или квалифицированной подписей) или с помощью сторонних сервисов, специализирующихся на подписании документов онлайн, которые позволяют сохранить целостность документа и отследить любые вносимые в него изменения. Кроме того, стороны видят, когда и каким лицом был подписан документ, и в случае сомнений могут оперативно проверить полномочия подписывающего лица. Подписанный документ направляется сторонам за считанные минуты, а в случае использования стороннего сервиса хранится на нем и доступен сторонам в любое время.

Итак, подведем итоги.

Электронный документооборот – это:

● Быстро и удобно – оформление, согласование, подписание документов и внесение изменений в течение дня или нескольких часов.

● Законно – законодательство РФ приравнивает электронный документ к бумажному и обеспечивает надлежащий уровень судебной защиты.

● Недорого – внедрение ЭДО не требует больших ресурсных и временных затрат.

● Безопасно – сервисы по подписанию документов онлайн имеют криптографическую защиту, а электронные подписи встраиваются в информационную систему компании с уже имеющейся системой безопасности и защитой информации.

● Способствует ускорению бизнес-процессов за счет уменьшения временных затрат на работу с документами, их согласование и доставку адресату.

Тем не менее при кажущейся простоте компаниям следует уделять особое внимание защите информации, а именно – сохранению режима конфиденциальности и криптографической защиты серверов и средств связи, через которые происходит передача документов. Риски в этой сфере минимальные, однако лишняя бдительность не помешает.

Еще один важный момент – своевременное обновление сертификатов электронной подписи. Документ, подписанный усиленной электронной подписью, сертификат действия которой истек, будет признан недействительным из-за недействительности самой подписи.

28 января мы проведем кейс-сессию, чтобы обсудить реальные кейсы компаний по подписанию документов онлайн.