«Экономим 35 человеко-часов в сутки»: как кондитерская из Кыргызстана построила работу в Kaiten

Когда штат растет, неразбериха в задачах и ответственных становится большой проблемой. Сеть кондитерских из Кыргызстана с двумя сотнями сотрудников перевела все отделы из Microsoft Teams в Kaiten, чтобы детальнее контролировать процессы на местах. Самат Турдубаев, руководитель отдела маркетинга, поделился опытом построения прозрачных процессов в новом сервисе.

«Экономим 35 человеко-часов в сутки»: как кондитерская из Кыргызстана построила работу в Kaiten

«Макаронная» — это кондитерская из Бишкека. Начинался бизнес с маленького производства монопродукта — макарона, а сейчас он включает в себя кофейни и магазины по всему Кыргызстану и в одном городе Казахстана.

В компании работает больше 200 человек, которые распределены по нескольким отделам. С таким штатом без трекера для учета задач не обойтись.

Самат Турдубаев
руководитель отдела маркетинга в «Макаронной»

До Kaiten работали в Teams, но пришел Scrum-мастер и всё поменял

Раньше в компании пользовались Microsoft Teams, потому что строили всю корпоративную коммуникацию в сервисах Microsoft. Но функций не хватало: например, в Teams можно выставить только срок и ответственного за задачу, а других параметров нет. Из-за этого задачи было сложно упорядочить, команда тратила много времени на поиск информации и контроль процессов.

В 2023 году в компании появился Scrum-мастер, который решил, что нужно найти более удобную платформу. Рассматривали разные варианты, в итоге выбрали Kaiten по следующим причинам:

  • Аналитика эффективности — можно посмотреть, сколько задач в работе у каждого сотрудника, и оценить нагрузку.
  • Гибкость и быстрая смена приоритетов — можно заблокировать карточки с задачами, которые сейчас не могут быть выполнены: например, если изменились приоритеты или не хватает ресурсов.
  • Оптимальная цена за подписку — в компании сотни сотрудников, поэтому было важно, чтобы один пользователь обходился не слишком дорого.

«Макаронная» переводила отделы на Kaiten постепенно, команду за командой, чтобы было время привыкнуть. На данный момент 70% штата перешли в новый сервис.

В Kaiten организуют работу отделов и реализацию новых проектов

В основном в кондитерской пользуются канбан-досками — так можно наглядно отслеживать этапы работы и загруженность команды. Отдельные рабочие пространства есть у каждого отдела, также их создают под крупные проекты — например, сейчас это открытие кофейни в Алматы.

На каждой доске есть стандартные столбцы «Очередь», «В процессе» и «Готово» — по ним перемещают карточки. По каждой задаче общаются в комментариях к ней, а ответственных лиц отмечают. Так важная информация не теряется, ее не нужно искать по чатам и письмам в почте.

В пространстве отдела собирают идеи и задачи

Рабочие пространства отделов организованы по одному принципу: в них собрана информация, которая нужна для работы каждого отдела и специалиста. Сотрудники видят задачи на досках, а все нужные данные по ним — в карточках.

Например, в пространстве маркетинга несколько досок:

  • «Информация» — на этой доске собраны материалы, необходимые для работы: цели, позиционирование компании, рабочий график и другие. Каждый сотрудник может быстро просмотреть эту информацию, не переходя в другие программы. С помощью доски упрощается онбординг новичков: не нужно пересылать новому работнику материалы лично.
  • «Точки роста» — здесь описаны крупные задачи по развитию компании. Команда видит главные направления и понимает, куда двигаться.
  • Задачи по развитию аккаунта основательницы — у нее сильный личный бренд, над которым в том числе работает отдел маркетинга. Также есть доски по ведению других аккаунтов. Так маркетологи понимают, какой контент и когда нужно выпустить в социальных сетях.
  • «Идеи» — сюда прикрепляют все возникшие идеи. Часть из них берут на реализацию и по мере выполнения двигают по колонкам. Доска позволяет не терять интересные задумки.
Все доски находятся в одном пространстве — чтобы найти нужную информацию, не нужно переключаться между вкладками
Все доски находятся в одном пространстве — чтобы найти нужную информацию, не нужно переключаться между вкладками
  • «Запросы от других команд» — обязательная доска в любом пространстве, через которую подразделения взаимодействуют друг с другом. Чтобы оставить задачу для отдела маркетинга, другая команда заходит в его пространство и оставляет на этой доске запрос. Так задачи от остальных подразделений не теряются в чатах и письмах.
Например, от представителей магазина, где продается продукция, в отдел маркетинга пришла задача поменять внешний вид коробок
Например, от представителей магазина, где продается продукция, в отдел маркетинга пришла задача поменять внешний вид коробок
  • «Обеспокоенности» — специальная доска для команды. На ней сотрудники делятся всем, что их беспокоит или напрягает в работе, объясняют, чем мешает конкретная проблема, и предлагают возможное решение. Руководство благодаря этой доске видит и может предупредить возможные риски.
За работу с отдельной обеспокоенностью назначается ответственный, и это отражается в карточке задачи
За работу с отдельной обеспокоенностью назначается ответственный, и это отражается в карточке задачи
Мы в компании придерживаемся философии кайдзен: ее суть в том, чтобы ежедневно улучшать рабочие процессы. Доска «Обеспокоенности» помогает держать в фокусе проблемы и следить за их решением.
Самат Турдубаев, руководитель отдела маркетинга в «Макаронной»

Организовали запуск новой кофейни

Помимо регулярных задач, в компании периодически появляются крупные проекты. Например, сейчас «Макаронная» открывает новую кофейню в Алматы, поэтому возникают масштабные задачи, связанные с арендой и ремонтом помещения, наймом персонала, заказом оборудования.

Новый проект — большая ответственность. Открытие кофейни запланировано на определенную дату, поэтому процессы должны быть идеально отлажены, чтобы всё успеть. Курировать такой проект удобно в отдельном пространстве в Kaiten. В нем также пользуются досками, а в карточках используют следующие инструменты:

  • чек-листы — чтобы декомпозировать задачу на более мелкие этапы;
  • метки ответственного — чтобы следить, кто работает над задачей;
  • метки дедлайнов — чтобы отображать пространство в виде таймлайна и видеть, как продвигается работа.

Помимо стандартных досок, проекты отслеживают с помощью диаграммы Ганта. На ней наглядно видно, как задачи размещены на временном промежутке и в какие сроки должны быть выполнены. Легко понять, успевают ли сотрудники выполнить всё к нужной дате.

По таймлайну видно просроченные задачи — можно перейти в карточку и узнать, из-за чего возник срыв сроков
По таймлайну видно просроченные задачи — можно перейти в карточку и узнать, из-за чего возник срыв сроков

В базе знаний прописали миссию и ценности компании

В Kaiten есть функции для совместной работы с документами и создания базы знаний. С их помощью можно хранить на платформе рабочие материалы и заметки. В «Макаронной» создали документ, в котором описана история компании, ее ценности, планы и приоритеты.

Благодаря базе знаний вся основная информация о компании находится в одном месте. Действующие сотрудники могут быстро освежить ее в памяти, а новички — ознакомиться с нуля.

В документе структурировали информацию с помощью подзаголовков
В документе структурировали информацию с помощью подзаголовков

Смотрят доски на совещаниях и формируют отчеты

Чтобы следить за процессами, сотрудники просматривают задачи в Kaiten на планерках. Они в реальном времени открывают канбан-доску и обсуждают, что было сделано за определенный период, а что нет, и почему. На доске задачи разбиты по этапам, поэтому сразу видно их статус — так можно быстро оценить ситуацию.

Также для анализа используют отчет «Накопительная диаграмма потока». С помощью этого графика можно оценить, какие задачи есть в проекте и насколько загружена команда. Он состоит из цветных областей, которые показывают количество выполненных задач, задач в очереди и в процессе.

На диаграмме потока можно сразу заметить изменение объема работ, а еще — увидеть, как менялось количество элементов в работе (Work in Progress — WiP) и каково среднее время поставки
На диаграмме потока можно сразу заметить изменение объема работ, а еще — увидеть, как менялось количество элементов в работе (Work in Progress — WiP) и каково среднее время поставки

Иногда при аналитике команда понимает, что некоторые задачи сейчас нужно заблокировать. Чтобы было проще принимать решение, выделили основные критерии блокировки. Например, если над задачей работают несколько людей и один выполнил свою часть работы, то со своей стороны он ставит задачу в блок. Так понятно, что сотрудник не задерживает задачу, а ждет других.

Сэкономили время и сделали процессы прозрачными

Kaiten позволил «Макаронной» создать единую систему по мониторингу задач. Теперь они находятся в одном месте и не теряются.

Благодаря Kaiten в подразделениях появилась прозрачность. Каждый сотрудник знает, какие у него задачи на сегодня и завтра, и может планировать свое время. А с мобильной версией в сервисе удобно работать удаленно — например, когда кто-то из работников уезжает в командировку в другой город.
Самат Турдубаев, руководитель отдела маркетинга в «Макаронной»

По подсчетам руководителя, за счет Kaiten компания экономит до 35 человеко-часов в сутки, которые раньше уходили на то, чтобы разобраться в задачах. Теперь сотрудники могут уделить это время важным проектам.

3636
11
11 комментариев

Был опыт с кайтеном.
Не поддержка, а говно.

1
1
Ответить

Да вроде норм...

1
Ответить

А чего, мне сервис понравился, я раньше на бумаге все задачи писал и клеил над рабочим столом, а сейчас все на ноуте

Ответить

Человек с мнением, нам правда очень жаль, что вас не устроило качество нашей поддержки. Было время, когда мы действительно получали огромное количество обращений, которые героически обрабатывали несколько сотрудников, но не всегда успевали в срок. Но мы выучили этот урок, провели аналитику процессов, расширили штат службы поддержки и теперь отвечаем оперативнее и качественнее.

Ответить

Который раз вижу статью про Кайтен. Это настолько популярно?

2
Ответить

Наш сервис использует уже более 100 000 компаний от малого бизнеса до крупных корпораций. Это если вам был интересн узнать в цифрах ;)

Ответить

Что случилось с сэкономленными человекочасами???

1
Ответить