Электронные и гибридные дела в архивах. Вопросы и ответы

На вопросы по нормативке архивов отвечает Светалана Азарова, методолог компании Directum.

«Насколько целесообразно формировать электронные дела для электронных документов? В чем смысл? Для бумажных документов формирование дел оправданно, но для цифровых — непонятно.»

Ответ

Создание номенклатуры дел регламентируется приказом №77 Росархива в п.7 раздела II: «Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел».

П.10. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота (СЭД) и в СХЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных.

Именно в номенклатуре дел фиксируется срок хранения документов, который дает основание для архивного хранения, а в дальнейшем и уничтожения документов. Такая справочная информация нужна для определения принципов категоризации. Электронные документы, как и бумажные, необходимо учитывать, составлять описи, и номенклатура прекрасно для этого служит. Этот инструмент доказал свою работоспособность и полезность в том числе для цифровизации. Не стоит отказываться от него и изобретать велосипед.

Электронные документы в архив передаются с их метаданными, которые должны содержать информацию в том числе и об электронном деле, к которому они относится (п.147).

Многие вопросы классификации рождаются из-за сложностей поиска в ИС. Но такие проблемы решают другими способами — полнотекстовым поиском или «умным поиском» с автоматическим выделением значащих элементов. Как сейчас, например, организован поиск на маркетплейсах — он подстраивается под то, какого рода товар вам нужен, и критерии выбора автоматически подбираются разные: где-то цвет, где-то материал и т.д. Для корпоративного поиска такое есть не во всех системах, но за этим будущее. Умный сервис Directum Search уже сейчас имеет такие возможности. В целом делопроизводители и архивисты в решениях Directum получают массу удобных возможностей по категоризации и поиску.

«Ситуация: организуем регистрацию и хранение приказов по основной деятельности. Большинство документов подписаны ЭЦП, но есть 5% на бумаге, в т.ч. подписанные задним числом. Журнал регистрации единый. Как правильно составить номенклатуру — раздельно или нет?»

Ответ

Регистрация приказов по основной деятельности должна быть единой, независимо от того, в каком виде оформлен оригинал.

Если смотреть шире, то вопрос затрагивает сложную тему так называемых «гибридных дел». В новых правилах 2023 года в п.159–162 описана процедура организации хранения в таких случаях.

Бумажные документы необходимо сканировать и помещать скан-копии в дело с электронными оригиналами на этапе его формирования в делопроизводстве, то есть заносить в оперативную информационную систему. Это дело будет составлять первый (отдельный) том. Второй и последующий тома того же дела будут состоять из бумажных оригиналов. В номенклатуре такие дела должны быть отражены как два тома, в графе «Примечания» необходимо отметить, что дело гибридное

Я бы предложила решить окончательно, как вы будете оформлять тот или иной вид документа, и прописать это в своих внутренних ЛНА. Например, оригиналы приказов по основной деятельности оформляются только на бумажном носителе. Это позволит избежать лишней путаницы и неопределенностей.

Доступна полная запись вебинара.