Удалёнке — да, хайпу — нет!

Многие компании сейчас вынуждены перейти на удаленную работу. Это вызывает организационные вопросы. С середины 2018 года мы работаем полностью удаленно, до этого несколько лет работали в офисе со свободным графиком, и нам есть что рассказать и чем поделиться. Надеюсь, наш опыт поможет кому-то перейти на удаленку максимально безболезненно.

Удалёнке — да, хайпу — нет!

Предыстория

До появления «ВоркХарда» (я писал о том, как мы запилили биржу копирайтинга) наш бизнес был связан с инфосайтами. В 2015 году он значительно вырос, нам потребовался офис. Сначала это было маленькое помещение, а в 2016-м мы сняли большой коттедж на 300 м².

У нас было две основных должности: контент-менеджеры и аналитики. Первые всегда были на удаленке, и мы неплохо справлялись с их обучением и контролем. Но основную ставку мы делали на аналитиков, и тогда нам казалось, что круто их обучить и проконтролировать мы сможем только если они будут сидеть рядом с нами.

Аналитик в нашем бизнесе — это кто-то вроде главного редактора, но с глубоким погружением в различные цифры, такой небольшой менеджер, умеющий работать с цифрами.

У меня даже была влажная фантазия: компания продолжит экспоненциальный рост и в какой-то момент у нас будет ангар аналитиков!

В какой-то момент мы решили поэкспериментировать и дать шанс карьерного роста нашим лучшим контент-менеджерам — ребятам на удаленке, которые явно выделялись по качеству и количеству работы.

Мы выбрали двух лучших из лучших и попробовали удаленно обучать их работе аналитиков. Результат превзошел все наши ожидания: они стали работать в разы лучше тех, кого мы обучали с глазу на глаз.

Надо отметить, что и удаленных работников, и у тех, кто сидел с нами в одном офисе, была сдельная оплата. Но в итоге мы увидели интересную картину: наши удаленные ребята работали с большим удовольствием и рвением, чем офисные сотрудники. Соответственно, их заработок был существенно выше: около 30–40 тысяч рублей на удаленке в месяц против 15–20 тысяч в офисе.

И тогда мы подумали: «Может, мы хотим обучать и контролировать людей в офисе просто потому, что нам кажется, что мы это умеем? Может, попробовать делать все то же самое, но удаленно — вдруг удастся научиться?»

Попробовать стоит! Это не только удобный формат работы и расширение рынка доступных кадров, но и возможность существенно сэкономить.

Для примера: в Самаре аренда 6 м² на сотрудника — минимум 3000 рублей в месяц, а если есть кухня или какие-то подсобные помещения, то еще больше. Плюс затраты на уборку, интернет по корпоративным ценам и оборудование, которое устаревает со скоростью примерно в одну тысячу рублей в месяц. Так незаметно набегает около 5 тысяч на сотрудника ежемесячно.

Нам пришлось пересмотреть свой подход к обучению, выработать новые схемы взаимодействия, научиться обучать и контролировать на расстоянии. Но в итоге в середине 2018 года мы полностью отказались от офиса, и сейчас у нас работают только удаленные сотрудники.

Гипотеза подтвердилась — чтобы хорошо взаимодействовать удаленно, нужно просто приложить усилия и научиться это делать.

К нам не ездили заказчики, поэтому критериями выбора помещения были только наше удобство и комфорт
К нам не ездили заказчики, поэтому критериями выбора помещения были только наше удобство и комфорт

Порядок, а не хаос

Три кита эффективной работы: контроль, четкая постановка задач и сроки их выполнения. Людям должно быть предельно ясно, что нужно сделать, к какому сроку и кому отчитаться о работе.

Для каждой команды мы используем разные системы постановки задач: у программистов это Jira, у отдела маркетинга и команд, связанных с сайтами, — Trello.

Ну и, конечно, все и всегда на полную используют Google-документы.

Чтобы все четко понимали, что и когда им нужно сделать, мы используем систему «процедур».

Практически в любом деле вся работа состоит из типовых и нетиповых (совещания, переговоры, мозговые штурмы, обсуждение новых идей) задач. Последних со временем становится все меньше, а первых — больше. Так типовые задачи становятся набором повторяемых процедур, из которых состоит любой бизнес.

Мы стремимся к тому, чтобы 90% работы или больше состояло из повторяемых и предсказуемых процедур, у каждой из которых есть ответственный.

Например, каждый понедельник главный в команде маркетинга собирает со всех данные по количеству отработанных на прошедшей неделе часов, вносит их в специальную таблицу со всеми необходимыми реквизитами и передает ее мне. А каждое 20-е число мы запускаем голосование среди заказчиков за скидку месяца.

Наличие ответственного, которому нужно отчитаться, — дополнительная мотивация не сорвать срок выполнения задачи. Кроме того, этот человек может посмотреть на результат работы свежим взглядом, что никогда не бывает лишним.

​Первая версия процедур нашей маркетинговой команды
​Первая версия процедур нашей маркетинговой команды

Что дает система процедур:

  • работа состоит из исполнения простых и понятных задач, имеет порядок и системность;
  • мы можем максимально легко интегрировать новых людей или делегировать отдельные задачи;
  • у нас есть единая система, которую мы можем постоянно улучшать и дополнять новыми задачами.

Как и сколько платить?

Идеальная система оплаты для удаленных команд — сдельная. Например, выложил текст на сайт и получил 300 рублей. К сожалению, не всю работу можно так измерить, поэтому мы пришли к почасовой оплате.

Сейчас у нас есть несколько команд (программисты, маркетинг, саппорт и люди, занимающиеся информационными сайтами) и все они на почасовой оплате, разнятся только ставки. Исключение — саппорт, у них оплата за смену.

При этом мы не используем никакой специальный софт, чтобы контролировать время сотрудников, а стараемся доверять людям.

Коммуникация

В качестве корпоративного мессенджера мы используем Telegram, где под каждый проект у нас есть отдельный чат.

Общаемся мы там неформально, потому что я уверен, что люди должны иметь возможность самовыражения и не стоит загонять их в строгие рамки.

Вообще, мы достаточно неформально общаемся и с заказчиками и исполнителями, но это тема отдельного разговора.

За последние десять лет я практически ни разу ни с кем не разговаривал голосом по телефону. Мне не нравится, когда мне звонят и отвлекают от чего-то: это неэффективно и плохо. Я за асинхронное общение. Любые уведомления на телефоне выключены.

Изначально именно по этому принципу мы пытались строить удаленную работу: общались только в чатах, экспериментировали с системами постановки задач.

В начале 2019 года мы с программистами решились на эксперимент и попробовали еженедельно созваниваться, чтобы посмотреть, что из этого выйдет (мы тогда переосмысливали Scrum, а там созвоны являются неотъемлемой частью).

Меня удивило, насколько быстрее пошла работа. Эффективность выросла примерно в три раза, потому что вся техническая команда сразу знала, что и зачем мы делаем, какая у нас очередность, почему это важно и какого результата мы ждем.

В итоге мы стали созваниваться регулярно, просто заранее запланировали удобное для всех время и день недели для созвона — сделали это стандартной еженедельной процедурой. Кстати, практику созвонов в итоге ввели не только для программистов, но и для других команд.

Идеальный удаленный работник — кто он

Абсолютно всех, кто сейчас с нами работает, мы вырастили с нуля.

Наша идея заключается в следующем: нужно дать человеку какую-то простую работу и посмотреть как он справляется. Если он сам, без напоминаний и подталкиваний, хорошо выполняет монотонную и нудную работу, которую объективно сложно заставить себя делать, то можно быть уверенным, что это адекватный, ответственный и усидчивый человек, который знает цену деньгам.

Именно по этому принципу мы выбирали всех наших сотрудников. Так, ребята из команды маркетинга сначала пришли к нам на биржу в качестве копирайтеров, написали очень много отличных статей и проявили свою ответственность. Представители саппорта сначала были контент-менеджерами, а потом проверяющими и на каждом этапе они работали круто и качественно.

Программистов мы тоже тестировали перед тем как нанять: дали им довольно много монотонной и низкооплачиваемой работы и посмотрели как они с ней справляются (им нужно было побыть в роли контент-менеджера и выложить 20 статей на сайт, это примерно 30 нудных часов чистого рабочего времени + несколько часов на обучение). Тех, кто справился хорошо, мы начали учить.

Я считаю, что такая воронка максимально эффективна. Не все могут работать на удаленке. Если человека нужно постоянно пинать и заставлять, его работа не будет эффективной.

Вместо итога

Наша компания почти два года работает полностью удаленно с почасовой системой оплаты.

Раз. Мы не засекаем и не контролируем время. Мы верим на слово. Если у меня или у руководителя команды возникают вопросы по времени работы, мы просто уточняем, почему работа заняла больше времени. Всегда этому есть логичное и правдивое объяснение.

Люди знают, что я могу проверить и спросить, и это само по себе — хороший сдерживающий фактор на случай, если кто-то решит схитрить. При этом они видят доверие и ценят его.

Два. Мы не работаем со случайными людьми. Это действительно важно. Абсолютно все в нашей команде прошли серьезный отбор, круто справились с нудной, дешевой работой и максимально проявили себя.

Три. У нас работает практика постоянных созвонов и стандартных процедур.

Созвон позволяет всем сразу понимать, что происходит и участвовать в обсуждении, а еще помогает синхронизировать команду, сделать так, чтобы все были на одной волне и пользовались одной терминологией. Конференц-звонок в Skype занимает от 30 минут до полутора часов и экономит десятки часов переписок чатах.

Четыре. Календари процедур позволяют навести порядок в хаосе — с их помощью каждый знает, что должен сделать и когда (у нас это просто табличка в Google-докс).

Сейчас уникальное время. Многие не вернутся в офис после вынужденной удаленки.

Мы считаем, что мир уже не будет прежним и сейчас самое время начать адаптироваться к новой реальности.

P. S. А еще я веду канал, в котором публикую свои мысли о стартапах и развитии бизнеса. Многие из мыслей капитанские — ну да не все являются Илонами Масками прямо с рождения. Кому интересно — подписывайтесь!

22
47 комментариев

"но и возможность существенно сэкономить."
 "их заработок был на порядок выше. В цифрах это около 30-40 тысяч рублей в месяц против 15-20 тысяч."

Дeствительно. Удалённая работа рассматривается как бонус, поэтому удалёнщикам можно платить на порядок меньше. Зачем платить московскую зарплату в офисе 100к, если можно платить 10к человеку из Мухoсрaнска.

"Идеальная система оплаты для удаленных команд – сдельная. "

Точно. Удалёнка - это абсолютно тоже самое что и фриланс. Никакого трудового договора. Никаких отпусков. Формат работы 24/7.


"и расширение рынка доступных кадров, но и возможность существенно сэкономить."

Действительно. После сделанной работы можно сотрудника кинуть с оплатой и найти другого. Хоть каждую неделю кидай их с оплатой и бери другого.

"К сожалению, не всю работу можно так измерить, поэтому мы пришли к почасовой оплате."

Это ещё лучше. По часам платить можно гораздо меньше чем за результат. Всегда можно предъявить сотруднику что он хочет обмануть работодателя и "списать" ему часы. Типа "тут всего 50 строчек кода" - делов-то на 5 минут. А ничё что чтобы написать этот код надо часами читать документацию, дебажить и тестить.

21
Ответить

Вынужден вступить в дискуссию =) Почему-то вы позволили придумать себе много доводов, которые выглядят, как будто они про нас. Но у нас даже близко такого нет.

1) 30-40к в 17 году для регионов - вполне себе нормальная зарплата (да и сейчас не самая плохая).

2) Да, сотрудника можно кинуть. Но это не выгодно по деньгам - обучать хороших слишком долго и дорого - раз. Просто подумайте, сколько часов нужно потратить чтобы ввести в курс дел, например, программиста. Или сотрудника техподдержки.

Репутацию восстановить очень тяжело - два. Но это все не главное.

Мы никогда и никого из своих работников не "кидали" и не собираемся - просто потому что мы не обманываем людей. Это главное.

3) Трудовой договор на удаленке - можно и заключить, почему нет? Но есть и куча других вариантов сотрудничества (мы используем разные).

4) Мы никогда не уменьшаем оплату за часы из-за того, что кому-то кажется что тут дел на 5 минут. Всегда есть обоснование сумме в табеле учета - и все тестирование и чтение документации попадают в учет и мы за это время платим. Да даже скайп-созвон попадает в учет рабочего времени и оплачивается.

5
Ответить

Дважды работала с почасовой оплатой (не с ВХО, с двумя заказчиками – один прямой, другой, кстати, как раз с ВХО – объявление о вакансии было дано в чате исполнителей). И оба раза не могу назвать сотрудничество удачным.

Оба зака желали получить отличный, да что там, шикарный, результат. При этом-кол-во затраченного времени их ну никак не устраивало. Сначала вроде поманили хорошими условиями, но потом посчитали, что что-то многовато они платят)))

Расписывать подробно, что и как происходило, здесь не имеет смысла – долго и неинтересно. Но почасовка – это однозначно сильное желание заказчика сэкономить – всегда можно сказать, что, черт подери, ты неэффективно используешь время, и надавать кучу с виду полезных рекомендаций, которые по факту оказываются пустышками))).

5
Ответить

Отличные рекомендации и советы, спасибо что поделились опытом 👍 Сейчас многим актуально!

5
Ответить

Спасибо! Постараемся и дальше делиться =)

3
Ответить

Спасибо за дельные советы!

4
Ответить

Дать программисту 30 часов нудной работы - это слабо. Надо было попросить программистов, помимо  работы с контентом, каждый день приседать 300 раз, делать 100 фото, писать одну статью в корпоративный блог и ещё одну статью в личный технический блог. 

Таким образом вы получите усидчивого, креативного зожника, который и контент может создавать если чо, и вообще готов на все.

4
Ответить