Как выстроить работу руководителя и бизнес-ассистента

Признаки, что тебе нужен личный ассистент, список того, что ему можно делегировать, и набор инструментов для эффективной совместной работы

Сегодня расскажем о роли бизнес-ассистента, как эффективно организовать их сотрудничество и посмотрим, как это делают другие. Личным опытом с нами поделилась исполнительный директор и управляющий партнёр франчайзинговой сети VLAVASHE Дарья Януш и SEO-специалистка WEEEK Виктория Палешко. И даже мнение ассистентки Виктории!

Бизнес-ассистент — это правая, а иногда и левая рука руководителя. Этот человек снимает с руководителя часть рутинных задач.

Глобальная задача руководителя — стратегическое управление. Здесь от его действий зависит, будут ли завтра деньги на зарплаты и выживет ли вообще компания, проект, отдел. Однако есть на руководителе и рутинные процессы — составить график встреч, ответить на почту, контролировать сотрудников. И бытовые вещи, которые вмешиваются в рабочий день: пообедать, записаться к врачу, забрать вещи из химчистки.

В рутинных процессах задач, возможно, даже больше (хоть они и более мелкие) — они-то и занимают большую часть дня. И, что плохо для руководителя, они вынуждают распыляться и сбивают фокус.

Утопая в рутине, пытаясь успеть всё и боясь делегировать, можно забыть что-то крайне важное и в перспективе выгореть.

Народная примета: когда хочется накричать на кофемашину, это к найму ассистента. Ну, или к выгоранию. Если серьёзно, то вот несколько красных флагов, что пора искать помощника:

Если хочешь оптимизировать процессы, сосредоточиться на том, что действительно важно в бизнесе, и дать себе возможность отдохнуть, то пришло время подумать о найме бизнес-ассистента.

В фильме «Стажёр» показана типичная ситуация, когда героине Энн Хэтэуэй, основательнице интернет-магазина одежды, явно нужен был ассистент. Она опаздывала на встречи, почти не спала и толком не ела, жила в стрессе. На самом деле, героине был нужен уже второй ассистент…

Здесь важно провести черту между личным помощником и бизнес-ассистентом.

Личный помощник — это человек, который помогает организовать твои личные задачи: записать к врачу или на массаж, забрать доставку, сдать вещи в химчистку, заказать клининг. Для этой роли не так важно, какое у человека образование, опыт работы. Гораздо важнее человеческие качества и ваша совместимость.

А бизнес-ассистент отвечает за всё, что касается рабочих моментов. Иногда может взять на себя часть личных задач руководителя: заказать такси, записать к врачу, отправить посылку, — но это по договорённости. Главная задача бизнес-ассистента — разгружать тебя по части бизнеса, поэтому к нему могут быть дополнительные требования: образование, знание языков, опыт работы с документацией.

Примеры задач бизнес-ассистента:

А в фильме «Дьявол носит Prada» сама Энн Хэтэуэй была ассистентом, то ли бизнес, то ли личным, то ли просто жертва самодурства

Самое время задуматься, как ты будешь выстраивать общение с будущим ассистентом. Помощник должен упрощать и структурировать работу, а не усложнять её — так что просто сваливать все задачи и процессы в чат не подойдёт.

Вот, какие сервисы помогут выстроить совместную работу с ассистентом:

Мы поговорили с Дарьей Януш, исполнительным директором и управляющим партнёром федеральной франчайзинговой сети VLAVASHE. Дарья поделилась с нами опытом сотрудничества с бизнес-ассистентом.

Ключевая задача Дарьи — управлять операционными процессами каждой открывающейся точки франчайзинговой сети VLAVASHE, курировать партнёров через их руководителей, а также развивать бизнес и делать его прибыльным. Другая сфера деятельности — наставничество. Дарья также ментор и основатель онлайн-школы по управлению ресторанным бизнесом. Таким образом, у неё много рабочих групп и команд, которыми необходимо управлять.

Какие задачи Дарья делегировала ассистенту:

Дарья Януш (VLAVASHE)

Я обратилась за помощью к опытному рекрутёру, чтобы вместе определить, какие задачи делегировать бизнес-ассистенту. Для намеченных задач отлично подходил удалённый формат, поэтому искали ассистента на удалёнку. Сначала обсуждали несколько дней в неделю, но в начале сотрудничества стало понятно — нужен график пять дней в неделю, полный рабочий день. Мой бизнес-ассистент закрывает рабочие задачи и часть личных задач: купить билеты, внести в расписание beauty-процедуры, заказать посылку и переслать её из одной страны в другую

Да, нам потребовалось время, чтобы моя ассистентка привыкла ко мне, чтобы я привыкла к ней. Учитывая удалённый формат работы, на это потребовалось чуть больше времени и, конечно же, такого не достигнешь с первого дня. Нужно давать обратную связь и проговаривать, какой формат подходит, а что нужно доработать. В нашем случае, в начале работы была сложность с транскрибацией совещаний. После не совсем верных транскрибаций, я более чётко сформулировала то, что хотела бы видеть.

Я знаю тех, кому нравится, когда ассистент всё время ездит вместе с ними на встречи, — а у кого-то ассистент платит за парковку, заказывает еду, покупает одежду. У каждого свои ожидания — и это нормально, мы все разные. Важно, чтобы ассистент изначально понимал, какие у вас требования и ему они подходили.

Например, для меня показатель — когда есть больше свободного времени, появляется наглядность в процессах и результатах. Я это вижу и понимаю — деньги потратила не зря.

Вика Палешко - SEO специалистка, которая помогает развивать и растить сайт и блог WEEEK. Кроме нас, у Вики есть другие проекты. Она рассказала, как бизнес-ассистент появился в её жизни, чем помог, и почему они тоже работают в WEEEK.

У меня растёт количество проектов и команд, с которыми нужно взаимодействовать, и параллельно я развиваю свой бизнес.

Виктория Палешко - SEO-специалистка

Недавно я взяла консультацию у руководителя агентства контент-маркетинга. Один из моих вопросов был «Как не сдохнуть? Я тону в операционке, и сил на развитие вообще не остаётся». Ответ был: «Начинай собирать команду и делегировать. Советую начать с бизнес-ассистента».

Консультант мне подсветил, какие задачи я могу передать ассистенту и как освободить время. Через неделю я нашла Ксюшу.

Она помогает:

80% нашей переписки с ассистентом состоит из таких сообщений

Вот, как сложилось у нас:

Задачи сразу стали вести в WEEEK по трём причинам:

А Ксюша сама организовала себе доску. Я туда даже не лезу, только на старте дала критерии:

Вот так выглядит доска бизнес-ассистента внутри WEEEK. Серые ячейки – секретные задачи =)

Мы живём в разных точках мира c Ксюшей и разницей во времени в пять часов. Остановились на одной онлайн-встрече в неделю, а вся остальная наша коммуникация идёт в мессенджере. Я прописала уровень занятости ассистента в вакансии — Ксюшу условия устроили. И привязки ко времени у нас нет — выполнять задачи Ксюша может утром, вечером, на выходных, когда ей удобно. Главное — укладываться в дедлайны.

Я искала ассистента в Telegram-канале . Из десятка похожих сообщений «Здравствуйте. Я по поводу вакансии. Актуально ли?» сразу выделилось сообщение Ксюши. Она подробно описала свой опыт, который почти полностью покрывал описанные мной задачи. Из всех кандидатов я пообщалась только с ней — и в итоге мы начали работать.

Текст вакансии, которую я закидывала на поиск бизнес-ассистента.

Пример одного из откликов на вакансию бизнес-ассистента

Отклик Ксюши на вакансию бизнес-ассистента

Вот советы по поиску ассистента:

Мой главный совет — весь процесс построения совместной работы делегируйте ассистенту. На старте проговорите, что хотите видеть и в каком формате. Дальше — задача ассистента организовать всё.

«Задачи» в экосистеме WEEEK — мой инструмент в работе. Раньше при планировании задач были заметки на телефоне и приложение календаря. Сегодня я уверенно говорю — функций заметок и календаря недостаточно.

В WEEEK задачи легко создаются и редактируются, удобно дополняются второстепенной информацией и всегда перед глазами в полном составе. А самое главное, фичи доски гибкие — и всегда можно настроить её отображение под себя. И я как раз разделила задачи на несколько блоков:

Ещё я поиграла с функциями и настроила отображение подзадач не только в карточке задачи, но и на доске, и использую приоритизацию задач. Когда необходимо следить за дедлайном, устанавливаю даты их старта, а потом те, что пока на паузе, отмечаю синим (то есть ставлю замороженный приоритет) и прочее.

Давай на примере WEEEK разберём, как организовать совместную работу с помощью таск-менеджера.

Начнём с постановки задач и составления расписания. Для этого отлично подойдёт основной сервис WEEEK — Задачи.

Здесь вы с ассистентом сможете планировать расписание и ставить друг другу задачи на день, неделю или месяц. И работать с ними в пяти разных режимах: Неделя, Месяц, Доски, Список и диаграмма Ганта.

Чтобы ассистент контролировал твою загруженность (и наоборот), используйте фильтр по исполнителю. Лайфхак — когда включён такой фильтр, новые задачи будут автоматически назначаться выбранному исполнителю.

Ассистент может использовать и другие фильтры, чтобы напоминать тебе о конкретном типе задач — например, с высоким приоритетом или просроченных.

Если ты используешь в работе онлайн-календари от Google, Яндекс или Apple, то можешь синхронизировать их с WEEEK в настройках аккаунта, раздел Интеграции. Подробные инструкции тут.

Ещё один классный раздел, который пригодится в работе, — База знаний. Это хранилище документов по типу Notion с текстово-блочным редактором.

Здесь ассистент сможет фиксировать для тебя важную информацию: саммари совещаний, полезные ссылки, контакты и другое. А ты, например, можешь прописать регламент совместной работы, который понадобится на старте работы.