Почему делать списки дел так кайфово для мозга

Наша голова предназначена для генерирования идей, а не для хранения — так сказал Дэвид Аллен, отец метода Getting Things Done. Он имел в виду, что мысли о задачах назойливо сидят в голове вплоть до выполнения. А как быть, если дедлайн ещё далеко? Записать! Тем более мозг кайфует от записанного дела почти как от сделанного. Всегда ли надо вести списки и какие реально помогут жить — это мы разберёмся

Мы в WEEEK ведём списки дел. Всегда. Во всём. Разными способами — конечно, и в нашем собственном сервисе, и на листочках, на стикерах, на досках. Поразмыслили коллективом и обменялись идеями, почему от списков дел жизнь становится лучше. И выделили три вида списков, которые реально имеет смысл вести.

Одну задачу удержать в голове нетрудно, когда их больше — уже сложнее. А иногда мыслей так много, что они давят на мозг, и тот периодически чистит кэш — тогда в голове не остаётся ни одной мысли и задачи. Тот момент, когда забываешь, зачем зашёл в комнату.

Наш мозг не предназначен для хранения множества идей и информации. Более того, он вообще теряет способность долго на чём-то концентрироваться. Вот Microsoft выяснил, что ещё в 2000 году люди могли концентрироваться в среднем 12 секунд, а к 2018 году эта цифра упала до 8. А плохая концентрация внимания — враг для запоминания новой информации.

Выходит, мозгу не помешает подпорка в виде закрепления мыслей и идей — в списках дел. Тем более ему от этого так хорошо.

Мы собрали восемь причин, по которым мозгу приятно иметь дело с твоими списками дел:

Ту-ду листы снижают беспокойство по поводу хаоса бытия. Делаешь список — и вроде бы как упорядочиваешь происходящее, фиксируешь, что надо сделать. А значит, берёшь это под контроль. Ну, и не забываешь, а значит опять же меньше нервничаешь.
Помогают строить структуру действий и план, которого можно придерживаться. Зафиксированные планы на бумажке планы легко проанализировать и понять, как использовать время. Проще выявить, какие самые важные задачи делать сейчас, а менее важные отложить на завтра. Опять же, меньше энтропии и лишних телодвижений.
Разгрузка мозга. Это основа того самого метода GTD: записанное дело = мозг, который перестал думать о деле. И этот мозг может начать думать над чем-то другим — креативить, решать проблемы, отдыхать.
Даёт суррогат результата. Часто планирование действий доставляет не меньше удовольствия, чем само действие. Почему так? Мозг принимает план — то есть список дел — за выполненное дело. Он успевает представить себе, как именно будет делаться дело, каким будет его результат. Поэтому так кайфово искать курсы для обучения (а проходить не само обучение), планировать программы тренировок (а не потеть в тренажёрке), думать о красивом прессе (а не жевать лист салата).
Записывание целей помогает нам быть продуктивными — об этом говорят результаты исследований. Это значит, что со списком дел ты успеешь сделать дел больше, чем без него. Видимо, потому что — снова — меньше расфокуса, лишних действий. А это то, что нам нужно.
Доказывают прогресс за день, неделю или месяц. А что — глянешь в список, а там 50 сделанных дел, ну не молодец ли?
Чувство выполненного долга. Вычёркивать выполненные задачи банально приятно.
Быстрая приоритизация и оценка важности. Пока пишешь список, успеваешь быстро проанализировать, что важно, что не важно, в каком порядке делать задачи и от чего вообще можно отказаться.

На наш взгляд, по жизни достаточно всего трёх типов списков, которые действительно способны разгрузить голову.

Список хотелок из разряда «Надо купить, сделать, посмотреть, прочитать, съездить-в-то-место», которые уходят на когда-нибудь. Такие мысли неслабо загружают оперативную память.

Вот, как это работает. Делаешь дела по дому и оказывается, что у тебя нет чего-то существенного. Думаешь: «Надо купить!» Некоторое время ходишь с мыслью в голове, потом она ускользает. Забываешь про это надо-купить до следующего раза. За это время успели появиться ещё десяток надо-купить-идей. Мозг перегружен ненужной информацией, а в душе тревога, что ты всё забываешь.

Вишлист в такой ситуации помог бы — это место, где мысли будут копиться и никогда не потеряются. И вспомнить о нём надо будет только в тот момент, когда ты решишь пойти в магазин. Главное, не забыть, где такой список хранится ☝

Простой список в стиле «В понедельник запись к врачу, в среду сходить на йогу, в четверг у рёбёнка утренник в саду, а в субботу забрать у родителей цветок». Или календарь дней рождений родных.

В такие персональные списки удобно встраивать планы по работе «Сделать рассылку, договориться с дизайнером, обсудить фичи с разработкой, созвон с экспертом» и прочее.

В эти списки идут дела с дедлайном или датой и временем, в которые их можно сделать.

Не забывать о будничных делах помогут такие списки задач на день, неделю и более долгий срок. Ничего необычного, но они-то и помогают держать жизнь под контролем. Создавать такие списки дел — основа и первый шаг персонального планирования.

Это большие дела — персональные крупные проекты. Решение пойти на учёбу, подготовиться к марафону, запустить свой блог, реализовать пет-проект по программированию. Либо крупные проекты по работе. В этот список отправляется то, что нужно декомпозировать и многоступенчато планировать.

С такими списками может быть сложнее всего — про них очень легко забыть. Дополнительная дисциплина поможет: к примеру, раз в неделю возвращаться к изучению списка больших планов.

Снова и в последний раз про метод Getting Things Done — «сделать дела сделанными», или «как привести дела в порядок». Его главная задача — помочь человеку перейти от приоритизации дел к контролю, отказаться от пережёвывания дел в голове и перейти к деланию.

Советуем почитать материал по этой ссылке — там много про то, как работать со входящей информацией согласно методу.

А в этом тексте покажем выжимку — алгоритм формирования списков дел.

На схеме ниже смотри порядок работы с задачами, идеями, делами. Схема должна помочь разобраться, в какой список пихать информацию.

Уменьшай количество

Если задач так много, что становится дурно, стоит его пересмотреть. Чем больше дел, тем меньше концентрации — поэтому стоит указывать не больше десяти задач, чтобы оставаться сосредоточенным.

Если задач больше, просто классифицируй их, чтобы список стал короче. Сделать это можно с помощью правила 80/20 (подробнее о нём по ссылке).

Лёгкое — сначала

Сделать сначала мелкие задачки, которые делаются быстро — так остаётся больше времени на сложные задачки и быстрее ловится кайф от результата. Простая, но действенная стратегия.

Выбирайте сначала вещи, которые даются вам проще, и делайте их. Тогда вы действительно можете добиться большого прогресса
Марк Цукерберг

Трудное — сначала, или «Съешь лягушку»

Противоречим предыдущему принципу — сделать сначала сложные дела. Считается, что этот принцип придумал Марк Твен. Суть — сделать самое сложное и неприятное дело с утра, а потом легко доработать остальную часть списка.

❗Какой из этих двух подходов применить для своего списка дел — решать тебе. Их можно комбинировать.

Cвяжи задачу с эмоцией

Рядом с пунктом списка написать заметку. Например: «Хочу носить любую одежду, которая мне нравится — поэтому составлю план тренировок в зале». Вот тебе и якорь на эмоции — пусть задача будет приятной.

Планируй

Миллиардеры планируют даже минуты, хотя мы и не знаем, можно ли стать миллиардером, если планировать также.

Просто задача зачастую требует лишь половины времени, которое изначально закладывалось — поэтому полезно указывать в списке время на выполнение каждой задачи.

Если этого нет в моём календаре, это не будет сделано. Но если это есть в моём календаре, это будет сделано. Я планирую каждые 15 минут каждого дня — проводить встречи, просматривать материалы, писать и выполнять любые действия, которые мне нужно выполнить. И хотя я встречаюсь практически со всеми, кто хочет встретиться со мной, я выделяю на эти "рабочие часы" всего один час в неделю
Дэйв Керпен, сооснователь двух успешных стартапов и автор бестселлеров New York

Рутина — накануне

Усталость от принятия решений — основная причина вредных привычек и буксовки перед важными задачами. Захочется скорее полистать ленту новостей, чем поработать над задачей.

Чтобы преодолеть эту проблему, принимай скучные решения накануне. Спроси себя: «Что я могу сделать заранее, чтобы завтрашний день прошёл гладко?» К примеру, заранее приготовь к работе нужные файлы и папки, сложи заранее одежду в зал, наведи порядок на столе — собери рюкзак на утро, короче.

Чтобы научиться составлять список дел, посмотри, как это делал Бенджамин Франклин. Будучи моральным прагматиком, каждую неделю он выбирал одну из добродетелей, на которой хотел сосредоточиться. Поскольку ему было трудно упорядочить свои дела, он составлял для себя ежедневный график, в котором раскладывал задачи по времени.