Как правильно нанимать сотрудников на удалёнку

Трудовые отношения с сотрудником, который работает удаленно в штате, и фрилансером существенно отличаются. Мы подготовили подробные рекомендации о том, как оформлять удаленного сотрудника для найма в обособленное структурное подразделение, в штат на постоянную основу и для разового проекта.

В статье вы найдете советы руководителя компании, исполнителя и HR-специалиста о том, как провести отбор и составить объявление, какими каналами поиска кадров пользоваться и каких типовых ошибок избегать.

В этой части статьи покажем образцы типовых договоров для удаленных сотрудников. Мы даем рекомендации, которые помогут решить ключевые юридические вопросы:

Советуем перед началом сотрудничества обратиться к юристу, чтобы прописать в договоре важные для конкретного вида деятельности нюансы и подстраховаться от недобросовестности исполнителя.

Деятельность организации вне ее основного места нахождения — создание обособленного подразделения. Филиал в другом городе, представительство региональной компании в столице, оптовый склад в промзоне на окраине — все это обособленные подразделения (ОП).

ОП находится под контролем другого отделения налоговой инспекции (ИФНС), нежели организация, обозначается в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ) и не становится отдельным юрлицом. Предполагает наличие стационарных рабочих мест на срок работы более месяца.

Если сотрудник закреплен в одном из подразделений, и вы хотите направить его в другое, возможны две ситуации:

Перевод в ОП подтверждается дополнительным соглашением к трудовому договору, внутренним приказом организации, записью в трудовой книжке и личной карточке.

Договор для «обособки»

С сотрудником заключают трудовой договор, где указывают место работы (название и адрес компании) и рабочее место (адрес ОП). Документ подписывает руководитель филиала на основании доверенности от имени директора фирмы. Данные о доверенности также нужно отразить в договоре.

Пример договора с сотрудником ОП.

Обязательные выплаты

Если у подразделения отдельный расчетный счет (выделенный баланс), то работодатель перечисляет НДФЛ и страховые взносы в ПФР, ФФОМС, ФСС за сотрудников по месту нахождения ОП. Если баланс общий, все обязательные выплаты производятся по месту регистрации юрлица.

Для дистанционной работы характерно заключение трудового договора с соблюдением всех норм трудового законодательства. При этом сотрудник может работать полный день или устроиться на полставки.

Особенность этого вида занятости в том, что место работы находится вне территории работодателя.

Преимущества для работодателя:

По ТК различают надомников (гл. 49) и дистанционных работников (гл. 49.1). Задача первых — производство материальных ценностей (сканирование документов, кулинария, изготовление hand made продукции) в своем доме, что указывается в договоре. Вторые занимаются интеллектуальным трудом (бухгалтерия, программирование, адвокатура) без привязки к определенному месту выполнения работ.

Договор для дистанционного работника и надомника

В трудовом договоре местом выполнения работ указывается адрес проживания (для надомника) или порядок выполнения работ вне места нахождения работодателя (для дистанционного работника). Дополнительно прописывается порядок компенсации сопутствующих расходов: ЖКУ, телефон, интернет, канцтовары, средства производства и прочее.

Возможен электронный документооборот с усиленной квалификационной подписью или обмен оригиналами бумаг по почте.

Перед приемом на работу удаленного сотрудника важно четко обсудить и прописать схему оплаты труда, объема работ и алгоритм сдачи результатов. Это снизит риски недопонимания и конфликтов при начислении зарплаты.

Заключить трудовой договор возможно только с дистанционщиком, который работает в РФ. Если работник находится за пределами страны, можно использовать только договор гражданско-правового характера (ГПХ), о котором мы расскажем чуть ниже.

Пример договора с дистанционщиком.

Обязательные выплаты

Как и при обычном трудоустройстве, выплачиваются НДФЛ и все страховые взносы в ФНС по месту учета налогового агента (организации) или по месту жительства работодателя-ИП. Сотруднику гарантированы официальные отпуск и больничный.

В digital и IT большинство проектов ведутся удаленно на фрилансе. Над сайтом компании или новым мобильным сервисом часто трудится команда из разных регионов, иногда совсем не пересекаясь лично.

Часто на фрилансе может быть бухгалтер, который поможет сдать ежегодную отчетность или пройти выездную проверку налоговой. Водитель, логист, репетитор, журналист и многие другие специалисты не трудоустраиваются в штат, работают с несколькими заказчиками сразу.

Разовое или временное сотрудничество оформляется с помощью договора или безопасной сделки на биржах фриланса.

Работа через биржу

Безопасная сделка — это оплата работы через специальный сайт (биржу фриланса), которая оберегает обе стороны от обмана и потери денег.

Заказчик как юридическое или физическое лицо регистрируется в системе, пополняет баланс лицевого счета и дает задание исполнителю. Пока задание выполняется, биржа «замораживает» деньги, но когда работа принята заказчиком — деньги поступают на счет исполнителя. На биржах есть арбитраж: он защищает права обеих сторон, регулирует возникшие споры. Все это и обеспечивает безопасность сделки.

Информация об условиях сотрудничества обычно указана в оферте биржи, а уточняющие вопросы можно задать в службу поддержки.

Площадка удерживает комиссию с заказчика и исполнителя. Сумма сборов доходит до 20%. Биржа не знает паспортных данных и ИНН своих исполнителей, поэтому не может платить за них налоги и взносы. Биржа не является налоговым агентом, но выступает посредником между заказчиком и исполнителем, фрилансер сам подает декларацию и платит НДФЛ.

Договор для фрилансера

Исполнитель и заказчик заключают договор гражданско-правового характера (ГПХ):

Исполнитель по договору ГПХ может быть ИП, самозанятым, физическим лицом. В трудовой книжке не делается записей, но работа засчитывается в пенсионный стаж.

Договор ГПХ может предусматривать неустойку за невыполненную или не сданную в срок работу.

Пример договора с фрилансером.

ФНС имеет право переквалифицировать договор ГПХ в трудовой и наложить соответствующие обязательства на работодателя. Это произойдет, например, если одним и тем же физлицом постоянно выполняются одни и те же услуги, за которые он получает равные вознаграждения. Договор при этом неоднократно переподписывается.

Поэтому при длительном сотрудничестве выгоднее оформить трудовой договор на дистанционную работу и избежать налоговых штрафов.

Читайте в другой статье нашего блога как лучше заключить договор на короткий срок и избежать переквалификации договора подряда в трудовой.

Обязательные выплаты

Фрилансер — ИП или самозанятый. Исполнитель выступает налоговым агентом, он сам платит налоги и взносы в зависимости от своего налогового режима. В этом случае работодатель экономит на обязательных отчислениях по работнику.

Фрилансер — физлицо. Работодатель отчисляет НДФЛ и страховые взносы в ПФР и ФФОМС. Выплаты в ФСС, оплаты больничного и отпуска не производятся.

Заказчик — физлицо. Налоговый агент — исполнитель, вся ответственность на нем.

Вывод. Оформление сотрудника на удаленку не позволит сэкономить на налогах больше, чем оформление в штат. Удаленные сотрудники могут работать по трудовому договору, тогда работодатель будет платить все налоги и взносы, или по договору ГПХ — тогда работодатель получит освобождение от уплаты страховых взносов в ФСС, декретных, больничных и отпускных. Удаленная работа с ИП или самозанятыми снимает с работодателя обязанности платить налоги и взносы — предприниматели и самозанятые платят их в налоговую самостоятельно.

О ключевых моментах рассказывает Юрий Пятаков, HR-менеджер интернет-агентства «TexTerra» и программный директор коворкинг-центра OZ HUB.

Чтобы выстроить коллектив обособленного подразделения, нужно учитывать специфику ниши.

Например, если вы занимаетесь оптовой торговлей, то все продажи можно вести по телефону. Тогда дешевле и эффективнее организовать удаленный колл-центр и назначить опытного менеджера куратором, а на месте продаж арендовать склад под руководством кладовщика или логиста. На месте нужны сотрудники на склад, а с управлением удаленными сотрудниками из колл-центра справится умелый менеджер из головного офиса.

Для строительной компании ситуация другая. Контролировать «обособку» на месте может только в полном смысле доверенное лицо. Планерки, счета, акты выполненных работ и документация, табели, организация работ на участке и сохранение в порядке документооборота — нужны ответственность и глубокое понимание рабочих процессов, иначе хаоса не избежать. В этом случае, руководитель ОП — опытный сотрудник компании — переводится на новое место работы и формирует на месте штат.

Вывод: посчитайте расходы на персонал прежде, чем открывать обособленное подразделение. Нет универсального плана для любого бизнеса.

Эффективнее отправлять действующих сотрудников или набрать местных?

Как выбрать человека на ответственную должность в этом случае?

Важные нюансы, на которые нужно обратить внимание при формировании рабочего коллектива «обособки».

1. В ОП трудятся местные и переведенные сотрудники, поэтому учитывайте разницу менталитетов. Даже среди пяти человек возможны проблемы с коммуникацией, которые повлияют на трудовой процесс.

Пример №1. Директор подразделения, переведенный из Москвы, постоянно сталкивался с неумением секретаря и бухгалтера из «местных» быстро выполнять задачи. Он привык к многозадачности и нехватке времени. Сотрудники живут в степенной жизни маленького городка, они не ощущают понятие срочности так же остро. Разное восприятие провоцирует постоянные конфликты, если своевременно не уделить внимание этой проблеме.

Пример №2. Работники ОП из провинциального города при задержке зарплаты решили разобраться с руководителем лично. В конце рабочего дня они подъехали к офису на нескольких машинах и поговорили «на кулаках», после чего начальник был госпитализирован.

Если планируете большой коллектив, обсудите с одним из ответственных сотрудников функции «антикризисного» менеджмента по персоналу. Желательно выбрать человека, обладающего эмпатией и/или имеющего авторитет.

Компромиссный вариант: местный руководитель для местных сотрудников.

2. В ОП направляют работников на вахту или в командировку.

Вахтовый метод и командировки сотрудников невыгодны для работодателя: нужно компенсировать расходы на проезд и проживание, в отличие от постоянного перевода работника в другое подразделение. Также вахтовики получают надбавку, которая не облагается НДФЛ.

Вероятно, при открытии ОП понадобится временно направить работников из основного подразделения. Чтобы сориентироваться в нюансах, почитайте подробнее о вахте и о командировке в ТК РФ.

Компромиссный вариант: организуйте перевод сотрудников на удаленную работу в ОП на постоянку и командируйте только для выполнения разовых задач.

Как проводить собеседования?

Каналы поиска кадров зависят от ниши. Например:

Эти способы не панацея, но полезны в перечисленных случаях, а их комбинирование дает дополнительный результат.

Для массового подбора на однотипные позиции выгодно обратиться в рекрутинговые агентства, если в вашем штате нет нужного специалиста.

Что указать в объявлении:

Примеры удачных и неудачных объявления по вакансиям в обособленное подразделение:

Совет: промониторьте уровень оплаты на местном рынке труда через сайты поиска работы (например, hh.ru и superjob.ru). Так проще понять среднюю для рынка сумму по вакансии, не обмануть зарплатных ожиданий претендентов и не переплатить им.

Наем дистанционных работников экономит деньги и позволяет собрать команду толковых специалистов из разных городов.

На что обратить внимание в резюме/портфолио и в общении, чтобы понять, сможет человек работать самостоятельно или не подходит для этого?

Какое принципиальное отличие при найме в ОП и на удаленку в штат?

Вывод: успешный наем штатного удаленщика включает тестовое задание, стажировку, четкую систему отчетностей и контроль работы.

Помимо этого на этапе стажировки особенно важны обратная связь и помощь новичку.

Удаленный работник не значит брошенный на произвол. Да, есть люди, которые предпочитают и могут работать сольно. Но зачастую происходит столкновение большого объема работы и одинокого исполнителя, которому на вопрос по email отвечают через два дня.

Как понять, подходит ли человек для командной работы или он одиночка?

Компромиссный вариант:

Какие ключевые пункты нужно прописать в объявлении о вакансии, чтобы отфильтровать нужных людей?

Примеры удачных и неудачных объявлений по вакансиям на дистанционку:

Главный канал поиска кадров на дистанционку — интернет. Подробный список источников приведен в конце статьи.

Про эффективный наем фрилансеров рассказывает Павел Молянов, руководитель агентства контент-маркетинга «Сделаем».

Как проверить компетенции фрилансера?

На что обратить внимание, когда нужен специалист для разового проекта или задачи (разработка сайта, написание коммерческого предложения и так далее)?

Где и как выгоднее размещать объявления о вакансии, на каких площадках? Что обязательно нужно указывать в объявлении?

Примеры удачных и неудачных объявлений по вакансиям для фрилансеров:

Добавим два важных нюанса. Во-первых, фото с ноутбуком на аватаре и указание 10-летнего опыта работы в профиле соцсети еще ни о чем не говорит. Равно как и пустая страница с аватаркой из аниме, «нетипичный» возраст исполнителя (18 или 68 лет), национальность, пол. Оценивайте только комплексно, не стоит верить первому впечатлению.

Во-вторых, помните, что сотрудничество должно быть взаимовыгодным. Есть две крайности в отношениях «заказчик — исполнитель». Первая — заказчик считает себя благодетелем, который снизошел до голодного фрилансера и требует быть на связи 24/7 и считывать настроение на расстоянии. Вторая — исполнитель носит корону и звание профессионала, без предоплаты не готов даже прочитать техническое задание, срывает сроки из-за загруженности в многочисленных проектах.

Создавайте этичное и профессиональное рабочее пространство. Проявите уважение и отзывчивость к исполнителю, но не забывайте про внимательный контроль удаленного сотрудника.

1. Пропишите в объявлении конкретные навыки и требования, обозначьте подробно задачу и важные для вас условия, чтобы повысить процент релевантных откликов на вакансию.

2. Используйте простой способ сбора откликов типа отдельного электронного ящика или анкеты в «Google Формах».

3. Не рассматривайте только портфолио. Поговорите с человеком, предложите выполнить тестовое задание и сдать его без срыва срока. Помните, что дорого — не значит хорошо.

4. Прежде, чем начинать поиск, поинтересуйтесь у знакомых, с кем они сотрудничали и как выбирали специалиста. При неудаче разместите объявление в соцсетях и профессиональных чатах. Оно попадет во все популярные агрегаторы вакансий.

5. Безопаснее работать по договору, но не все исполнители согласны на это. Например, пенсионерам нужно получать патент, из-за чего они потеряют финансово. Без договора не переводите предоплату за весь проект, согласуйте частичные выплаты или пользуйтесь безопасной сделкой на одной из бирж.

Перечислим основные площадки поиска удаленных сотрудников и объясним, в каких ситуациях они работают.

Читайте в блоге нашу статью о том, как определиться с нужным сотрудником и где его искать.

Job-сайты: для поиска в ОП и на дистанционку

Статус «проверенного работодателя» привлечет больше откликов. Для этого может потребоваться предъявить копии учредительных документов или свидетельства о регистрации.

Наиболее посещаемые работные сайты:

Доски объявлений: для всех видов найма

Для большего охвата кандидатов используйте платное размещение или периодически публикуйте объявление заново.

Топовые по посещаемости площадки:

Сообщества «ВКонтакте»: для дистанционщиков и фрилансеров

Во «ВКонтакте» легко искать профильные сообщества по направлениям деятельности. Через поиск по группам введите, например, «вакансии дизайнер» и всплывет релевантный список.

Вот некоторые активные площадки:

Группы в Facebook: для дистанционщиков и фрилансеров

Принцип поиска групп аналогичен «ВКонтакте». Многие сообщества закрытого типа, но не нужно этого бояться. Для доступа к публикациям просто подайте заявку и ответьте на пару простых вопросов.

Примеры живых групп:

Сообщества в соцсетях и чаты мессенджерах собирают объявления как агрегаторы со всех популярных источников. Поэтому, даже если вы разместите сообщение в одной-двух группах, то, вероятнее всего, оно попадет в рассылки всех крупных источников.

Городские и региональные порталы: для поиска в ОП и на дистанционку

Помогут, если планируются планерки в офисе с дистанционщиками или поиск работников для подразделения в другом городе.

Найти ресурсы можно по запросу «вакансии город», «работа город». На первой странице поиска будут ссылки на популярные ресурсы, которые используют жители конкретного региона: группы в соцсетях, городские порталы, посещаемые работные сайты.

Аналогично можно искать местные площадки непосредственно в соцсетях. Например, в Санкт-Петербурге есть популярные сообщества ВК: Spb.live и Spb_job. В первом есть отдельная ветка в обсуждениях с вакансиями, а второе полностью посвящено поиску работы.

Посты в соцсетях: для всех видов найма

Хорошо работают и посты в соцсетях. Подписчики и друзья делятся записью, повышаются шансы найти проверенного специалиста.

Но не стоит сразу брать его в работу, несмотря на положительный опыт знакомых. Возможно, со спецификой вашего проекта он не сталкивался и не столь компетентен. Поэтому рассматривайте кандидата также через тестовое или подробное интервью.

Другие специализированные площадки