Как изменится электронный документооборот к 2024 году: что нужно знать предпринимателям
К концу 2024 года налоговая планирует перевести в электронную форму 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных. Это значит, что в ближайшие годы большинству предпринимателей придётся освоить электронный документооборот — ЭДО.
Вячеслав Предыбайло, директор по маркировке ИТ-компании “Эвотор”, рассказывает, какие важные изменения в ЭДО планируются до 2024 года и как к ним подготовиться.
Почему налоговая переводит документы в электронную форму
Переход на ЭДО должен помочь предпринимателям и госорганам сэкономить деньги и время на работе с документами. По данным ФНС, за год на бумажный документооборот в России уходит около 3,5 триллионов рублей. При этом на создание, хранение и обработку таких документов каждая компания и ИП тратят до 65 часов в месяц — это примерно семь рабочих дней. Внедрение ЭДО должно исключить расходы на бумагу, печать и доставку, а также сократить время на работу с документами на 80%.
Чтобы постепенно перевести предпринимателей на электронный документооборот, ФНС совместно с бизнес-сообществом разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ в 2020 году утвердила Правительственная комиссия по цифровому развитию.
В Концепции описаны направления развития и изменения в ЭДО до 2024 года. А ещё — результаты, которые планирует достичь налоговая:
- С 2022 года количество электронных документов, которыми обмениваются компании и ИП, должно ежегодно увеличиваться на 20%.
С 2023 года объём документов, которые нужно в бумажном виде отправлять на проверку контролирующим органам, должен сокращаться не менее чем на 10% в год.
- К концу 2024 года в электронной форме должны передаваться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.
Что изменится в ЭДО до 2024 года
Налоговая введёт новые форматы электронных документов
Пока предприниматели используют в электронной форме в основном счета-фактуры и первичные учётные документы. До 2024 года ФНС собирается разработать больше форматов, чтобы и другие электронные документы имели юридическую силу. В список таких документов вошли:
- договор с контрагентом, заказ-наряд, заявка на участие в торгах, оферта, акцепт;
акт сверки взаимных расчётов;
- транспортная и расходная накладные;
- ценовая спецификация;
- заказ и его подтверждение;
- счёт на оплату;
- документы, оформляемые при возврате товара;
- претензия;
- КС-2;
- КС-3.
В будущем определённые виды документов предприниматели смогут передавать только в электронном виде — новые требования налоговая планирует вводить постепенно. А ещё в электронном виде предприниматели смогут вести внутренние документы компании и не дублировать их на бумаге.
Налоговая упростит получение и использование электронной подписи
Чтобы подписывать электронные документы, нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Задача налоговой — упростить процесс получения подписи и работы с ней.
Поэтому в ближайшие годы предприниматели смогут:
Получать КЭП бесплатно. Согласно закону 63-ФЗ, с 1 января 2022 года налоговая должна будет бесплатно выпускать электронные подписи для организаций и ИП. Чтобы плавно перейти на выпуск подписей, ФНС начала выдавать их уже с 1 июля 2021 года.
Использовать КЭП удалённо. Подписать документ можно будет онлайн с любого устройства и в любое время — для этого предпринимателям не придётся вставлять носитель с КЭП в компьютер.
- Выдавать сотрудникам доверенность на подписание электронных документов компании. Планируется, что сотрудники будут получать КЭП на себя и смогут подписывать документы от лица компании, если у них есть доверенность.
Предприниматели будут обмениваться документами по новым правилам
Налоговая планирует разработать единые правила обмена электронными документами. Например, правила определят, как выставить счёт-фактуру или отправить транспортную накладную. Несколько возможных схем для работы с документами ФНС уже описала в п 3.1 Концепции развития ЭДО.
А ещё — не все электронные документы предприниматели будут обязаны передавать через оператора ЭДО. Некоторые виды документов они смогут отправлять другими способами, например, по электронной почте.
Налоговая сократит количество обязательных отчётов
Сейчас предприниматели хранят электронные документы сами. Согласно Концепции, в ближайшие годы эту обязанность возьмут на себя операторы ЭДО или другие организации, которые получат на это разрешение.
Так налоговая сможет быстро получать доступ к первичным сведениям и проверять их. Для предпринимателей это значит, что количество обязательных отчётов сократится.
Российские компании смогут обмениваться электронными документами с иностранными партнёрами
Предприниматели из России смогут работать с электронными документами в форматах иностранных поставщиков. В первую очередь налоговая наладит электронный документооборот со странами Евразийского экономического союза, а затем, возможно, и с другими странами.
Как подготовиться к переходу на ЭДО
Пока подключаться к ЭДО должны только продавцы маркированных товаров — иначе они не смогут принимать маркированные товары и работать законно.
К использованию ЭДО также обязывают своих поставщиков некоторые маркетплейсы.
В будущем требования коснутся всех предпринимателей. Поэтому если вы ещё не используете электронные документы, у вас есть время подготовиться: подключиться к ЭДО, наладить работу с поставщиками, обучить сотрудников. Так вы сможете спокойно во всём разобраться, а ещё — сэкономить.
Посчитать, сколько вы сэкономите на бумажных документах и трудозатратах, если перейдёте на ЭДО, вам поможет калькулятор.
Как подключиться к ЭДО?
1. Получите электронную подпись в удостоверяющем центре, аккредитованном ФНС России.
2. Выберите оператора ЭДО и зарегистрируйтесь на его сайте.
3. Получите идентификатор участника ЭДО. Идентификатор — это уникальный код компании или предпринимателя. Оператор ЭДО выдаёт один идентификатор на один ИНН.
Чтобы начать работать с контрагентами по ЭДО, отправьте им приглашение или примите приглашения от них.