Что такое NDA (неразглашение конфиденциальной информации) и как его составить?

В этой статье мы расскажем о том, как можно использовать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA) , чтобы защитить секреты своего бизнеса. В середине статьи прилагаем шаблон соглашения.

Автор: Владислав Глебов, управляющий партнер юридической компании MILTON LEGAL

Приведем пример, как работает NDA в практике:

Важно отметить, что NDA применяется только для защиты конфиденциальной информации, то есть информации, доступ к которой ограничен. Например, если вы указали на своем сайте, что для работы используете ПО компании Technologies, это не является конфиденциальной информацией. Однако, если вы не разглашали эти данные нигде и приняли меры, чтобы защитить их (например, установив пароль на компьютере или ограничив доступ к данным нескольким сотрудникам) , то эти данные могут быть объявлены конфиденциальными. В этом случае, если сотрудник разработчика напишет о работе с новым ПО на личном блоге, он может быть наказан.

Кроме юридической силы, у соглашения о неразглашении есть психологический эффект. Когда человек подписывает такое соглашение, он понимает, что это серьезно и что разглашение конфиденциальной информации может иметь серьезные последствия. Это особенно важно, когда сотрудники, которые не имеют юридического образования, подписывают NDA.

Если вы делитесь конфиденциальной информацией о вашем бизнесе и не хотите, чтобы она распространялась дальше, стоит заключить NDA. Например, если разглашение такой информации может привести к убыткам или ущербу репутации компании.

NDA можно заключать с сотрудниками, контрагентами, партнерами по бизнесу и другими сторонами. Ниже приведены примеры конфиденциальной информации, которую следует защитить с помощью NDA:

• планы на будущее вашей компании или ее маркетинговые стратегии;
• тесты для кандидатов на вакансии;
• шаблоны договоров, используемые вашим бизнесом;
• финансовые условия договоров, такие как сумма сделки, стоимость услуг и предоставляемые скидки;
• исследования новых технологий;
• информация о себестоимости товаров;
• переписка с поставщиками;
• результаты опросов фокус-группы;
• данные об интеллектуальной собственности, которую невозможно защитить патентом или авторским правом, например, идеи;
• закрытые данные, к которым имеют доступ только некоторые сотрудники;
  
• В NDA нельзя включать любую информацию. Существуют данные, которые не могут быть отнесены к конфиденциальным в соответствии с законом. Это, например, информация, которую бизнес обязан предоставлять по требованию клиентов, проверяющих государственных ведомств или инвесторов. Например, вы не можете считать секретными документы безопасности товаров, лицензии, адрес вашего офиса или номер телефона компании.
  

Если вы планируете заключить NDA с сотрудником, имейте в виду, что вы не можете запретить ему раскрывать информацию о численности работников, составе коллектива или о своей заработной плате. В этом случае лучше поручить составление NDA юристу, так как нарушение трудовых прав может привести к жалобе работника в трудовую инспекцию или к иску в суде. В то же время, NDA с контрагентами можно составить самостоятельно. Если у вас есть возможность, лучше заключать любые договоры с помощью юриста, чтобы избежать неожиданных штрафов или убытков.

Но стоит учитывать, что NDA не является лучшим способом для долгосрочной защиты конфиденциальной информации. В случаях, когда нужно сохранить информацию в тайне на длительный период, например на 20 лет, следует вводить режим коммерческой тайны. Если же речь идет об интеллектуальной собственности, то необходимо защитить ее патентом на разработку и другими соответствующими средствами.

Одностороннее соглашение подразумевает, что конфиденциальная информация передается только одной стороной, которую называют «раскрывающей". Другая сторона, которую называют "принимающей», получает эту информацию и обязуется не раскрывать ее третьим лицам. Такое соглашение заключается с сотрудниками при трудоустройстве или с подрядчиками при заказе услуг.

Двустороннее соглашение о неразглашении подразумевает, что обе стороны передают и хранят информацию друг о друге. Каждая сторона является одновременно «раскрывающей" и "принимающей». Двустороннее соглашение обычно заключают компании, которые взаимно передают друг другу информацию, например, когда работают над совместным проектом.

Наказание за нарушение NDA может зависеть от статуса нарушителя. Если контрагент нарушил NDA, ему грозит гражданско-правовая ответственность, которая может включать в себя штрафы, компенсацию прямых убытков от разглашенной информации и возмещение упущенной выгоды.

В случае, если раскрывающая сторона докажет вину и недобросовестное поведение разгласившей стороны, суд может установить неустойку в размере, превышающем непосредственный ущерб, причиненный нарушением.

Если участник ООО нарушил NDA, ему может грозить исключение из компании. Если компания понесла убытки в результате действий этого участника, эти убытки могут быть взысканы. Для того чтобы привлечь участника к ответственности, организуется общее собрание учредителей, на котором обсуждаются произошедшие события и принимается решение о дальнейшей судьбе участника.

Если сотрудник нарушил NDA, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности, выдать замечание, выговор или уволить. Также возможно взыскание прямого ущерба в полном объеме. Однако, гражданско-правовая ответственность не применяется к сотрудникам, поэтому нельзя взыскать штраф.

Важно включать в NDA условия о продолжительности обязательства по хранению конфиденциальной информации после увольнения. Например, можно прописать, что сотрудник обязан хранить конфиденциальную информацию в течение действия трудового договора.

Однако, если сотрудник нарушает NDA после увольнения, то компания может попытаться взыскать с него ущерб в судебном порядке. Для этого необходимо доказать, что сотрудник несет ответственность за разглашение конфиденциальной информации, что эта информация действительно является конфиденциальной и что компания понесла ущерб в результате разглашения.

В любом случае, нарушение NDA может привести к серьезным последствиям для сторон, поэтому перед подписанием договора необходимо тщательно изучить все его положения и оценить риски. Важно также соблюдать все условия NDA, чтобы избежать неприятных ситуаций в будущем.

NDA не может гарантировать абсолютную защиту конфиденциальной информации или обеспечить компенсацию в случае утечки данных. Важно учитывать следующие моменты при использовании этого инструмента:

1. Не гарантируется полная конфиденциальность. Если партнер хочет получить доступ к информации и использовать ее в своих целях, то он может сделать это, даже если он должен понести штрафы. Поэтому важно работать только с доверенными партнерами, чтобы уменьшить риски утечки данных.
2. Трудно доказать факт утечки. Если конфиденциальная информация будет утекать, и вы подозреваете, что это произошло из-за партнера по NDA, то автоматически его наказать не получится. Чтобы добиться компенсации за утечку в судебном порядке, нужно доказать факт утечки, что может быть сложным.
3. Неизвестно, на чью сторону примет суд. В случае спора нет гарантий, что судья примет вашу сторону. Суд принимает решение на основе имеющихся доказательств. Например, судья может решить, что доказательства, представленные стороной, не подтверждают, что именно партнер нарушил NDA, и поэтому компенсации не будет.

Перед подписанием NDA необходимо выполнить два важных шага: определить, какая информация будет считаться конфиденциальной, и продумать процесс ее передачи партнеру.

Определение конфиденциальной информации должно быть четким и точным. Если в соглашении укажут общие формулировки, типа «любая информация, полученная в рамках сотрудничества», это может создать проблемы в случае спора. Необходимо составить точный перечень конфиденциальной информации, чтобы ее защита была максимально эффективной. Кроме того, рекомендуется помечать документы, содержащие конфиденциальную информацию, грифом «Конфиденциально», чтобы избежать случайного разглашения.

Процесс передачи конфиденциальной информации также требует тщательной проработки. Необходимо согласовать с принимающей стороной, как именно будет осуществляться передача информации: через курьера, ЭДО или корпоративную почту. При этом не стоит рисковать и передавать информацию через ненадежные каналы связи, например, мессенджеры. Это может привести к утечке данных, и суд может отказать в защите конфиденциальности.

Важно помнить, что правильная подготовка к заключению NDA — залог эффективной защиты конфиденциальной информации. Правильно определенная информация и процесс ее передачи помогут избежать неприятных ситуаций в будущем.

Нет жестких требований к форме NDA, обычно она похожа на гражданско-правовой договор с разделами: шапкой соглашения, предметом, условиями хранения и предоставления информации, ответственностью и заключительными положениями. Рассмотрим каждый из этих разделов по порядку.

Кстати, вот обещанный шаблон соглашения. Получить его можете по ссылке.

Шапка соглашения. Укажите вид NDA: двустороннее или одностороннее. Например, «Раскрывающая сторона: ООО «Ромашка», принимающая сторона: ООО «Василек»».

Предмет соглашения. Перечислите по пунктам информацию, которую вы считаете конфиденциальной. Если информации немного, можно перечислить ее в этом разделе списком. Если же чувствительных для бизнеса сведений много, лучше указать их в отдельном приложении к соглашению.

Рекомендуется избегать обширных формулировок, чтобы обе стороны понимали, какую информацию необходимо хранить в тайне. Это поможет избежать споров в будущем.

Условия хранения и предоставления информации. Перечислите все способы обмена информацией. Стороны могут договориться, что будут использовать электронный документооборот (ЭДО) , услуги курьера или корпоративную почту. Удобство для обеих сторон должно быть приоритетным.

Также можно договориться, что на всех конфиденциальных документах должен стоять гриф «Конфиденциально». Укажите, как принимающая сторона будет обеспечивать сохранность информации, например, открывать файлы только на рабочем компьютере, не пересылать другим сотрудникам, не хранить в облаке.

Ответственность. Меры ответственности стороны определяют сами. Суд не может требовать наказания, которого не было в тексте NDA. Суд будет исходить из договоренностей сторон в части назначения ответственности.

Заключительные положения соглашения обычно включают следующие детали:

• План действий в случае утечки информации. В соответствии с законом, суд может рассмотреть иск только после того, как пострадавшая сторона отправит уведомление другой стороне. Претензия может быть направлена по электронной почте или заказным письмом с уведомлением о доставке. Суд не рассматривает звонки или сообщения в мессенджерах как претензию.
• Выбор суда в случае спора. Обычно стороны выбирают суд, который расположен в месте нахождения одной из сторон. Однако выбор может быть любым.
• Срок хранения конфиденциальной информации. Стороны определяют период, в течение которого принимающая сторона обязана хранить данные в тайне. Обычно это не более пяти лет, и после этого срока соглашение может быть продлено. Однако, если стороны указывают срок более ста лет, то это может указывать на то, что соглашение NDA не подходит для данного бизнеса.
• Условия относительно того, что произойдет, если передающая сторона нарушит соглашение и перестанет хранить информацию в тайне. В этом случае соглашение NDA теряет свою силу, и дальнейшее хранение информации не будет защищено.
• Условия относительно передачи обязательств третьей стороне, например, при реорганизации. Также стороны могут запретить уступку своих обязательств.
• Процедура расторжения NDA. Обычно одна сторона должна уведомить другую за 14 дней до расторжения, после чего стороны должны подписать соглашение о расторжении.
• Ответственные лица, которые будут обращаться в случае утечки информации. Необходимо указать контактную информацию.

Кроме того, в конце NDA должны быть указаны реквизиты каждой стороны, включая юридический адрес, ИНН, КПП, банковские реквизиты, расчетный и корреспондентский счета, БИК, телефон и e-mail. Каждая сторона должна заполнить свои реквизиты

Если вы обнаружили утечку конфиденциальной информации, следуйте этим рекомендациям:

• Оцените масштаб ущерба, который был нанесен вашей компании. Решите, насколько вы готовы идти в суд, так как это может быть длительным и дорогостоящим процессом. Некоторые судебные разбирательства могут затянуться на несколько лет, а результат не всегда будет в вашу пользу. Убедитесь, что стоимость преследования дела не превышает масштаба ущерба, который был нанесен вашему бизнесу.
• Соберите все необходимые доказательства, которые подтверждают, что другая сторона нарушила NDA. Это может включать в себя электронную переписку, договора и любые другие материалы, которые могут помочь в деле.
• Следуйте претензионному порядку. Сначала попытайтесь решить дело добровольно через переговоры с другой стороной. Если это не помогло, можете подать иск в суд.
• Если вы решите пойти в суд, убедитесь, что ваше заявление соответствует всем требованиям закона. Важно обосновать размер исковых требований и предоставить доказательства нарушения NDA.
• Учтите, что судебное разбирательство может занять длительное время и потребовать значительных затрат на юридические услуги и поездки в суд, если он находится в другом городе. Если вы выиграете дело, вы можете получить возмещение расходов с проигравшей стороны. Однако, если вы проиграете дело, вы не получите компенсацию за затраты.
• Исправьте любые ошибки в тексте NDA, чтобы убедиться, что документ защищает вашу компанию наилучшим образом.

Оценка ущерба является сложной задачей, но это важно для успешного преследования дела. Необходимо не только указать сумму ущерба, но и обосновать ее. Вы можете использовать договоры, контракты и другие материалы, чтобы показать потерю бизнеса из-за разглашения конфиденциальной информации.

Перед подписанием NDA важно тщательно изучить документ, особенно раздел, в котором перечислены данные и информация, относящиеся к конфиденциальной сфере, и выяснить, как они будут передаваться и какие будут последствия в случае их разглашения. Необходимо уделить внимание тому, какие данные должны быть обязательно хранить в тайне, а также что именно определяется как конфиденциальная информация. Если вы не согласны с каким-либо пунктом или что-то неясно, можно запросить исправления или дополнения до подписания документа.

Также стоит обратить внимание на способы передачи конфиденциальной информации. Если в документе указан только один способ передачи (например, посредством ЭДО) , но информация внезапно пришла на личную почту, то вы не обязаны соблюдать конфиденциальность этих данных, так как раскрывающая сторона сама создала условия, при которых информация может быть передана третьим лицам.

Если в NDA предусмотрена устная передача конфиденциальной информации, лучше фиксировать эту информацию протоколом. Например, на встрече между сторонами можно составить протокол обсуждения важных деталей и согласований.

Необходимо также внимательно изучить раздел «Ответственность» в документе. Если раскрывающая сторона требует полного возмещения ущерба в случае разглашения информации, можно попробовать договориться об ограничении ответственности до документально подтвержденных реальных убытков. Если убытки остаются неограниченными, это может привести к потере значительной выгоды, которая может быть необоснованно завышена.

Если контракт на оказание услуг или поставку товаров имеет выгодные условия, например, стоимость в десятки миллионов рублей, то можно согласиться на условия контрагента. Однако важно убедиться, что сохранность конфиденциальных данных будет обеспечена.

Необходимо проверить срок действия NDA, так как это определит, сколько времени необходимо будет хранить конфиденциальную информацию в секрете. По истечении срока необходимо вернуть все документы и файлы, содержащие конфиденциальную информацию, либо продлить соглашение.

Важно знать, к кому обращаться первым, если конфиденциальная информация утекла, поэтому нужно иметь список ответственных лиц.

NDA не является единственным способом защиты конфиденциальной информации. Еще одним методом является режим коммерческой тайны, описанный в законе «О коммерческой тайне». Этот режим защищает организационные и экономические сведения, такие как планы рекламной кампании, исследования рынка и программы повышения квалификации сотрудников.

Однако режим коммерческой тайны не вводится автоматически — это требует определенных процедур и соглашений. Для введения режима коммерческой тайны работодатель должен издать приказ, разработать положение о коммерческой тайне, создать условия для хранения конфиденциальных документов, обозначить ценную документацию грифом "Коммерческая тайна", вести журнал доступа к конфиденциальным сведениям и подписать соглашение о неразглашении коммерческой тайны с работниками.

Ошибки в документах могут привести к тому, что режим коммерческой тайны не будет действовать, и это может повлечь убытки для компании. Кроме того, для того чтобы новые сотрудники и контрагенты соблюдали режим коммерческой тайны, они также должны подписать соответствующие документы. Для сотрудников разрабатывается локальный акт, а для контрагентов такая обязанность прописывается в договоре, и дополнительно может быть заключено NDA.

Закон не определяет, в каких случаях следует использовать режим коммерческой тайны для защиты конфиденциальных данных, а когда лучше заключить NDA. Это зависит от ситуации, конфиденциальности информации и предпочтений владельца бизнеса. Например, если компания имеет небольшое количество контрагентов и не раскрывает много конфиденциальной информации в общем, ей проще заключать NDA по мере необходимости. В то же время, для компании с сотнями новых контрагентов в месяц и ценной информацией лучше ввести режим коммерческой тайны и разработать собственный шаблон NDA для улучшения безопасности.

Иногда бизнес может использовать и режим коммерческой тайны, и заключение NDA для максимальной защиты. Однако, заключение NDA с человеком, который уже обязан соблюдать режим, может быть излишним, так как это не делает закон более суровым для нарушителя. Тем не менее, использование обоих инструментов вместе может быть полезным для бизнеса. Вот некоторые примеры таких сочетаний.

Предпринимателю не обязательно самому разбираться в нюансах защиты секретов. Проще рассказать задачи бизнеса юристу, и он подберет инструменты.

Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, или NDA, не является законодательно установленным документом, однако его можно заключить самостоятельно. Суды признают действительность NDA.

Обычно NDA включает несколько разделов, таких как: предмет соглашения, условия предоставления информации, условия хранения, ответственность и заключительные положения.

В случае утечки конфиденциальной информации не стоит сразу обращаться в суд. Процесс судебного разбирательства является длительным, дорогостоящим, и не гарантирует положительного исхода. Сначала стороны должны попытаться решить проблему в рамках соглашения, а только потом обращаться в суд.

Если вы являетесь стороной, которой предоставляется конфиденциальная информация, важно внимательно ознакомиться со списком конфиденциальной информации и соответствующей ответственностью за разглашение NDA.