Кадровый документооборот в России по-прежнему как в XX веке: приходится подписывать кучу бумаг и потом хранить их в архивах. Особенно сложно с удаленными сотрудниками — договоры и прочие бумаги нужно отправлять курьером или по почте, то есть тратить кучу времени и денег.
Но недавно ситуация улучшилась — в ноябре 2021 года вышел закон, который позволяет перевести 100% кадровых документов в цифру без УКЭП для сотрудников. Расскажем, что это за закон, как он работает и как перевести кадровый документооборот в электронный формат.
В чем суть изменений
Раньше работник и работодатель могли подписывать без УКЭП в электронной форме только часть бумаг: документы для учета рабочего времени и организационно-распорядительную документацию, например графики отпусков. Подробнее об этом мы рассказывали в нашем прошлом материале «Как компании перевести документооборот в цифру без дорогого ПО, обучения сотрудников и оформления УКЭП». Загляните, там много полезного про переход на ЭДО с ПЭП.
Проблема была в том, что в электронном формате нельзя было подписывать и хранить трудовые договоры, допсоглашения, личные дела и карточки работников, выговоры. Приходилось делать это на бумаге. А в случае с удаленными сотрудниками еще и отправлять документы курьерской службой или почтой.
Но 22 ноября 2021 года вышел Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он разрешает подписывать в электронном формате любые кадровые документы. Для работодателя нужна УКЭП, для сотрудника — УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) или ПЭП.
Получается, теперь любой кадровый документ, даже трудовой договор, можно подписать онлайн, без обязательного приезда сотрудника в офис, почтовой пересылки или оформления УКЭП для работника. И если раньше суд мог не признать такой трудовой договор, то теперь этого не случится — ведь есть закон, который уже вступил в силу. Электронные документы тоже вполне законны — это прописано еще в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об электронной подписи», и новый закон еще больше расширяет сферу их применения.
Может показаться, что ситуация все равно неудобная — ведь сотрудникам не разрешили использовать ПЭП для всех кадровых документов. Но разрешенная УНЭП — уже хорошо, в LightDoc она бесплатная и быстро оформляется онлайн, в том числе с мобильного устройства, не требует установки специальных программ.
Что понадобится для кадрового ЭДО
Чтобы организовать у себя в компании полный перевод кадрового документооборота в цифру, нужно три подписи:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись для руководителя. Обычно уже есть у руководителя компании для сдачи налоговой отчетности и оформления УПД.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись для сотрудников. За ней не нужно ехать в удостоверяющие центры, можно оформить онлайн. Понадобится только для самых важных документов вроде трудовых договоров, и, возможно, некоторым сотрудникам оформлять ее не придется.
- Простая электронная подпись для сотрудников и руководителей. Создается в момент подписания документа. Требуется только согласие на этот вид документооборота и идентификация в системе.
Кроме того, понадобится система электронного документооборота, которая позволит формировать документы с разными подписями в едином пространстве.
На российском рынке такое решение — сервис LightDoc. Он дает возможность использовать все виды электронных подписей на одной платформе . Другие работают выборочно — либо с УНЭП, либо с УКЭП. Практически все операции для ведения кадрового ЭДО можно сделать внутри LightDoc — оформлять ПЭП или УНЭП, загружать и хранить документы, создавать маршруты и отправлять документы для подписания. Только УКЭП понадобится оформить отдельно в удостоверяющем центре.
Как будет работать электронный кадровый документооборот в LightDoc
1. Работодатель регистрирует аккаунт компании в сервисе LightDoc. Можно сделать это с помощью УКЭП или через верификацию компании путем платежа. Также в ближайшее время будет доступна возможность подтверждения личности через сервис «Госуслуги».
2. Работодатель отправляет человеку на email приглашение в состав сотрудников организации. Для работника это бесплатно, он просто переходит по ссылке, регистрируется и сразу оформляет УНЭП. Все происходит в личном кабинете LightDoc — сторонние сервисы и походы в удостоверяющие центры не нужны. Платить тоже ничего не придется.
3. Работодатель или сотрудник заводит в систему документ. Например, из 1С. А потом отправляет его сотрудникам на подписание, указав, какая именно нужна подпись. Например, руководитель может завести трудовой договор, подписать его УКЭП, направить новому сотруднику, и тот подпишет его УНЭП. После этого договор будет считаться заключенным.
Все отправки документов автоматически оплачиваются со счета компании — работники ничего не платят.
4. Все подписанные документы хранятся в личном кабинете сотрудника и в аккаунте организации. Можно настроить интеграцию по API с 1С или внутренней системой документооборота, которую вы уже используете, — тогда документы будут попадать автоматически еще и туда. Доступ к архиву есть 24/7, искать документы можно по ключевым словам и дате подписания.
Чтобы проводить все эти операции, не придется ничего настраивать, устанавливать и интегрировать. Достаточно просто зарегистрироваться на сайте или в приложении LightDoc и оплатить подписку. Сотрудников специально обучать тоже не придется — интерфейс системы простой и интуитивно понятный, пользователь проходит по прописанным в системе шагам до самого подписания документа.
В итоге эта схема позволяет серьезно сэкономить. Для примера: отправка одного документа с курьером может стоить от 250 ₽. А еще есть затраты на принтеры, бумагу, дополнительную работу бухгалтеров и секретарей. Отправка кадрового документа через LightDoc стоит 10–30 ₽, в зависимости от тарифа, — это на порядок дешевле.
Кроме того, перевод кадрового документооборота в цифру поможет повысить эффективность сотрудников. Им не придется тратить время на походы с бумажками по этажам или на поездки в офис для подписания документов.
Также через LightDoc можно будет подписывать документы с внештатными работниками — сотрудниками на ГПХ, самозанятыми или фрилансерами.
А еще электронные документы не будут занимать место в офисе: вместо стеллажей с папками и тоннами бумаг площади можно будет использовать под что-нибудь полезное.
Сервера LightDoc расположены в России и соответствуют требованиям к организации хранения персональных данных. Проект принял участие в 3-м потоке акселератора Спринт от ФРИИ.
Что вы думаете по поводу такого удаленного подписания кадровых документов? Перевели бы на него свою компанию? Поделитесь в комментариях!
очень вовремя, когда пачка бумаги стоит несколько тысяч
Только хотел написать, ахаха
Традиционно напишу, что никакой сервис LightDoc не обязателен. Можно подписывать договора по электронной почте без всяких ЭЦП, про это все уже 100 раз написали.
Я тоже писал: https://t.me/Evil_Pechenka/254
Не всё трындеть о философии и кино с играми, в жизни каждого человека наступает момент когда он вдруг хочет поработать.
Удивительно, но это случается почти со всеми.
Новая реальность такова, что в российской, да и в других юрисдикциях (болгарской например), мож...
Не всё трындеть о философии и кино с играми, в жизни каждого человека наступает момент когда он вдруг хочет поработать.
Удивительно, но это случается почти со всеми.
Новая реальность такова, что в российской, да и в других юрисдикциях (болгарской например), можно заключать договоры по электронной почте.
Да, не удивляйтесь, по обычной почте, никаких электронных подписей.
Что нужно соблюсти:
1. Чётко прописать форму заключения договора.
2. Написать адреса почты сторон.
3. Заявить о том, что доступ только у стороны и ни у кого другого.
4. Сообщить, что факсимиле приравнивается к подписи.
Да и всё. Я так уже лет 7 делаю — всё отлично.
Чтобы вообще было просто — даю свои шаблоны. Я их писал самостоятельно, 10 раз правил, там нет ничего лишнего (может даже чего-то нужного), но меня так устраивает, я не собираюсь писать в договоры лишней фигни, за которую судиться не пойду.
Что в моих шаблонах есть помимо регламента подписи договора по электронной почте.
Договор о сотрудничестве:
1. Некий NDA-Light, который прописывается один раз и больше его упоминать не надо.
2. Заявление о значимости переписки в мессенджерах и по почте.
3. Место суда совпадает с местом жительства заказчика.
Это я вообще со всеми подписываю, очень удобно.
Договор отчуждения исключительных права + приложение:
1. Отдают исключительные права
Для меня очень актуально, т.к. если человек делает коммерческий дизайн или иллюстрации, а я потом продаю, то такой договор необходим. Иначе дизайнер потом придёт и скажет: «Снимай с продажи и плати мне миллион!»
Там важно указывать сумму на каждый объект в приложении. И лучше указывать способ оплаты с конкретным кошельком в приложении.
***
Вот такие дела... пользуйтесь.
К сожалению подписать трудовой договор простой почтой не получится без УКЭП и УНЭП. В законе явно прописано требование к используемым типам подписей. Поэтому ваше утверждение не актуально к кадровому ЭДО
При всех традициях в некоторых случаях требуется соблюдение особых норм законодательства и ФЗ 377 жестко регламентирует применение электронных подписей в кадровом делопроизводстве. Здесь просто электронной почтой не обойтись.
Атеизм — до первой тряски в самолёте.
ПЭП — до первого направления запроса объяснений или уведомления о сокращении задним числом.
Информация о возможности использования ПЭП для указанных манипуляций используется интеграторами ПЭП для продажи своих продуктов и преподносится как преимущество.
Помимо ПЭП, в зависимости от ситуации, для подписания документов сервис LightDoc предлагает использовать УКЭП и УНЭП. Предлагаю Вам подробно ознакомиться с материалом в статье, а затем вернуться к обсуждению темы.
А электронные кадровые документы - до первой потери данных пенсионным фондом.
https://habr.com/ru/news/t/575084/ - тадамс.
Извините товарищи, но я как-то на бумаге.
Как похорошел ЭДО при LightDoc
Как же я люблю ЭДО, вот они слева направо: ПЭП, УКЭП, УНЭП
А сколько стоит все эти подписи оформлять? И как долго это происходит?
Оформление подписи занимает не более 3 минут и происходит онлайн
В LightDoc электронные подписи ПЭП и УНЭП бесплатны, а для компании УКЭП выдает налоговая служба.
Комментарий недоступен
За картинку лайк, обожаю миньонов)
Комментарий недоступен
Полезно, учитывая, что удалённых сотрудников становится только больше. И экологично))
А вы под санкции не попадете?
Нет, мы российская компания
Здравствуйте. А можно установить Ваш сервис на сервер нашей компании?
Да, у нас есть решение для установки на сервер заказчика
Можете оставить заявку в нашу техподдержку или в личку в телеграмм @Renat7070
Не подставляйте компании.
Любой подобный сервис незаконен, читайте закон и персональных данных.
В нем все чётко написано.
Не понятно в чем подстава? Все интернет сервисы для бизнеса и физлиц обрабатывают персональные данные пользователей и согласно упомянутому Вами ФЗ-152 обязаны войти в Реестр операторов ПД и естественно имеют право их использовать и хранить. Сервис LightDoc в реестре.
Господа, нескромный вопрос... а зачем в этой схеме LightDoc, если есть, например, СБИС?
И в чем, например, проблема, используя УСКЭП, отправить по e-mail подписанный документ с встроенным или приложенным файлом-"отпечатком"? Насколько понимаю, юридически сила та же?
Это вопрос типа зачем нужен Тинькофф Банк если есть Альфа Банк. Каждый сервис имеет свои преимущества, как и недостатки. И нужно сравнивать не зачем одни если есть другие, а в рамках функционала, удобства, стоимости и т.д.
И отправка по email документа с неким отпечатком вообще ни как не относится к допустимым методам использования электронной подписи. Познакомьтесь с ФЗ-63 в редакции 2021 года
Кому апокалипсис, а кому возможности.
Расскажите, пож-та, как в системе ЭДО обеспечивается сохранность и доступность данных? Пожалуй, это главное, что вызывает опасения при принятии решения о переходе.
Каждый участник документооборота получает личный кабинет пользователя, доступ к которому осуществляется по логину и паролю. При подписании документа электронной подписью используется алгоритм криптозащиты подписи что обеспечивает защиту данных и неизменность информации. Данные дублированы и хранятся в зашифрованном виде на защищенных серверах.
Здравствуйте, а если у нас аутсорсинговая компания и много клиентов-работодателей, то сможем ли мы видеть всех работодателей с их сотрудниками в своем личном кабинете?
Да сможете, напишите в личку в телеграм @Renat7070
Это вопрос типа зачем нужен Тинькофф Банк если есть Альфа Банк. Каждый сервис имеет свои преимущества, как и недостатки. И нужно сравнивать не зачем одни если есть другие, а в рамках функционала, удобства, стоимости и т.д.
И отправка по email документа с неким отпечатком вообще ни как не относится к допустимым методам использования электронной подписи. Познакомьтесь с ФЗ-63 в редакции 2021 года
Ребята изобрели почту за деньги и теперь пытаются продать это как "купи слона" ))
Не понятно на чем основан скепсис по отношению к сервису. Вначале вы пишите о незаконности этой деятельности, а когда на эти аргументы дан ответ, оказалось по вашему, что Кадровый ЭДО можно осуществлять и просто через электронную почту. И зачем тогда для этого написано несколько законов? Так что вы определитесь и конкретно сформулируйте что не так.