Позаботьтесь о сотрудниках: зачем сдавать документы в архив при ликвидации бизнеса

С февраля 2022 года компании, которые специализируются на архивной обработке и хранении документов фиксируют постоянный рост спроса на услуги по подготовке и сдаче документов в государственный архив со стороны компаний, которые ликвидируют свой бизнес. Таких компаний сегодня действительно много – согласно исследованию аудиторско-консалтинговой сети FinExpertiza, только за март-июнь 2022 года в России закрылось 113,5 тысяч компаний – на 17,5% больше, чем за аналогичный период прошлого года. Новые бизнесы появляются, но их почти наполовину меньше.

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 (п. 10 ст. 23) предписывает любой организации при ликвидации или прекращении деятельности передавать документы на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив. О том, для чего это нужно и как передать документы правильно рассказываем вместе с основателем компании "Первая архивная компания" Михаилом Долбиным.

Ликвидируемые частные организации должны сдавать документы в городские и муниципальные архивы того города или района, в котором они зарегистрированы. Исключение составляют дочерние структуры крупных промышленных предприятий, у которых есть собственные отраслевые архивы (то есть они имеют право хранить часть документов Архивного фонда РФ). К примеру, при госкорпорации «Росатом» с 2009 года действует «Центральный архив атомной отрасли Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», основной целью деятельности которого является хранение, комплектование, учет и использование архивных документов по истории развития атомной отрасли.

Какие именно документы подлежат сдаче в архив в случае ликвидации компании? Прежде всего, это документы по личному составу и заработной плате:

Что будет, если не сдать документы в архив при ликвидации? Есть требование закона, значит, существует и ответственность за его несоблюдение. И действительно, статья 13.20 КоАП РФ предусматривает санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, но небольшие – от предупреждения до мелких штрафов (физическим лицам придется заплатить не более 3 тысяч рублей, должностным – не более 5 тысяч, а юридическим лицам – не более 10 тысяч). Только в отдельных случаях некоторые виды организаций (ПИФы, управляющие компании акционерных инвестфондов, негосударственные пенсионные фонды и ряд других) могут быть оштрафованы на сумму до 300 тыс. рублей.

Вместе с тем передача документов в архив – вопрос социальной ответственности и порядочности организации, проявление ею заботы о сотрудниках. Ведь если информация о компании, в том числе о назначениях, зарплате сохраняется, человек при необходимости может ее восстановить, затребовав из соответствующего архива. А это бывает крайне важно при устройстве на новую работу или определении размера пенсии.

Для выполнения этой работы потребуется профессиональный подрядчик. В случае добровольной ликвидации организации его выбирает и привлекает руководитель ликвидационной комиссии. Если же ликвидация является принудительной (по требованию кредиторов в рамках процедуры банкротства), за привлечение подрядчика отвечает конкурсный управляющий.

Сам процесс сдачи документов в архив включает в себя целый ряд процедур, которые можно разделить на два этапа.

Сначала необходимо определить, организационно-правовую форму организации и в какой именно архив ликвидируемая организация должна сдать документы, государственный, ведомственный, городской или муниципальный.

Затем все документы организации должны пройти экспертизу ценности, которая позволяет установить, какие именно документы подлежат помещению в архив и на какой срок, а какие подлежат временному хранению вне архива, либо уничтожению. Например, документы по личному составу компании могут храниться 50/75 лет, у других документов срок хранения может не превышать 10 лет, а некоторые и вовсе должны оставаться в архиве бессрочно.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, систематизируются и группируются по различным критериям (году, тематике и т.п.). Правильно сгруппированные документы объединяются в архивные дела, нумеруются и подшиваются в твердую обложку. Это особенно важно для дел с многолетним сроком хранения, чтобы документы внутри них со временем не пришли в негодность.

На дела постоянного хранения и дела по личному составу составляется опись, которая является не только поисковым, но и учетным документом при передаче дел в архив (по ней же составляется акт приема-передачи дел). Кроме того, потребуется подготовить историческую справку ликвидируемой организации. В нее входит перечень всех наименований организации за весь период ее существования, а также изменений в статусе и структуре самой организации, ее филиалов, если они есть, а также организации-предшественника (нужно указывать даты и номера документов, на основе которых производились изменения). Весь этот комплект документов называется научно-справочный аппарат или коротко НСА. На этом первичная архивная обработка документов завершается и начинается следующий этап.

Для этого нужно обратиться в выбранный на первом этапе архив – от него будет назначен куратор, который выборочно проверит правильность архивной обработки документов и корректность научно-справочного аппарата. Все обнаруженные им недочеты потребуется устранить, после этого куратор готовит заключение. В дальнейшем экспертно-проверочная комиссия архива рассмотрит и утвердит НСА организации. Если все в порядке, эксперты вынесут положительное заключение о том, что документы ликвидируемой организации могут быть приняты на хранение. После этого с архивом заключается договор, архивные дела доставляются к месту хранения и оформляется акт сдачи-приемки документов. Подписание акта означает полное и успешное завершение работы.

Подробнее о том, как правильно подготовить документы компании к временному хранению или помещению в архив читайте в этом материале.