Как писать письма, чтобы на них отвечали. Это база. Простые правила

Привет! На связи человек, который в день получает в папку входящие и КП, и рассылки, приглашения на ивенты, курсы и др. Как человек ответственный - я открываю и прочитываю всё, но как маркетолог - понимаю, что до призыва к действию, к сотрудничеству и партнерству - доходит лишь небольшая часть писем. Да, бьёт в самое сердечко и в актуальные задачи - малая часть входящих. Что же не так?

Тема письма

Первое, что видит получатель.

Пишите коротко

Пишите со смыслом

Вместо стандартной общей фразы:

Сотрудничество

Сотрудничество с Милой и прекрасной

Стажировка

Пишите конкретику уже в теме письма:

Примеры:

Бартер: видео - обзор продукта в тг канале // 30 тыс чел // ищу партнера по направлению фуд // 20 мая

Команда Снежинка: приглашением на закрытый показ // Москва // 2 июня

Выпускник МГУ журфак. Ищу место стажировки с 01.04 по 15.05 в офисе

Это повышает % открытия письма, ведь уже в теме вы сообщите цель вашего письма

Тональность письма

Помните о том, кто вы и кому пишите. Часто, на сайтах компаний указаны стандартные info@ или sale@.., но правда, поверьте, в компаниях все ящики - прочитываются, письма направляются по отделам к ответственным сотрудникам, поэтому в самом начале письма - сообщите - кому именно оно предназначено, какой отдел, какая цель. При этом, тональность может быть не официальной на 100500%, а достаточно дружелюбной. В письме донесите суть предложения, без воды, а факты, конечно, не пишите «полотном» текста, разделяйте на смысловые абзацы, добавляйте визуал (КП, презентации, фото). Будьте открыты и позитивно настроены, но берегите ваше время и время получателя, переходите к фактам.

Получатель письма

Перед отправкой письма, подумайте, куда и кому вы пишите.

Если письмо направлено бренду, то сразу раскройте в письме, что именно получит бренд: охваты, упоминание, зачем именно этому бренду вас поддерживать, почему именно этот бренд вам нужен.

Если пишите о стажировке в бренде или в рекламном агентстве, то покажите вашу заинтересованность, ваши сильные качества и таланты. Помните, людям нужны люди.

Вопрос в письме

Задавайте вопросы, выходите на диалог в письме. Но только не спрашивайте в формате: «интересно ли вам» или «актуален ли запрос». Тут вам односложно ответят Да / Нет. Если вообще ответят. Лучше в письме указать, что если данное предложение сейчас не актуально, то передайте контакт ответственного сотрудника или сразу предложите подготовить альтернативные темы, если конкретно это письмо покажется неинтересным.

Повторить запрос

Я сторонник того, что если бренд / компания не ответила, то лучше написать еще раз (изменив тему письма). После можно уточнить по телефону - почему не последовало ответа и точно ли дошло письмо до ответственного сотрудника в тот отдел.

Сохраняйте эти простые правила, перешлите вашим друзьям, знакомым, студентам, маркетологам, тем, кто ищет стажировку и людям, которые пытаются коммуницировать с кем-то.

И помните, бизнес делают люди.

Люди нужны людям.