13 критериев выбора платформы для автоматизации работы с документами

К нам обратилась одна из крупнейших российских компаний интернет-рекрутмента для интеграции конструктора документов. Чтобы выбрать инструмент, полностью отвечающий запросам бизнеса, команда юристов-экспертов изучила рынок российских LegalTech-продуктов и составила чеклист из 13 критериев эффективности.

Компания готовит десятки тысяч клиентских договоров в месяц. Из них — 90% типовые. В цепочке согласования участвуют финансисты, бухгалтерия, биллинг, юристы и заказчик. Такая специфика растягивает согласование договора в среднем на 1−2 недели. Подготовка типовой договорённости может занять от часа до недели, в зависимости от загрузки конкретного специалиста. Для сделок с поставщиками менеджеры готовят примерно 15 тыс. документов в год. В разработке документов может участвовать до 10 сотрудников разных подразделений.

Сложный процесс согласования замедляет заключение сделок и может приводить к выгоранию специалистов. Это беспокоило руководителя департамента.

Компания попробовала упростить подготовку клиентских договоров с помощью шаблонов в MS Word. В них отсутствовала вариативность, поэтому библиотека готовых решений насчитывала сотни файлов, и менеджеры путались в формах. Чтобы помочь с выбором создали чат-бот, но не смог полностью исключить сложности с выбором у менеджеров. Внутренний IT-отдел не имел возможности разработать собственное решение из-за высокой загрузки.

Для ускорения процессов потребовалось исключить из цепочки согласующих одно из подразделений. В случае с клиентскими договорами это юристы — вместо них проверить документы может программа. Создание типовых форм договоров поставки тоже можно полностью автоматизировать без привлечения помощи юристов. Сократить время на подготовку доверенности поможет автозаполнение данных формы через справочники, вместо ручного запроса у отдела кадров. Очевидное решение — интеграция конструктора документов. Руководители приняли решение искать готовый продукт на рынке.

Для начала наш клиент исследовал все российские LegalTech решения с помощью сводной таблицы характеристик в интернете. Это помогло выделить лидеров рынка и окончательно сформулировать собственные ожидания от продукта. Первый — современный продающий сайт, визитная карточка сильной IT-компании.

Команда из шести человек составила таблицу с важными для IT и юристов критериями, затем начала интервью с вендорами. По каждому пункту продуктам присваивали от 1 до 5 баллов.

1) Библиотека знаний — важный параметр, который был у всех кандидатов. Модуль «Библиотека знаний» Doczilla выбрали лучшим.

2) Одновременная работа — эту возможность могли предложить Doczilla и еще один продукт.

3) Работа с типовым шаблоном — инструмент, который есть не у всех решений. Здесь Doczilla набрала максимальное количество баллов благодаря уведомлениям об изменениях, которые вносят в шаблон другие участники.

4) Редактирование текста документа — команда в первую очередь оценивала удобство интерфейса. Дизайн Doczilla выбрали как самый простой и понятный.

5) Самостоятельное создание документов без привлечения IT-специалистов — критерий, достойно реализованный практически у всех продуктов.

6) Сохранение точного форматирования документов — один из неоспоримых плюсов Doczilla. В других решениях требовалось сперва создать шаблон в «Блокноте», а затем переносить в редактор. Такие варианты команда отклонила.

7) Скорость открытия документов — на каждой презентации заказчик замерял время загрузки документов. Самый высокий результат показала Doczilla.

8) Перенос пользовательского стиля из Word — важный для работы инструмент, который смогли предложить в Doczilla.

9) Централизованное обновление всех документов — команда не была готова масштабировать изменения в одном шаблоне на остальные документы вручную. Автоматическое обновление было у Doczilla и еще нескольких продуктов. По этому критерию отсеяли несколько компаний.

10) Интеграция с внешними системами — это вопрос безопасности данных заказчика. Такая возможность отсутствовала у одной из компаний.

11) Автозагрузка данных из государственных реестров — некоторые конструкторы не загружают данные из открытых источников, другие предлагают только ограниченный список. Для работы с документами команде необходим доступ к ЕГРЮЛ — это реализовано только в Doczilla.

12) Кастомизированная покупка пакетов — вопрос оплаты всегда чувствителен, особенно когда дело касается нового для компании подхода. Некоторые продукты предлагали плату за каждого пользователя конструктора, что оказалось неудобно для заказчика — неясно как рассчитывать количество пользователей, организовать доступы и проверить реальную необходимость работы с платформой. Doczilla предложила комфортное решение — купить продукт пакетом с запасом на 40 сотрудников и не переплачивать за лишние аккаунты.

13) Текстовый процессор Microsoft Word — критически важный пункт выбора. Команда целенаправленно искала продукт, который предлагает привычный формат работы. Здесь Doczilla стала лидером голосования.

После сравнительного анализа команда выставила каждому продукту средний арифметический балл. Doczilla набрала больше всех баллов.

У заказчика остался выбор между двумя продуктами, и здесь важную роль сыграл подход к работе с клиентами. Беседа с первой компанией оставила впечатление агрессивной продажи.

По словам клиента, общение с продажниками Doczilla было синергичным и «на одной волне»: команда видела, что ее внимательно слушают и учитывают все запросы, не предлагая лишних опций. Это было психологически комфортно и создало эмоциональный контакт, поэтому возникло желание продолжить сотрудничество: по остальным критериям выбора наш продукт тоже соответствовал всем потребностям бизнеса.

Как правило, главный критерий автоматизации работы с документами — экономическая целесообразность. Её можно измерить подсчетом трудозатрат: сокращение времени на подготовку договоров, отсутствие потребности в дополнительных сотрудниках или экономия времени текущих. Все эти критерии присутствуют в работе клиентского блока компании после интеграции. Однако руководитель департамента подчеркнул, что эти факторы не всегда стоят на первом месте при внедрении нового продукта. Основная цель этого сотрудничества — забота о коллегах, их времени и эмоциональном состоянии.

#legaltech #конструктор_документов #автоматизация #кейсы