Как в 2024 перейти на четырехдневку и не прогореть: пошаговый гайд

Рассказали, как безболезненно перевести команду на 4-х дневную рабочую неделю, и как это делали другие компании.

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Мессенджер можно за 10 минут установить на свой сервер или использовать облачную версию.

Четырехдневная рабочая неделя — мечта многих сотрудников и руководителей. Дополнительный выходной дает больше свободного времени на отдых, хобби и семью. Однако перевести команду на новый режим непросто. Нужно учесть специфику компании, готовность коллектива и возможные риски.

В статье расписали пошаговый гайд по переходу на четырехдневку. Также поделились опытом других компаний, которые внедрили ее — как успешным, так и не слишком.

1. Подумайте, нужен ли вам переход

Переводить компанию на четырехдневку, потому что это круто и прогрессивно — идея так себе. Подумайте, готов ли ваш бизнес к этому, учитывая специфику компании и желание сотрудников.

2. Составьте план перехода

Если вы точно определились, что четырехдневка нужна, время разработать план. Первым делом решите, какой формат 4-дневки выбрать для компании. Простая математика вряд ли тут будет уместна. Если вы перераспределите 40 часов на 4 дня — то уже на вторую неделю получите полностью сгоревшую команду.

Сделайте упор именно на продуктивность сотрудников, а не на время пребывания в офисе. Помочь может, например, метод «Помодоро». Рассказывали о нем в блоге.

Для отделов, которые точно не могут перейти на 4-дневку можно оставить как есть, но сделать одну смену супер-короткой — 4 часа, например. Подумайте над расписанием и определите, что лучше всего подходит специфике вашего бизнеса.

Прежде чем распространить новшество на всю компанию, запланируйте пилотный запуск в одном или нескольких отделах. Пусть 4-дневка поначалу затронет лишь часть команды, тогда будет проще отследить результаты и понять, что работает не так. Заранее определите длительность пилота — обычно это 3-6 месяцев.

Перед запуском пилота дайте сотрудникам ясность, зачем компании четырехдневка, как все будет устроено, и чем это лучше старого формата.

А еще объясните клиентам, как будет строиться взаимодействие, и дайте понять, что новый график работы не повлияет на качество и скорость работы.

Придется заняться и бумажной работой: обновить порядок расчета отпусков, больничных, переработок. А еще переписать регламенты и должностные инструкции.

3. Запустите пилотную программу для части сотрудников

После тщательной подготовки переходите к пилотной программе. Прежде всего, сократите рабочие часы участникам пилота, но сохраните за ними прежнюю нагрузку и производственные ожидания.

Дальше действуйте методом проб и ошибок. Вероятно, первое время всё будет идти не так гладко, как хотелось бы. Новый распорядок потребует серьезной перестройки рабочих процессов и личных привычек. Отнеситесь к трудностям с пониманием и оптимизмом — так вы сможете выявить слабые места и подобрать идеальное решение.

На этом этапе важно поддерживать обратную связь с сотрудниками. Устраивайте регулярные встречи и лично общайтесь с участниками пилота. Но не чаще, чем раз в 4 дня, а то времени на работу и так стало меньше. Проводите опросы и просите команду делиться замечаниями — даже самая неожиданная деталь может сыграть роль.

Соберите максимум откликов и идей — так вы выявите болевые точки и оптимизируете процессы под 4-дневный режим. Возможно, потребуется внедрить новые средства автоматизации, нейросети, например.

4. Проанализируйте результаты пилота

После нескольких месяцев пилота наступает кульминация — анализ результатов. Пришло время выяснить, действительно ли переход на сокращенный график пошел компании на пользу.

Начните с анализа производительности тестовой группы. Если вы работаете с точными метриками — отлично, сравните значения до и после перехода на 4-дневку. Если же оценивать придется субъективные критерии, задействуйте методику 360 градусов: пусть качество работы оценит не только руководящий состав, но и коллеги, клиенты.

Поинтересуйтесь у сотрудников, насколько им комфортно в новом режиме: хватает ли времени на все процессы, есть ли стресс и эмоциональное выгорание из-за нагрузки. Можно провести опрос в Google Forms или онлайн-конференции для развернутой обратной связи.

Наиболее важный фактор — качество обслуживания клиентов. Попросите отдел заботы собрать обратную связь от клиентов — замечали ли они какие-то изменения. Помимо опросов, можно использовать объективные данные вроде отзывов, количества возвратов, скорости исполнения заказов.

На основе собранной информации вы сможете понять, что нужно улучшить. Где-то нагрузка оказалась высокой, значит придется внедрять новые методы тайм-менеджмента или даже перераспределять обязанности. Главное — максимально тщательно и беспристрастно проанализировать все данные, какими бы они ни были.

5. Полный переход

Если пилот 4-дневки принес желаемый результат, значит самое время внедрять изменения в компанию. Учтите замечания и пожелания, собранные в период пилота: доработайте систему отчетности, усильте техническую поддержку и взаимодействие между отделами.

После всех приготовлений можно объявить о полном переходе на 4-дневный график. Позаботьтесь о качественном онбординге новичков — четко объясните правила и преимущества укороченной рабочей недели. А для действующих сотрудников проведите серию встреч, создайте специальные памятки и чек-листы. Пусть вся команда поймет принципы работы в новом режиме.

Чтобы все сотрудники быстрее вкатились в новый график, рассказывайте о лучших кейсах пилотной команды. Еще лучше — сделайте базу инструкций и подсказок. О том, как это сделать за 5 шагов рассказывали в блоге.

Конечно, процесс оптимизации на этом не закончится. Неизбежно будут возникать трудности, которые невозможно предугадать заранее. Поэтому крайне важно сохранять гибкий подход и быстро адаптировать. Возможно, придется пересмотреть работу каких-то отделов или внедрить дополнительные инструменты.

Одними из первопроходцев 4-дневки стали новозеландцы из Perpetual Guardian. В ноябре 2018 года они провели масштабный эксперимент: 240 сотрудников перевели на режим понедельник - четверг по 7,5 часов в день.

Результаты пилотной программы оказались обнадеживающими. Производительность труда выросла пропорционально сокращению рабочего времени, упал уровень стресса сотрудников. Также люди стали реже опаздывать и решать личные вопросы в рабочие часы. Баланс между работой и личной жизнью повысился на 24%.

Главное — качество обслуживания не пострадало и доходы не упали. После успешного пилота Perpetual Guardian решила окончательно перейти на 4-дневку.

В 2019 году на 4-дневку перешло японское подразделение Microsoft. За месяц работы в новом режиме компания зафиксировала рост производительности почти на 40%. Сотрудники реже уходили на больничные, меньше использовали бумагу, электричество расходовалось на четверть меньше обычного. Но майки ограничились лишь пробным месяцем. А позже выяснилось, что часть результатов эксперимента просто «выгодно» подали.

Компания Buffer, внедрила 4-дневку в 2020 году, сразу на постоянной основе. Опрос внутри компании показал, что 91% сотрудников стали чувствовать себя счастливее и продуктивнее в новых условиях. Аналогичное решение приняли в финтех-стартапе Bolt Financial после успешного 3-месячного теста.

Очевидно, что в переходе на 4-дневку есть масса плюсов — начиная от повышения вовлеченности команды и экономии ресурсов, и заканчивая ростом производительности. Однако подводных камней тоже хватает.

Так, в упомянутой ранее Perpetual Guardian со временем выяснилось, что работники стали отвлекаться на срочные, но менее важные задачи. А компании Svartedalen пришлось нанимать дополнительный персонал, который работал, пока основная команда отдыхала 3 дня. Через 2 года эксперимент прикрыли.

Есть и более мрачные случаи. Treehouse уволила 22 сотрудника, чтобы попробовать эксперимент с 4-х дневной рабочей неделей. В итоге пилот провалился, а гендир назвал затею «несправедливой» и вернул пятидневку.

Подводя итог, можно с уверенностью сказать: четырехдневная рабочая неделя — тренд, который набирает популярность в современном деловом мире.

Тщательно проработав каждый нюанс, можно рассчитывать на успех пилотного запуска 4-дневки. А дальше — анализируйте фидбек, отслеживайте метрики и оперативно вносите корректировки для выстраивания системы. Только так новая модель рабочей недели будет эффективно интегрирована в жизнь компании и станет ее конкурентным преимуществом.

Создайте безопасное и эффективное рабочее пространство с Compass.

Для команды до 10 человек приложение бесплатное. Если пользователей больше 10, у нас есть бесплатный пробный период на 30 дней. И самое приятное — мессенджер можно установить на своем сервере.