Удалёнке — да, хайпу — нет!

Многие компании сейчас вынуждены перейти на удаленную работу. Это вызывает организационные вопросы. С середины 2018 года мы работаем полностью удаленно, до этого несколько лет работали в офисе со свободным графиком, и нам есть что рассказать и чем поделиться. Надеюсь, наш опыт поможет кому-то перейти на удаленку максимально безболезненно.

До появления «ВоркХарда» (я писал о том, как мы запилили биржу копирайтинга) наш бизнес был связан с инфосайтами. В 2015 году он значительно вырос, нам потребовался офис. Сначала это было маленькое помещение, а в 2016-м мы сняли большой коттедж на 300 м².

У нас было две основных должности: контент-менеджеры и аналитики. Первые всегда были на удаленке, и мы неплохо справлялись с их обучением и контролем. Но основную ставку мы делали на аналитиков, и тогда нам казалось, что круто их обучить и проконтролировать мы сможем только если они будут сидеть рядом с нами.

Аналитик в нашем бизнесе — это кто-то вроде главного редактора, но с глубоким погружением в различные цифры, такой небольшой менеджер, умеющий работать с цифрами.

В какой-то момент мы решили поэкспериментировать и дать шанс карьерного роста нашим лучшим контент-менеджерам — ребятам на удаленке, которые явно выделялись по качеству и количеству работы.

Мы выбрали двух лучших из лучших и попробовали удаленно обучать их работе аналитиков. Результат превзошел все наши ожидания: они стали работать в разы лучше тех, кого мы обучали с глазу на глаз.

Надо отметить, что и удаленных работников, и у тех, кто сидел с нами в одном офисе, была сдельная оплата. Но в итоге мы увидели интересную картину: наши удаленные ребята работали с большим удовольствием и рвением, чем офисные сотрудники. Соответственно, их заработок был существенно выше: около 30–40 тысяч рублей на удаленке в месяц против 15–20 тысяч в офисе.

И тогда мы подумали: «Может, мы хотим обучать и контролировать людей в офисе просто потому, что нам кажется, что мы это умеем? Может, попробовать делать все то же самое, но удаленно — вдруг удастся научиться?»

Попробовать стоит! Это не только удобный формат работы и расширение рынка доступных кадров, но и возможность существенно сэкономить.

Для примера: в Самаре аренда 6 м² на сотрудника — минимум 3000 рублей в месяц, а если есть кухня или какие-то подсобные помещения, то еще больше. Плюс затраты на уборку, интернет по корпоративным ценам и оборудование, которое устаревает со скоростью примерно в одну тысячу рублей в месяц. Так незаметно набегает около 5 тысяч на сотрудника ежемесячно.

Нам пришлось пересмотреть свой подход к обучению, выработать новые схемы взаимодействия, научиться обучать и контролировать на расстоянии. Но в итоге в середине 2018 года мы полностью отказались от офиса, и сейчас у нас работают только удаленные сотрудники.

Три кита эффективной работы: контроль, четкая постановка задач и сроки их выполнения. Людям должно быть предельно ясно, что нужно сделать, к какому сроку и кому отчитаться о работе.

Для каждой команды мы используем разные системы постановки задач: у программистов это Jira, у отдела маркетинга и команд, связанных с сайтами, — Trello.

Ну и, конечно, все и всегда на полную используют Google-документы.

Чтобы все четко понимали, что и когда им нужно сделать, мы используем систему «процедур».

Практически в любом деле вся работа состоит из типовых и нетиповых (совещания, переговоры, мозговые штурмы, обсуждение новых идей) задач. Последних со временем становится все меньше, а первых — больше. Так типовые задачи становятся набором повторяемых процедур, из которых состоит любой бизнес.

Например, каждый понедельник главный в команде маркетинга собирает со всех данные по количеству отработанных на прошедшей неделе часов, вносит их в специальную таблицу со всеми необходимыми реквизитами и передает ее мне. А каждое 20-е число мы запускаем голосование среди заказчиков за скидку месяца.

Наличие ответственного, которому нужно отчитаться, — дополнительная мотивация не сорвать срок выполнения задачи. Кроме того, этот человек может посмотреть на результат работы свежим взглядом, что никогда не бывает лишним.

Что дает система процедур:

Идеальная система оплаты для удаленных команд — сдельная. Например, выложил текст на сайт и получил 300 рублей. К сожалению, не всю работу можно так измерить, поэтому мы пришли к почасовой оплате.

Сейчас у нас есть несколько команд (программисты, маркетинг, саппорт и люди, занимающиеся информационными сайтами) и все они на почасовой оплате, разнятся только ставки. Исключение — саппорт, у них оплата за смену.

При этом мы не используем никакой специальный софт, чтобы контролировать время сотрудников, а стараемся доверять людям.

В качестве корпоративного мессенджера мы используем Telegram, где под каждый проект у нас есть отдельный чат.

За последние десять лет я практически ни разу ни с кем не разговаривал голосом по телефону. Мне не нравится, когда мне звонят и отвлекают от чего-то: это неэффективно и плохо. Я за асинхронное общение. Любые уведомления на телефоне выключены.

Изначально именно по этому принципу мы пытались строить удаленную работу: общались только в чатах, экспериментировали с системами постановки задач.

В начале 2019 года мы с программистами решились на эксперимент и попробовали еженедельно созваниваться, чтобы посмотреть, что из этого выйдет (мы тогда переосмысливали Scrum, а там созвоны являются неотъемлемой частью).

Меня удивило, насколько быстрее пошла работа. Эффективность выросла примерно в три раза, потому что вся техническая команда сразу знала, что и зачем мы делаем, какая у нас очередность, почему это важно и какого результата мы ждем.

В итоге мы стали созваниваться регулярно, просто заранее запланировали удобное для всех время и день недели для созвона — сделали это стандартной еженедельной процедурой. Кстати, практику созвонов в итоге ввели не только для программистов, но и для других команд.

Абсолютно всех, кто сейчас с нами работает, мы вырастили с нуля.

Наша идея заключается в следующем: нужно дать человеку какую-то простую работу и посмотреть как он справляется. Если он сам, без напоминаний и подталкиваний, хорошо выполняет монотонную и нудную работу, которую объективно сложно заставить себя делать, то можно быть уверенным, что это адекватный, ответственный и усидчивый человек, который знает цену деньгам.

Именно по этому принципу мы выбирали всех наших сотрудников. Так, ребята из команды маркетинга сначала пришли к нам на биржу в качестве копирайтеров, написали очень много отличных статей и проявили свою ответственность. Представители саппорта сначала были контент-менеджерами, а потом проверяющими и на каждом этапе они работали круто и качественно.

Программистов мы тоже тестировали перед тем как нанять: дали им довольно много монотонной и низкооплачиваемой работы и посмотрели как они с ней справляются (им нужно было побыть в роли контент-менеджера и выложить 20 статей на сайт, это примерно 30 нудных часов чистого рабочего времени + несколько часов на обучение). Тех, кто справился хорошо, мы начали учить.

Я считаю, что такая воронка максимально эффективна. Не все могут работать на удаленке. Если человека нужно постоянно пинать и заставлять, его работа не будет эффективной.

Наша компания почти два года работает полностью удаленно с почасовой системой оплаты.

Раз. Мы не засекаем и не контролируем время. Мы верим на слово. Если у меня или у руководителя команды возникают вопросы по времени работы, мы просто уточняем, почему работа заняла больше времени. Всегда этому есть логичное и правдивое объяснение.

Люди знают, что я могу проверить и спросить, и это само по себе — хороший сдерживающий фактор на случай, если кто-то решит схитрить. При этом они видят доверие и ценят его.

Два. Мы не работаем со случайными людьми. Это действительно важно. Абсолютно все в нашей команде прошли серьезный отбор, круто справились с нудной, дешевой работой и максимально проявили себя.

Три. У нас работает практика постоянных созвонов и стандартных процедур.

Созвон позволяет всем сразу понимать, что происходит и участвовать в обсуждении, а еще помогает синхронизировать команду, сделать так, чтобы все были на одной волне и пользовались одной терминологией. Конференц-звонок в Skype занимает от 30 минут до полутора часов и экономит десятки часов переписок чатах.

Четыре. Календари процедур позволяют навести порядок в хаосе — с их помощью каждый знает, что должен сделать и когда (у нас это просто табличка в Google-докс).

Сейчас уникальное время. Многие не вернутся в офис после вынужденной удаленки.

Мы считаем, что мир уже не будет прежним и сейчас самое время начать адаптироваться к новой реальности.

P. S. А еще я веду канал, в котором публикую свои мысли о стартапах и развитии бизнеса. Многие из мыслей капитанские — ну да не все являются Илонами Масками прямо с рождения. Кому интересно — подписывайтесь!