Умение добывать время. Как увеличить свою эффективность?

Всем привет!
Сегодня хочу затронуть тему времени. Как мне кажется — это очень актуальный вопрос для каждого из нас.
Как часто вы думаете, говорите или слышите от других людей фразу:

На сколько эта фраза показывает реальное положение дел?

Здесь я бы разделил людей на три группы:

- те, кто "придумывают отмазки";

- те, кто не умеет организовывать своё время;

- те, кто взял на себя слишком много ответственности.

Попробуем разобрать каждый тип в отдельности.

1. Люди, которые "придумывают отмазки"

Наверное, все мы хоть раз в жизни встречали тех, кто постоянно жалуется на свои "неудачи", будто напрашиваясь на жалость к их персоне. Таким людям поневоле хочется дать совет (и сразу же совершить этим ошибку). Практически на любое ваше предложение вы услышите "5 ответов сверху" почему это сделать невозможно, и львиная доля причин будет касаться ограниченности во временных ресурсах.

При этом, сменив тему разговора, человек может рассказать вам о том какой классный сериал он посмотрел на днях, либо как феерично он погулял на выходных / прошёл видеоигру или показать забавный ролик в запретограме...

Вывод становится очевидным - перед вами типичный мечтатель, который строит планы, но не реализует их.

Что может помочь такому человеку?

Как и многие люди, по ходу жизни я попадал в такую роль. Мне казалось, будто бы я очень занят важными делами, а между этими делами нужно отдыхать! Иными словами я просто жалел себя и проводил время «втыкая» в телефон или за просмотром очередной серии ТБВ / Рассказа служанки / Лучше звоните Соулу (подставьте своё) ...

Решением для меня стало наставничество у сильного человека, которого я воспринимаю как авторитет и пришёл к нему с готовностью безоговорочно выполнять все рекомендации. Сначала я перестал сидеть во всех соцсетях, но время от времени поглядывал в нельзяграм, затем спустя месяц удалил все приложения соцсетей, чтобы не было соблазна. Это сработало. Я получил несколько дополнительных часов ежедневно!

Сейчас я оставил на своём телефоне только одно "лишнее" приложение, которое крадёт моё время и внимание - это мобильная игра. Я пока что не могу её удалить, по той причине, что я оставил её как награду и отдых после рабочего дня.

2. Люди, которые не умеют организовывать своё время

Есть другой тип людей, которые готовы "вписаться во всё, что угодно", набрать кучу задач, пообещать и тд. Но в результате феерично профакапить 60% всех дел.

Зачастую это начинающие специалисты, но не редко подобные проблемы встречаются и на более солидных должностях. Как результат - несостоявшиеся встречи, нарушенные сроки, или и того хуже - вы едете через половину города, и приезжаете к закрытой двери. Про вас забыли.

Когда-то давно я использовал тетрадь / ежедневник / лист бумаги для фиксации своих задач. Каждое утро приходя на работу у моей клавиатуры лежал исписанный, исчёрканный и при этом малопонятный лист, по которому я ориентировался в своих же собственных задачах. Выглядело это откровенно "погано" и не читаемо, но я "героически" справлялся со своим списком. И был очень горд за себя!

Какое есть решение для этого типа людей?

Возможно, для кого-то прозвучит странно, но с решением этой проблемы мне также помогло наставничество. Для меня открылся электронный календарь, в моём случае это Google Calendar. Теперь все задачи, встречи, личные и рабочие дела находятся в нём. Вести его просто - каждый день я планирую дела на завтра, а в случае появления задач на перспективу, я вношу их в календарь заранее, чтобы не потерять и не забыть.

Наставник помог мне систематизировать этот процесс, назначив штраф за не заполнение календаря. Так выработалась привычка.

И да - я тоже сначала не знал, что мне туда писать, первые календари выглядели достаточно глупо, но уже спустя месяц я научился дробить задачи и выдерживать тайминги. Рекомендую!

3. Перейдём к тем людям, которые взяли на себя слишком много ответственности

Кажется, что календарь является помощником и в этом вопросе, однако не всё так однозначно. Не так давно я столкнулся с проблемой, которая буквально "отожрала" у меня целую неделю жизни. Я взял на себя "слишком много ответственности" за людей, проекты и рабочие задачи. При этом взял на себя одного. Как результат - понял, что не вывожу.

Я думаю, что хотя бы раз в жизни каждый из нас сталкивался или столкнётся с подобной проблемой. При этом эта проблема не обязательно рабочего характера. С ней может столкнуться мама, которая нагрузила на себя огромное количество задач или мужчина, который решил, что в одиночку разберётся со всеми проблемами своей семьи. Результат скорее всего будет плачевным. Жизнь в подобном ритме приводит к разочарованию и выгоранию.

Как избежать подобной ситуации?

Решение кажется одновременно очень простым и в то же время сложным. Нам поможет делегирование и контроль.

Именно делегирование части задач позволяет нам "разгрузить свои плечи", а также вовлечь в процесс больше людей. Вовлечение в свою очередь также полезно всем участникам процесса. Мы учимся доверять, управлять и ставить задачи, а исполнители учатся брать ответственность, вовлекаются в понимание процессов и получают возможность дополнительного роста.

Делегированию, как и другим описанным подходам нужно учиться. Начните с малого, передайте часть задач, хотя бы домашних, другому человеку. Посмотрите с какими трудностями коммуникации вы столкнётесь, выстройте промежуточные точки контроля. Ещё один совет - сразу оговорите все правила, за что человек будет вознаграждён, а за что может получить выговор. Это поможет вам в дальнейшем взаимодействии и убережёт от конфликтов.

Надеюсь, что тема времени будет полезна вам также, как была полезна и мне. Если у вас есть дополнительные вопросы, напишите пожалуйста мне в телеграм - @dvizaty

Благодарю за внимание!