Плохая новость - это хорошо

Да, именно так. Особенно в проектах и при движении команды к своим целям. Давайте разбираться почему.

Вот представьте себе, вы руководите командой, не важно, проект у вас или просто подразделение. Перед командой есть цели, к которым она движется. Вы как руководитель, держите руку на пульсе. И вроде бы все хорошо идет. Динамика продвижения к целям положительная, команда мотивирована и работает хорошо. Но в один "прекрасный" момент, когда до достижения цели осталось совсем немного, когда вы уже рапортуете наверх, что рисков срыва сроков вы не видите и все будет хорошо, когда вы уже предвкушаете премию ...

БАЦ !!!

Надеюсь не надо описывать то состояние, в котором пребывает руководитель после такой новости.

А особенно масла в огонь подливает факт того, что о данной проблеме люди знали достаточно давно. И что в принципе, если бы они об этом сказали сразу, как им стало известно, то масштаб бедствия был бы значительно меньше и проблему удалось бы ликвидировать практически без последствий. А когда о ней руководитель узнает на финишной прямой ... это просто жесть вселенская.

Почему же так происходит? Почему плохие новости приходят поздно?

- сотрудники могут просто бояться озвучить их руководителю и навлечь на себя "кару небесную".

У меня была одна новенькая молодая девочка в проекте, которая должна была подготовить документацию для тендера. Периодически её спрашивал, как дела? Отвечала, что все хорошо. Первый звоночек прозвучал, когда попросил её драфты документов показать. Не показала. В итоге выяснилось, что она не выполнила задачу, т.к. ей не хватало информации, она пыталась запрашивать у других подразделений, но всё двигалось медленно. Ко мне обратиться стеснялась, т.к. боялась, что будет обвинена в некомпетентности. В общем глупости. Хорошо, что я держал вопрос под контролем и мне удалось перепоручить задачу. Иначе бы тендер не произошел.

-"Мы надеялись, что само рассосется" (и это пример фразы из жизни).

В одном из проектов ИТ инфрастурктура забыла посчитать необходимый объем памяти с учетом резервирования. Позднее понадеялись, что как-то оно само все разрешится, да и закупки централизованные близились. Авось пронесет.

Так вот, друзья, ничего само не рассасывается в управлении проектами, подразделениями, командами ... ничего.

- сотрудники сами не могли предугадать о возникновении проблемы.

Да, такое бывает. Все ошибаются. Возможно не хватило опыта у сотрудников. Всякое может быть. И тут есть доля вины руководителя. Так вот, чем раньше руководитель узнает о проблемах, имеющихся или самое главное о потенциальных, тем лучше будет для команды, для проекта, для компании! А как можно узнать о проблемах?

Правильно - коммуникация, коммуникация и еще раз коммуникация!

Руководитель должен постоянно ходить и задавать вопросы. Всем и обо всём!

Пока проблемы нет, вернее так - пока она вам не известна, задавайте вопросы сотрудникам.

Основой вопросов в этом случае должны быть: «Что еще?», «Этого достаточно?», «Мы ничего не забыли?», «Это связано с ... ?», «Кто мог бы детальнее рассказать ... ?», «А если детализировать ...?», «Что нам необходимо для этого?», «Как нам избежать ...?», «Какой запасной вариант есть?», «А если не сработает?», «Чем я могу помочь?» и т.д.

Когда проблема есть и она вам известна – тем более задавайте вопросы сотрудникам.

Основой вопросов в этом случае могут быть: «Что привело нас к проблеме?», «Какие решения мы не приняли?», «Что бы мы могли сделать лучше?», «На что мы не обратили внимание?», «Что мы упустили?», «Как нам этого избежать в будущем?», «Какие варианты решения у нас есть?», «Что еще можно предложить?» и т.д.

Представьте, что вы дилетант или что вы ребенок. Задавайте вопросы, которые на первый взгляд наивные, бестолковые. Задавайте простые по формулировкам вопросы. Задавайте наводящие вопросы.Задавайте вопросы, которые помогут сотрудникам глубже копнуть в задачу, понять им, что задачи надо проработать очень глубоко. Возможно с помощью ваших вопросов сотрудники не упустят «тонкие моменты» в решении задачи. Не бойтесь показаться некомпетентным.

Лучше на старте задать 1001 вопрос и прийти к цели, чем бояться показаться в глазах окружающих некомпетентным, не задать возможно единственный вопрос, который в будущем мог бы спасти ваш проект команду, компанию.

Да, знаю, что некоторые руководители не то чтобы стесняются задавать вопросы, а считают ниже своего достоинства что-ли, боятся показаться некомпетентными. И зря.

Плохая новость о проблеме, которую руководитель узнал как можно раньше, может быть часто исправлена без существенных последствий. Чем позже будет сообщена плохая новость, тем более крупные последствия она несет для компании.Именно поэтому, ранняя плохая новость - это хорошо! У вас есть время все исправить.

А как вы считаете, плохая новость может быть хорошей? Оставляйте свое мнение в комментариях.