Чтобы голова не дымилась: как рассчитать себестоимость ИТ-проекта в 1С

Руководитель проектов ALP Group Алексей Орлов делится опытом создания автоматизированной системы для расчета плановой себестоимости проекта внедрения.

В нашей ИТ-компании проект является основной аналитикой внутреннего учета. Большинство операций в автоматизированной системе классифицируется, соответственно, по проектам.

Для расчета общих финансовых результатов проекта реализована стандартная схема:

• При проведении документа «Реализация» выручка отражается по определенному проекту.
• При проведении документов затрат (начисление заработной платы, поступление товаров и услуг) отражаются все прямые затраты на проект.
• При закрытии месяца сумма косвенных затрат распределяется по определенному признаку на все проекты.

Но однажды руководство поставило следующую задачу: для годового бюджета с той же точностью рассчитать плановую себестоимость каждого из рабочих проектов, причем с учетом как заключенных, так и плановых договоров. Рассказываю, как мы справились с такой задачкой «со звездочкой».

На первом этапе нужно было провести анализ и прорисовать саму структуру расчетов. За основу решили взять ряд ключевых финансовых показателей:

1. Существующий фонд оплаты труда на каждого сотрудника, задействованного в конкретном проекте. Источник — система «1С:ЗУП».
2. Возможный/планируемый процент увеличения фонда оплаты труда. Источник — информация от топ-менеджмента.
3. Плановая занятость каждого сотрудника на проекте. Источник — ресурсный план проекта.
4. Известные плановые затраты проекта: командировочные, субподрядные работы, представительские, транспортные и прочие затраты.
5. Процент косвенных затрат от принятой базы (рассматривалось несколько баз — это и выручка, и общие прямые затраты, и зарплаты). Источник общей суммы косвенных затрат — данные по итогам прошлого года (часть затрат по договорам — например, затраты на аренду и коммунальные платежи — а также часть затрат с принятым коэффициентом).

На основании этих данных можно с большой точностью рассчитать:

• плановые затраты на зарплату и налоги по каждому сотруднику компании в разрезе проекта в определенный период времени (месяц/квартал/год);
• плановые прямые затраты проекта;
• плановые косвенные затраты проекта.

Добавив ко всему этому выручку по договору, мы увидим плановый финансовый результат и плановую рентабельность проекта.

Когда картина расчетов примерно сложилась, мы перешли к ее реализации. Первым делом нужно было собрать и автоматизировать ресурсный план по всем проектам. Для этого в автоматизированной системе был реализован документ «Плановая занятость», в котором указывается сотрудник, его роль и процент занятости в конкретный период времени на том или ином проекте. Далее этот документ был заполнен плановыми данными, а также актуальной информацией, полученной от руководителей проектов. Только после этого был описан и реализован остальной функционал системы.

На выходе мы получили документ «Расчет себестоимости проекта», в который входят прямые расходы по налогам и зарплате сотрудников, участвующих в проекте, а также другие прямые и распределенные косвенные расходы по проекту. Поскольку статус каждого проекта и задачи по нему постоянно меняются, для получения точных данных необходимо держать ресурсный план в актуальном состоянии.

Здесь же можно рассчитать плановую маржу, плановый финансовый результат и рентабельность проекта, которые, по идее, должны плюс-минус совпасть с полученным результатом при расчете стоимости проекта на этапе заключения договора с заказчиком. А если добавить в расчет даты оплаты, у нас также будет возможность рассчитать денежный поток по каждому из проектов.

Важно отметить, что сложные проекты внедрений зачастую длятся более одного года, их состояние постоянно меняется, и поэтому при реализации системы мы заранее предусмотрели возможность отслеживать и обновлять все расчеты для получения актуальных данных.

А как вы рассчитываете плановую рентабельность ИТ-проектов? Пожалуйста, поделитесь своим опытом в комментариях ⬇