Ошибки новичков в тайм-менеджменте

До того, как стать гуру тайм-менеджмента, вам придётся впитать в себя определённые навыки и узнать новые методики. Но самое главное, вам придётся много и часто ошибаться.

Как и в жизни, любых ошибок можно избежать, если прислушиваться к опыту других.

Вот через какие ошибки вам придётся пройти.

Отчего мы начинаем внедрять в жизнь приёмы тайм-менеджмента?Совсем редко — когда хотим понять, куда утекает наше время.Часто — когда хотим стать эффективнее в своей деятельности.Очень часто — когда начинаем равняться на лучших.

Мы думаем, что Илон Маск стал Илоном Маском из-за того, что работал много, а значит, владел тайм-менеджментом. Ричард Брэнсон стал богатым из-за тайм-менеджмента. В конце концов, все великие работали много, а если работали много, то разбирались в тайм-менеджменте.

Но на деле, все успешные люди, которых вы знали, стали таковыми благодаря целой совокупности факторов: трудолюбию, поддерживающему окружению, удаче, богатым родственникам и, в том числе, тайм-менеджменту. Но, внедрив только этот один инструмент в жизнь, вы далеко не уйдёте. Придётся осваивать целеполагание, планирование, умение выстраивать диалоги и договариваться, и так далее.

Решение: развивайте сразу несколько навыков, которые необходимы вам для достижения целей. Тайм-менеджмент — лишь один из них.

Никакого универсального рабочего метода в тайм-менеджменте не существует и никогда не существовало. Дэвид Аллен не прав, Глеб Архангельский не прав, я не прав. Дэвид Аллен прав, Глеб Архангельский прав, я прав. Что я хочу этим сказать? Все они частично правы.

Есть набор методик и техник, которые хорошо работают у большинства (например, техника помодоро), но не у всех.

И если вы возьмёте чужую методику и начнёте применять её на себе, что-то в этой методике обязательно сломается, и придумывать и адаптировать методику придётся под себя. Поэтому, по сути, ваша лучшая методика тайм-менеджмента — это та, которую вы соберёте под себя по кускам.

Решение: когда видите новую методику, попробуйте применить её на себе не целиком, а частями, отдельными техниками. Тогда вы узнаете, что конкретно работает у вас, а что нет, и сможете создать свой уникальную, подходящую под вас методику.

Классика! Естественно, если вы хотите стать более эффективными в своей деятельности, вам придётся урегулировать ваш сон. Но урегулировать сон не значит оптимизировать его и не значит вставать в 5 утра.

Известные вам люди стали известными не потому, что просыпались в 5 утра, а потому что выделяли время на работу тогда, когда их никто не отвлекал. Я и сам пишу все свои статьи до 9 утра, пока меня не отвлекают семейные дела.

Решение: просыпайтесь, когда хотите. Но сон придётся урегулировать (вставать в одно и то же время каждый день). Недосыпание довольно сильно снижает эффективность, особенно с возрастом.

Ещё одна классика! Первое, что вы услышите от любого учителя тайм-менеджмента, это что вам нужно начать сокращать время на ненужную деятельность. И под раздачу попадает вообще всё, что только может: отношения с семьёй, развлечения, дружба, путешествия, иногда здоровье.

Но чем больше вы начинаете экономить на необходимых вещах, тем больше эта экономия возвращается вам тратами. Потому что здоровье надо восстанавливать, без друзей будет сложнее приходить к своим целям, семьи распадаются без любви, а без удовольствий и впечатлений в жизни вы начнёте выгорать как спичка.

Решение: экономьте на том, что уводит вас далеко от ваших целей. Экономьте ваше время на алкоголе и вредных привычках, на бесполезном просмотре сериалов, которые уже не приносят удовольствие, на играх в компьютере или телефоне (и то, если это вам не нужно для ваших целей — то не экономьте).

Как только вы начнёте применять некоторые методики тайм-менеджмента, вы сразу почувствуете, что жизнь больше не будет прежней.

Ура! Вы можете сделать на 100500 дел больше! Вы можете быть эффективными не 8 часов, а все 16. А если не спать, так и вовсе 24 часа в вашем распоряжении!

Но мы живые существа, у всех нас есть лимиты. Мы не можем бодрствовать и быть эффективными без дополнительной внешней стимуляции, типа кофе. А стимуляция тоже заканчивается, начинается привыкание. Короче, не работает эта история.

Решение: осознайте и пропишите для себя чёткие временные границы, после которых вы делаете или не делаете определённые вещи. Это может быть "заканчиваю работать в 18", или "не работаю больше 6 часов", или "начинаю работать не позже 10 утра". Как угодно, лишь бы это работало для вас.

После того как вы почувствуете себя супергероем, вы обязательно решите, что отдых и перерывы для слабаков, и скажете себе: "А забью-ка я на всё!".

И забьёте весь календарь "важными" делами. Будете подтягиваться на турнике в метро, слушать развивающие книги во время ужина, общаться сразу в нескольких чатах одновременно. И всё это будет идти единым потоком.

Наш мозг, как и тело, не способны выдержать долгое напряжение. Поэтому перерывы обязательно нужны. Это как в спортзале. Мышцам нужно время на восстановление.

Решение: оставьте в вашем календаре "буферное" время, которое будет забито никакими делами. Уж поверьте, если у вас появится свободное время, то вы уже в процессе определитесь, что вам делать (или не делать).

Несколько лет назад, на заре становления облачных сервисов, каждый второй делал "лучшее программное обеспечение, которое будет отслеживать время ваших сотрудников, вас самих, расставлять приоритеты, создавать проекты, и давать возможность расставлять теги".

И начинается. Вы скачиваете одну программу за другой, пробуете делать в ней все мыслимые и немыслимые вещи, не замечая одного — отныне не тайм-менеджмент стал вашим инструментом, теперь вы стали рабом тайм-менеджмента. Вы развешиваете задачи, ставите им приоритеты, клеите на них цветные теги. Короче, делаете всё, что только можно делать, кроме одного — ВЫ НЕ ДЕЛАЕТЕ ЭТИ ЗАДАЧИ.

Но суть тайм-менеджмента как раз в том, чтобы ДЕЛАТЬ ЗАДАЧИ, и не тратить время на несущественное — типа приоритизации задач, создания проектов, цветных тегов и т.д.

Я не призываю вас отказаться от продвинутого ПО для ведения задач. Я призываю вас знать, зачем вам эти инструменты, и пользоваться ими соответственно.

Впрочем, я и сам использую только два инструмента для ТМ — это встроенный в iOS календарь и заметки.

Решение: иногда ручка с листочком — лучший инструмент для тайм-менеджмента.

Я знаю сумасшедших людей, которые контролируют и записывают каждые проведённые ими 15 минут времени каждого часа. А если они вдруг забывают записать, чем занимались последние 15 минут, или у них не сходятся расчёты, то начинается паника. Надо же понять, куда это время ушло? Надо же его оптимизировать!

Это похоже на попытку записать потраченные деньги. Я понимаю, когда вы в общую сумму потраченных денег записываете: потратил на еду столько-то, на кафе столько-то. Но записывать, что эта еда была блинами, а эта — огурцами, зачем? Вы собираетесь оптимизировать ваш бюджет на огурцах, серьёзно? И тут та же история.

И знаете что, я и сам был таким. Я пытался записать вообще всё время, которое у меня было чем-то занято. И всё только для того, чтобы видеть каждую проведённую мной секунду времени.

Решение: хронометрирование нужно только в первое время, должно вестись широкими мазками и нужно оно чисто для того, чтобы понять большие куски времени, которые выпадают у вас неизвестно куда. Дальше на хронометраж можно забить.

Поверьте мне, рано или поздно вы на время превратитесь в наркомана. Вам уже не будет важно, какая задача перед вами стоит. Ваш главный допинг — это вычеркнуть как можно больше задач из списка. Вычеркнул двадцать — значит, красавчик. Вычеркнул три — значит, не сделал вообще ничего полезного.

Но какая разница, как много задач вы выполнили, если все они не имеют никакого значения и никуда вас не ведут?

Решение: поставьте в качестве ключевой метрики не количество выполненных задач, а закрытые в итоге их выполнения большие цели.

Я думаю, вы слышали, что существуют несколько типов людей: жаворонки, совы и голуби. Одни просыпаются рано, другие поздно, третьим вообще всё равно.

Так вот, по моим собственным наблюдениям (да и не только моим), если вы работаете в неподходящее для себя время, то ваша эффективность падает примерно на 80%. Я сам постоянно это за собой замечаю. Если до 14:00 я могу решать по одному крупному вопросу в час, то потом моя эффективность потихоньку падает, а после 18-19 часов моя скорость снижается до решения одного крупного вопроса за 3-4 часа.

Так зачем тратить это время на мозговую деятельность, если мозг не работает? Лучше уж пойти в зал, погулять или сделать что-то, где мозг не так сильно нужен.

Решение: найдите своё пиковое время для деятельности и ставьте самые сложные задачи на это время.

Кстати, помимо стандартных типов биоритмов, есть другая методика, в которой люди делятся не на птиц, а на животных: львы, медведи, волки и дельфины. Для каждого типа есть свой оптимальный график. Я писал об этом в одной из моих статей: Жизнь по хронотипу: как медведи, львы, волки и дельфины управляют своим временем.

Помимо этих ошибок в тайм-менеджменте, вас ждёт ещё тысяча провалов, озарений и удач. Поэтому сэкономьте своё время и пропустите эти ошибки. Решения я написал. Ведь именно в этом и есть смысл тайм-менеджмента: тратить время на главное и не делать ненужного. И подписывайтесь на мой телеграм-канал, там я пишу о тайм-менеджменте как инструменте достижения дзен. 🧘🏻‍♂