3 ситуации в рабочих переписках, когда вам точно хотелось уволиться

Если знакомы наши примеры, то вы держитесь. Рассказываем, как разрешить стрессовые ситуации.

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Рабочая переписка в мессенджерах или почте — вещь необходимая. Но, как и в личном общении, здесь нужно уметь выстраивать границы. Иначе добро пожаловать в мир перманентного стресса.

Мы подобрали 3 самые раздражающие ситуации, от которых нам когда-то хотелось уволиться или хотя бы выйти из чата с ноги. Разберем их и поделимся решениями, которые помогли нам постичь дзен.

Коллега пишет вечером после работы и в выходные. Это не форс-мажор, а обычные сообщения по текущим задачам. Он не видит в этом ничего плохого, но у вас уже дергается глаз от любого уведомления на телефоне.

Ей-богу, лучше получать «Спишь?» от бывших в час ночи, чем пуши от тревожного коллеги. Рабочие переписки по вечерам шатают границы куда сильнее: если вступить в диалог, отдых будет нарушен. Если смотреть и игнорировать, то это как будто означает, что вы недостаточно вовлечены в работу. Уж точно меньше, чем тот, кто пишет.

Быстрое решение: отключайте уведомления до следующего утра, когда заканчиваете работу. Так вы сможете переключаться на отдых и нормально высыпаться.

Хорошо, когда отключить уведомления можно одной кнопкой в приложении. Но, даже если придется каждый вечер и утро лезть в настройки телефона, — это тоже того стоит.

Профилактика: сообщите коллегам время, когда вы можете ответить по рабочим вопросам. Не оправдывайтесь и не вдавайтесь в подробности: простого «Я на связи с 10 утра до 19 вечера» будет достаточно. Чтобы обозначить границы наверняка, пропишите это еще и в статусе своего профиля.

⭐ Совет: если человек пишет вам в полдень, а вы отвечаете в 18:55 и в 19:00 уже уходите на покой — это тоже не дело. Чтобы не общаться по работе в личное время, возьмите за правило быстро реагировать в рабочее. Если сейчас ответить некогда, предупредите об этом собеседника и поставьте себе напоминание.

Вы пишете вопрос, а в ответ получаете длинное голосовое.

Этим, пожалуй, чаще грешат клиенты. Скорее всего, собеседнику действительно удобнее ответить голосом и заняться другими делами. Но вот вам из-за этого приходится делать двойную работу: слушать поток чужих мыслей и выделять из него нужную информацию.

Быстрое решение: отключите в чате возможность отправлять войсы.

Профилактика: договоритесь с собеседником о том, что вся информация должна быть прописана текстом.

Аргументы:

• Текстовый формат позволяет структурировать информацию и давать ее кратко. В голосовом общении выше шансы упустить важное или случайно свернуть на другую тему.
• К тексту можно быстро вернуться и прочитать еще раз. Войс придется переслушать заново, чтобы найти нужный момент.
• Спустя полгода поднять информацию из кучи голосовых будет очень трудозатратно. Текст же можно найти за пару минут через поиск по ключевым словам.

⭐ Совет: если получение войса неизбежно, отправьте в ответ тезисную расшифровку текстом. Так вы подтвердите информацию и потом сможете быстро ее найти.

Дизайнер отправляет в чат проекта макет на утверждение. Правки оставляют даже те коллеги, от которых этого не ждали. Не понятно, какие замечания стоит вносить и как теперь угодить всем. Исполнителю хочется выть на луну, а ведь это еще только первая итерация.

Так бывает, когда не определен специалист, который принимает задачу. Участники чата могут думать, что обязаны написать хоть что-то, чтобы показать вовлеченность в проект. Даже если изначально правок у них нет.

Такая система растягивает согласование до бесконечности и от этого страдают все. В первую очередь исполнитель, которому нужно либо отстоять свою работу, либо умудриться учесть пожелания всех коллег, чтобы не пренебрегать их мнением.

Быстрое решение: если вы уже в этой ситуации, одним кликом дело не исправишь. Соберите правки в один список и укажите на противоречия, если они есть. Обозначьте проблему и попросите руководителя определить того, кто примет эту задачу.

Профилактика: для каждого типового процесса определите тех, кто занимается согласованием — чем их меньше, тем лучше. Если принимающих специалистов больше одного — у каждого должна быть своя роль.

В следующий раз, когда нужно согласовать задачу, упоминайте в сообщении ответственных. Так остальные коллеги поймут, что здесь от них ничего не требуется и будут заниматься своими делами.

⭐ Совет: по возможности обсуждайте согласование не в общем чате, а в комментариях к сообщению. Это поможет держать информацию в одном месте и не отвлекать других участников проекта от их задач.

А если вы решили все-таки не увольняться, попробуйте с командой корпоративный мессенджер Compass. Для команд до 10 человек сервис бесплатный. Если пользователей больше 10, у нас есть бесплатный пробный период на 30 дней.

Читайте другие статьи, чтобы улучшить коммуникацию в команде:

• Навыки аргументации: когда слова пацана недостаточно
• Общение в команде: 16 советов для компаний и проектов
• Правила корпоративных чатов: гайд по общению для команд
• Кайдзен: японский подход к работе
• SMART цели: зачем и как ставить
• Боюсь, что команда будет совершать одни и те же ошибки: как составить регламенты