Как забустить работу набором инструментов для управления проектами и командой
Опыт онлайн-школы NeoFamily, где школьников готовят к ЕГЭ, и её основателя Андрея Фомина. Андрей перевёл сотрудников в сервис командной работы WEEEK, открыл для себя вселенную проектного управления и создал методичку с набором методологий и инструментов, которые прокачали эффективность его команды
Как переход на таск-трекер поменял командную работу
До нашего сервиса команда пробовала использовать Trello, но там не вышло построить командную работу: каждый вёл только свои задачи. А WEEEK как инструмент и платформа для командной работы сам собой подтолкнул команду к объединению в одном пространстве.
В WEEEK удобно работать в команде: можно создать несколько досок в одном проекте, объединить задачи из разных проектов в общих календарях. А ещё тут много фич для Agile-методов: Канбан-доски, доски-спринты, декомпозиция задач и гибкая настройка рабочего пространства под нужды команды.
Набор нетипичных фич сделал своё дело:
С переходом на WEEEK я стал увлекаться разными методологиями работы. Мы впервые начали декомпозировать задачи и использовать связи — и это натолкнуло на мысль: «А что ещё есть, помимо этого?» Наличие в WEEEK таймера Помодоро и медитаций заставило подумать: «Круто, значит, это реально используют — значит, это работает». И я стал погружаться в тему методологий и Agile.
В итоге Андрей собрал актуальные методологии работы, адаптировал их под компанию, всё это описал и объединил в двадцатистраничную методичку. Получилась небольшая внутренняя книга компании — по ней можно синхронизировать команду, знакомить её с накопленным опытом и обучать новичков. А ещё распространять идею, что эффективные процессы — основа роста и экономии сил.
Какие методологии прижились в NeoFamily
Команда NeoFamily сделала принципиально умную вещь — попробовала несколько инструментов и методов и оставила те, что действительно сработали для их удалённой команды.
Вот они.
Канбан и спринты
Эти методы нужны для организации командной работы, управления процессами и задачами.
- Двухнедельные спринты в разработке. За этот период команда должна выпустить набор итераций — улучшений — в продукте. Спринты определяют темп работы, загруженность и дедлайны.
- Канбан-доски. Метод управления работои через визуализацию. Задачи на доске распределяются по колонкам, которые отражают этапы работы. Это помогает видеть, что команде предстоит делать, что уже делается и что готово. А ещё помогает анализировать загруженность команды, проблемы в процессах и синхронизировать разные отделы между собой.
Канбан можно легко настроить под свои нужды (дифирамбы Канбану у нас тут). У метода есть универсальные плюсы — вот какие выделил Андрей:
- Сотрудник может оценить, какие задачи предстоят в ближаишее время, и оценить свои силы
- Новым сотрудникам проще влиться в работу и начать приносить результаты
- Легко выявить точки роста и проблемные зоны — видно пустые колонки или, наоборот, скопление задач в колонках
- Бэклог и полная картина по проекту поднимают мотивацию сотрудникам — они не в информационном вакууме и чувствуют принадлежность к проекту
Канбан — идеальная платформа, чтобы наладить бизнес-процессы, внедрить метрики, убрать ненужные планёрки и, как итог, улучшить производительность отдела. Важный нюанс — нужно сделать инструкцию по работе на доске, то есть «описать флоу работы». Там должны быть следующие данные: 1) как должно выглядеть оформление задачи 2) как задача должна перемещаться по доске; 3) как определяется ответственность за задачу в разных колонках. По мере работы прописывайте кейсы, которые вам встречаются — например, в каких ситуациях чаще всего начинает «течь» операционка , — и как их получается избегать. Исследуйте!
Креативные техники
Эти методы отлично помогают креативно «раскрепостить» команду. Особенно пригодятся, если есть дефицит идей или надо их конвейерно генерировать.
- Брейншторм. Регулярные и по всем правилам (про которые мы писали тут). Применяется для идей сценариев рилсов. Так получается придумывать за час обсуждения 50 рабочих идей
- Шесть шляп мышления. Эта методика брейншторма нацелена на обсуждение одной задачи или принятие решения, которое должно быть обдумано с разных сторон и позиций. Шесть шляп — это шесть направлений мышления. Про методику шести шляп можно почитать тут
Метод шести шляп позволил принять верное стратегическое решение и укрепить летний оффер. Один раз это позволило выявить неочевидные минусы у новой кураторской системы — и заблаговременно позаботиться об их нивелировании. Обсуждение от постановки проблемы до формирования итога заняло менее 2 часов
Рефлексия и приоритизация
Здесь хорошо прижились три метода:
- Покер планирования. Карточная игра для оценки командой задачи по уровню сложности. Делает три дела сразу — помогает сформировать план работы, открывает простор для командного взаимодействия и рефлексии над предстоящей работой.
- Ретроспектива. А вот это модификация планёрки. Цель — качественно обсудить результаты работы. В NeoFamily ретро состоит из трёх этапов: чем команда гордится, что могли бы сделать лучше и что исправят в следующий раз.
- Матрица Эйзенхауэра. Это таблица из четырёх квадрантов, которая распределяет задачи по важности и срочности. Позволяет грамотно расставить приоритеты и сфокусироваться на глобальной цели. Идеально для личного планирования и верхнеуровневого стратегического управления.
После внедрения методологий сотрудники стали замечать, что работать стало проще, а они начали выдавать тот же результат с меньшими трудозатратами. Появляется больше работающих идей и гипотез. Теперь есть время на аналитику — к примеру, раньше мы не оценивали, как проходят наши трансляции, а сейчас есть силы на полный анализ.
Самап — что нужно, чтобы твоя команда стала эффективнее
⚒️ Хороший техстак команды: WEEEK для управления задачами, Miro для брейнштормов и визуализаций, Zoom и мессенджеры для общения
🖊️ Внутренние регламенты: флоу постановки задач и управления процессами, чтобы команда следовала единым правилам работы
📂 База знаний компании: описание продукта, его стратегически важных частей и та самая методичка — как формат передачи накопленного командой опыта
Ещё полезное
- Больше о том, как Neofamily использует WEEEK, можно почитать тут
- Потестировать WEEEK бесплатно — вот здесь
- А о том, как поставить на рельсы методологии уже сработавшуюся команду, рассуждаем здесь