{"id":13845,"url":"\/distributions\/13845\/click?bit=1&hash=54601a6ed47cd6f2ea994f54c639affb7b60c3a1bcc160f3f669d0dd5dd46701","title":"\u041f\u043e\u0434\u043a\u0430\u0441\u0442 \u043e \u0440\u0430\u0437\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u043a\u0435 \u2014 \u0431\u0435\u0437 \u0444\u043e\u043a\u0443\u0441\u0430 \u043d\u0430 \u0431\u0440\u0435\u043d\u0434\u0435, \u043d\u043e \u0441 \u044d\u043a\u0441\u043f\u0435\u0440\u0438\u043c\u0435\u043d\u0442\u0430\u043c\u0438","buttonText":"\u041f\u043e\u0434\u0440\u043e\u0431\u043d\u0435\u0435","imageUuid":"5e2e3429-1282-582a-a245-b0558a631fd2","isPaidAndBannersEnabled":false}

Теперь можно оформить электронный трудовой договор и другие онлайн-документы: как это сделать Статьи редакции

Можно попробовать уже сейчас.

С 22 ноября вступил в силу закон о кадровом электронном документообороте. Теперь компании и работники могут заключать трудовые и другие договоры дистанционно с помощью электронной подписи, не дублируя их на бумаге.

Какие документы можно будет перевести в электронный вид

  • Трудовые договоры.
  • Договоры о материальной ответственности.
  • Ученические договоры.
  • Договоры на получение образования во время работы.
  • Заявление об увольнении.
  • Документы об изменении условий договора и другие.

Нельзя оформлять электронно акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, а также журнал безопасности и трудовые книжки, если работник захотел оставить её бумажный вариант.

Что нужно сделать компании

Выпустить внутренний документ об электронном документообороте

Решение о переходе на электронный формат организации будут принимать самостоятельно. Для этого нужно составить локальный нормативный акт — внутренний документ.

Работодатель сам определяет:

  • Перечень электронных документов и категорий работников, которые могут их заключать.
  • Дату, с которой вводится электронный документооборот.
  • Срок уведомления работников об изменениях и другое.

Уведомить и получить согласие сотрудников

Нужно уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот, а сотрудники должны дать письменное согласие. Если они этого не сделают, документы нужно оформлять на бумаге.

Согласие не нужно брать у тех, кого оформляют на работу после 31 декабря 2021 года, и тех, у кого на эту дату нет трудового стажа. Увольнять или не брать на работу из-за отсутствия согласия нельзя.

Даже с согласием работники вправе попросить выдать документы или их заверенные копии. Компания должна сделать это за три рабочих дня. Можно выдать бумажные документы или их копии, прислать документы в электронном виде или выдать бумажную копию электронного документа.

Зарегистрироваться на сайте «Работа в России» или использовать внутреннее ПО

Хранить и подписывать электронные документы можно в личном кабинете работодателя на сайте «Работа в России» или в собственной информационной системе, которая позволяет это делать.

Информационная система — это любое ПО, которое позволяет хранить и подписывать электронные документы, а также фиксировать факт их получения, пояснила vc.ru ведущий эксперт управления технической поддержки «Контура» Елена Кулакова. Сейчас для обычного электронного документооборота компании используют сервисы «Контур.Диадок», «Дело» и другие.

Чтобы заверить документ, нужная электронная подпись. В зависимости от вида документа и на какой площадке он подписывается, это может быть:

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись.
  • Простая электронная подпись.

Например, чтобы заключить трудового договор через свою систему, представителю компании нужно будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Её можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

Электронные документы нужно хранить в течение срока, который установлен законодательством об архивном деле. Он зависит от типа документа — например, для приказа о приёме на работу это 50 или 75 лет.

Какие расходы

Работодатель сам оплачивает создание и обслуживание информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.

Расходы на получение работником электронной подписи, если её у него нет, также ложатся на компанию.

Ведение электронного документооборота на сайте «Работа в России» бесплатно, сообщал Минтруд.

Когда можно перейти на электронный документооборот

Сам закон вступает в силу со дня его опубликования — 22 ноября, то есть оформлять кадровые документы в электронном виде можно уже сейчас.

В будущем работник сможет подключаться, отправлять сообщения и заявления на «Работе в России» и в информационной системе работодателя с помощью Госуслуг — но не раньше 1 сентября 2022 года. Например, на сайте Госуслуг можно будет размещать документы для работника, пояснила Кулакова.

При создании электронных документов будут применяться единые форматы. Их определит Минтруд, само положение вступит в силу с марта 2023 года.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null