Сервис автоматизации бизнеса экономит 50 000 ₽ и 18 часов времени собственников в месяц с финучетом в ПланФакте
Квант+ автоматизирует бизнес-процессы и помогает компаниям расти Годовой оборот компании составляет 60 млн рублей, в ней работает 16 человек. Финансовый учет Квант+ вели в гугл-таблицах — это отнимало время собственников. Также ручной учет не отражал реальное состояние бизнеса. Например, дивиденды распределялись интуитивно, а в маркетинге были неэффективные расходы.
Сооснователь Квант+ Михаил Белокоз рассказал, как автоматизировали финучет и сократили время на него в 10 раз.
Квант+ автоматизирует бизнес-процессы в других компаниях
Квант+ продает и внедряет программу для автоматизации бизнес-процессов Квант. С этой системой бизнес может управлять всеми задачами из одного окна и контролировать их исполнение. Каждый день Квантом пользуются 1300 + компаний и 14 000+ сотрудников.
Финучетом в компании занимаюсь я и мой партнер. До ПланФакта цифры считали в гугл-таблицах. Обходились без ошибок, но тратили много времени на созвоны и обсуждения. Это было необходимо, чтобы принимать совместные стратегические решения.
Отчет о прибылях и убытках не вели. Это не давало нам увидеть убыточные проекты, например, рекламу, которая не окупалась.
Мы нуждались в порядке в финансах, чтобы управлять бизнесом на основе твердых цифр, оптимизировать расходы и понимать, где на самом деле находятся деньги в бизнесе.
Тратили много времени на ведение гугл-таблиц
Со вторым собственником мы созванивались каждый день: вручную разносили платежи, распределяли доходы расходы по проектам, принимали решения. Каждая встреча отнимала 1 час в день, 5 часов в неделю и 20 часов в месяц. Уйти от собраний не получалось — каждый собственник хотел обладать финансовой информацией в полном объеме.
При обороте 5 млн в месяц очень сложно каждый день вручную распределять все входящие платежи и их контролировать. Я с ума сходил от этой таблицы. Не бросили все это только потому, что сами занимаемся систематизацией и знаем, как важен для бизнеса учет финансов.
Ручной учет финансов не отражал реальное состояние бизнеса
С гугл-таблицами сложно добиться прозрачности в финансах. Мы часто упускали моменты, когда бюджеты расходовались неэффективно. Например, команда маркетинга могла тратить деньги на рекламу, которая не приносила лидов.
Вот другой случай из практики. Мы заплатили специалистам по контекстной рекламе 500 000 рублей. Через 2 месяца хотели продлить сотрудничество — ребята внушали доверие, комфортно общались с нами. Но маркетолог проанализировал результаты, а их не было. Мы отказались от услуг специалистов. Оказалось, что мы неэффективно оплачиваем сторонние сервисы для работы: Getcourse, Roistat, AmoCRM. Мы тратили 100 000 рублей один раз в месяц. Если бы мы выбирали тарифы на полгода или год, то могли экономить до 50% бюджета по этой статье расхода.
Также мы не могли разобраться с дивидендами: они распределялись интуитивно. А это очень вредная практика — можно вывести больше денег, чем нужно, и попасть в кассовый разрыв.
Автоматизировали финучет и навели порядок в финансах
Обучение достаточно подробное и пошаговое. На каждом этапе обучения сопровождает финансовый эксперт сервиса. В итоге можно вести учет самостоятельно.
Стандартная проблема компаний при работе с гугл-таблицами — расхождение цифр с действительностью. У нас же ошибки отсутствовали. Финансовая информация на момент внедрения сервиса была адекватной.
Когда переносили данные, добивались полного соответствия. Получилось не с первого раза. Но в результате финансовый менеджер привел ПланФакт и гугл-таблицы к полному соответствию: все данные сошлись. Мы официально перешли на новую систему управленческого учета.
Теперь все платежи с расчетного счета автоматически загружаются в ПланФакт. Операции распределяются по фондам — такое правило мы задали во время внедрения. Каждый фонд закреплен за определнным отделом компании.
Мы завели платежный календарь. Теперь мы всегда знаем, когда и из какого фонда нужно оплачивать тот или иной платеж. Функционал помогает планировать финансы и не попадать в кассовые разрывы.
Раз в неделю — координационный день. На получасовом созвоне мы проверяем, сколько денег пришло, сколько денег есть в фондах и какие расходы нам предстоят.
Ускорили финучет в 10 раз и сократили расходы
Перед автоматизацией финучета стояло 2 задачи: организовать прозрачную систему контроля финансовых показателей и снизить время на финансовый учет. Вот чего достигли за год сотрудничества.
В 10 раз уменьшили количество созвонов: с 5 часов до 30 минут неделю. Сейчас экономим до 18 часов в месяц.
В 2 раза больше дивидендов получаем как собственники бизнеса. Мы завели отдельный фонд для дивидендов, чтобы деньги распределялись автоматически, а не интуитивно.
50 000 ₽ экономим в месяц на сторонних сервисах. Все необходимое — Getcourse, Roistat, AmoCRM — предоплачиваем на полгода или год вперед.
Автоматизация управленческого учета в ПланФакте помогает нам и руководителям отделов контролировать расходы и эффективность вложений. Работать стало комфортнее — больше не раздражают ежедневные созвоны и ручной подсчет операций. Всё перечисленное создаем положительный фон для роста компании.
В результате — стали партнерами компании ПланФакт
Мы довольны сотрудничеством и результатами автоматизации. Сейчас в планах — партнерство с ПланФакт и внедрение сервиса автоматизации финучета в работу своих клиентов.
Автоматизировать учет и навести порядок в финансах бизнеса не так сложно вместе с финансовыми экспертами. Грамотный подход к финучету поможет избежать кассовых разрывов, быстрее развивать бизнес, закрывать убыточные направления и инвестировать в прибыльные.
Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.
Очень полезная статья. Спасибо!
1С на рынке уже более 30 лет, как вы могли пройти мимо ;-)