Ретроспективы на удаленке: опыт «Биржи грузоперевозок ATI.SU»

В нашей команде 12 человек, и мы работаем по скраму больше пяти лет. В конце каждого двухнедельного спринта проводим ретроспективу. Мы используем ее для того, чтобы осмыслить опыт, полученный за прошедшие две недели, и понять, какие уроки можно извлечь, что учесть в будущем. За то время, что команда работает в удаленном режиме, мы провели уже несколько ретроспектив в новом для нас формате.

Обычно наши ретроспективы проходят по одному формату, который хорошо себя зарекомендовал, поэтому при переходе на удаленный режим мы его сохранили. Это распространённый в agile-сообществе способ организации ретроспективы, когда она «собирается» из 6 этапов. Иногда этапы объединяются, если мы хотим провести ретроспективу покороче.

С этого этапа мы начинаем каждую ретроспективу. Его цель – помочь людям «переключиться» с тех задач, которыми они были заняты, на эффективную работу в течение ретро; создать условия для того, чтобы люди «включились» в работу. Для этого мы использовали различные простые упражнения, содержащие «парадоксальные» движения: например, левая рука делает движение в горизонтальной плоскости, правая – в вертикальной. В результате мозг вынужден задействовать оба полушария – по сути, это такая «разминка» для него. Кроме того, хорошо себя зарекомендовали задачи на визуализацию, рисование, поиск метафор, которые задействуют образное мышление.

При переходе на удаленный режим работы этот этап вызвал больше всего сложностей в подготовке. Ведь при взаимодействии «через экран» возможности использовать «телесные» практики сильно ограничены, использовать общее пространство вообще невозможно, поэтому «групповое жонглирование» листами бумаги устроить тоже не получится. С учетом того, что многие выходят на связь, используя проводные наушники, приходится рассчитывать на что-то, что можно сделать прямо за рабочим столом. Пример упражнения, которое вполне можно использовать в таком режиме – пересчитаться по очереди, не договариваясь заранее. Если кто-то назвал число одновременно с другим участником, счет начинается сначала.

На этом этапе каждому участнику нужно подумать и ответить на вопрос, ответ на который требует вспомнить все, что было в прошедшем спринте. То есть сам по себе ответ не так важен, как то, что человеку нужно вспомнить произошедшее за последние две недели. Примеры таких вопросов:

Этот этап в онлайне организуется так же просто, как и в офлайне, поэтому особо не поменялся.

Это один из основных этапов, который требует включенности и вовлеченности каждого из участников. Для того, чтобы потом было легче обсуждать и систематизировать собранные данные, мы заранее определяем способ классификации пожеланий и предложений, часто используем популярные способы сбора данных:

Обычно происходит так: участникам дается время для того, чтобы выписать на стикерах разных цветов мысли и предложения, после этого каждый выходит и клеит стикер в соответствующую колонку, озвучивая и объясняя свое предложение. После того, как все закончили, схожие стикеры объединяются в один, так как очень часто самые существенные проблемы или предложения поднимаются независимо несколько раз.

Этот этап в онлайне стал занимать больше времени, сложнее стало группировать и обсуждать предварительные идеи. Если раньше при большом количестве идей мы могли быстро разбиться на группы и обсудить несколько вопросов одновременно, теперь это требует более сложной организации за счет технических средств. Ну и для сбора данных любой инструмент, даже самый простой, все равно сложнее в использовании, чем доска/стенка и стикеры с маркерами. Эти проблемы мы сейчас решаем так: сбор данных осуществляем до ретроспективы, используя гугл-формы или доски в Trello, чтобы обсуждения не затягивались – следим за таймингом.

На этом этапе мы голосуем за наиболее понравившиеся варианты. В качестве механизма голосования используем так называемый dot-voting: у каждого участника есть возможность поставить на стикерах три точки – можно все на один, можно по одному на три. После этого мы выбираем до трех предложений, набравших наибольшее количество голосов, обсуждаем их по очереди и формируем список действий, которые помогут решить ту или иную проблему или позволят достичь поставленной цели.

В онлайн-формате этот этап тоже стал занимать больше времени, чем раньше. При взаимодействии вживую можно было разбиться на группы и ходить от одной к другой, в онлайне с этим сложнее. В целом этот этап не особо изменился, только теперь мы используем голосование при помощи инструментов: Voting powerup в Trello или комментарии в гугл-таблицах.

Этот этап мы стараемся включать в каждую ретроспективу, он позволяет немного отдохнуть после активных обсуждений. Кроме того, мы стараемся проводить его так, чтобы участники узнавали друг друга получше. Например, используем такие форматы:

Если время ограничено, то мы проводим эти упражнения на этапе «Открытие».

Во время тимбилдинга возникают ровно те же сложности, что и на первом этапе: нет возможности использовать общее пространство и предметы, а также движение.

Каждую ретроспективу мы завершаем сбором обратной связи: это позволяет понять, что можно попробовать в следующий раз, как можно улучшить саму ретроспективу. Ретро – это командный инструмент, и поэтому те, кто не принимает непосредственного участия в подготовке ретроспективы, таким образом влияют на то, как будет проводиться следующая встреча.

Этот этап перенести в онлайн было проще всего – в конце каждой ретроспективы запускается гугл-форма обратной связи, в которой участники оставляют свои пожелания и предложения, а также оценивают, насколько полезно/весело/комфортно прошло ретро.

В целом, ретроспектива на удаленке не менее эффективна в решении большей части вопросов команды. Она проигрывает только в вопросе сплачивания и тимбилдинга, где присутствие и личный контакт все-таки являются критичными, как мне кажется. Поэтому даже компании, постоянно работающие в удаленном режиме, организуют регулярные живые встречи сотрудников и совместные мероприятия.

К каким еще выводам мы пришли?

Во-первых, на подготовку удалённой ретроспективы требуется больше времени – нужно тщательнее продумывать этапы и взаимодействие людей, учитывать удобство инструментов для одновременной работы.

Во-вторых, сама ретроспектива стала занимать больше времени, и периодические проблемы со связью у участников, необходимость переспросить или подключиться заново вносят в это свою лепту.

В-третьих, приходится жестче следить за таймингом, так как затянутая ретроспектива становится неэффективной – люди просто устают. Мы стараемся держаться в рамках полутора, максимум двух часов.

В-четвертых, самые простые инструменты обычно наиболее эффективны гугл-таблицы, Trello – нам вполне хватает бесплатного функционала.

В-пятых, хорошо себя показала практика предварительного сбора данных на ретро – в течении всего спринта есть возможность заполнить форму и добавить что-то, что хотелось бы обсудить на ретро. Такая практика работает не только при удаленном проведении ретроспектив, но и в обычном режиме работы в офисе, когда есть место, куда можно заранее приклеить стикер с темой для обсуждения на следующем ретро.

Наконец, одно из важнейших наблюдений – «развлекательный» аспект на ретроспективах в удаленном режиме имеет большее значение, так как людям не хватает неформального общения и совместных активностей. Кроме этого, сложнее удерживать фокус при общении в режиме конференции, потому что постоянно действующих отвлекающих факторов больше. Все они рядом, в соседних вкладках, и об этом важно помнить.