От хаоса к порядку: как одно действие помогло нам вырасти в 8 раз по обороту
Всем привет, на связи PMP TECH! Однажды мы просчитались с оценкой проекта и потеряли 4 миллиона. Такой высокой ценой мы поняли, что нам срочно нужна системность в работе, иначе мы не выживем на рынке. В статье поделимся своими секретами и расскажем, как системный подход увеличил наш оборот в 8 раз.
Предыстория: как мы внедряли стратегию системности
В компании на тот момент было 6 человек: 3 собственника и 3 разработчика. Мы начали формировать оргструктуру, чтобы навести порядок в процессах и понять, кто чем занимается в компании и за какой результат отвечает, а также выявить скользкие моменты и принимать решение по их устранению.
Что такое системный подход компании?
Системный подход в управлении (Systems Approach to Management) — это эффективный способ управления компанией, в котором все процессы, сотрудники, материальные ресурсы, трудозатраты рассматриваются как единое целое, а решения принимаются по внутренним регламентам в рамках общих корпоративных целей. Теорию системности в управлении придумал Людвиг фон Берталанфи в начале 20 века.
Системный подход к управлению подразумевает, что каждый менеджер должен максимально точно подходить к принятию решений, сотрудники должны работать слаженно и эффективно, чтобы достигать целей компании и вовремя выполнять задачи в рамках бюджета. Сейчас такой подход просто необходим любой компании из-за динамичности рынка, высокой конкуренции и технических сложностях в процессах.
В нашей компании за системность отвечает операционный директор Антон Легун. Внедрив такой подход в своей компании, мы поняли, что для наших клиентов это тоже актуально, поэтому создали отдельное направление — консалтинг. За несколько месяцев месяцев мы помогаем компаниям полностью систематизировать и оцифровать бизнес. В конце статьи поделимся результатами.
Что даёт системность клиентам компании? Системные процессы в компании, позволяют чётко определять стоимость и время, необходимое для работы, что важно для клиентов. Так мы можем дать гарантии качественной работы, выполненной в срок, и по фиксированной стоимости.
5 важнейших составляющих системности организации
1. Компетентные менеджеры — база системности. На этих людях строится вся системность управления, потому что с них сотрудники берут пример. И если руководитель не придерживается системы в процессах и принятии решений, то о порядке в компании не может быть и речи.
2. Гибкость. Хоть бюрократия — тоже система, но она уже устарела. Сейчас тренд на гибкие процессы. В нашей компании не может быть системности без гибкости: регламенты, схемы, оргструктура, шаблоны — это вечно-зелёные документы, которые постоянно обновляются. За всем нужен уход в соответствии с текущим положением дел в компании.
3. Цифра. Любой процесс должен быть оцифрован и представлен в визуальном виде, чтобы приносить результат. Без результата всё превратится в работу ради работы, а там и кризис не за горами.
4. Планирование. Позволяет определять цели, к которым мы стремимся. Организация, в которой есть декомпозированная стратегия и чёткие цели, уже на 20% системная. Наши сотрудники чётко знают, что они должны делать и как. Многозадачность — зло, человек не может быть лучшим во всём.
5. База знаний. Компания растёт, появляются новые сотрудники, должности. Всю информацию по регламентам, проектам, задачам и сотрудникам необходимо где-то хранить и постоянно актуализировать, иначе быстро появятся незаменимые сотрудники, которые знают все нюансы процессов, и к которым обращаются с вопросами все новенькие. Это уже критическая точка, потому что потеря одного человека может разрушить все текущие процессы. Поэтому знания должны быть зафиксированы по следующим причинам:
- Процесс адаптации новеньких проходит быстрее.
- Сокращаем время на поиск информации, работая над конкретными задачами.
- Видим историю процессов и принятия решений.
- Видим собственный прогресс.
Как принимаются решения в системном подходе?
Схема принятия решений в системном подходе:
- Определение и анализ проблемы.
- Наблюдение.
- Фиксация гипотез, поиск альтернативных решений.
- Планирование экспериментов, в которых используются измерения.
- Проверка гипотезы.
- Выбор лучшей альтернативы, которая в конечном итоге определит ход действий.
В случае ситуаций, в которых не действуют регламенты, мы руководствуемся принципами. Если и принципы нам не помогают, то мы обращаемся к ценностям. На основании ценностей принимается чёткое решение.
Как мы выстраиваем работу?
Индивидуальный подход к каждому клиенту — это не пустой звук. Мы за продуктовый подход и доверительные отношения с клиентом, что помогает нам понять его потребности. С самого начала мы берём клиента за руку и ведём, оберегая от преград и трудностей.
Этап пресейла или 3 встречи с клиентом
Заказная разработка состоит из нескольких этапов, которые при первом же касании помогают нам определить: потенциальный это клиент или нет. От первого касания до подписанного договора нужно провести ряд мероприятий, чтобы выстроить доверительный контакт, лёгкую коммуникацию и синхронизироваться с клиентом по целям, которые он желает достичь через цифровой продукт.
1 встреча
Квалификация запроса. Знакомимся с клиентом и его бизнесом, определяем глубину запроса и рассказываем о наших внутренних процессах: сразу же показываем на практике, что позволяет нам быть той самой системной компанией.
Показываем, как выглядит документация по проекту клиента:
- Устав проекта;
- Описание команды;
- Общая документация;
- Тестовая документация для всех артефактов.
Данная база знаний регулярно обновляется по мере продвижения проекта, и любой сотрудник может без проблем ознакомиться и понять, на каком этапе находится проект. Это позволяет почти безболезненно вводить в курс дела и быстро включаться в работу, минимизируя риски.
Делимся, какие этапы проходят задачи в Jira, чтобы оказаться в спринте. Объясняем, почему мы не можем перепрыгнуть тот или иной этап, чтобы у клиента сложилась полная картина. Так как разработка it-продукта — это партнёрство вдолгую, важно, чтобы клиент понял, что это огромный механизм, который отлажен и структурирован. Если клиент нам подходит, и мы сходимся по ценностям, то создаем общий групповой чат в Telegram, где фиксируем основные моменты, дальнейшие шаги, протоколы и видеозаписи со встречи.
2 встреча
Собираем требования с бизнес-аналитиком. Cамая важная встреча, на которой финализируем запрос клиента, особенно, если не было сформированного ТЗ. Собранные требования перекладываются в бэклог, который передаётся на оценку в команду разработки. В бэклоге мы учитываем пожелания клиента, можем разделить его на несколько этапов, чтобы у клиента было понимание, что будет входить в MVP1, MVP2 и т.д.
- Сегментируем, сколько будет часов затрачено специалистами.
- Сколько стоит функционал.
- Даём комментарий по каждой задаче, чтобы было понятно, как она будет реализована.
3 встреча
Демонстрируем коммерческое предложения. Здесь мы подчеркиваем ключевые аспекты работы:
- Краткая презентация компании, почему мы.
- Показываем кейсы с похожими проектами, что повышает уверенность клиента в выборе нас как подрядчика.
- Прорисовываем диаграмму Ганта для полного понимания, сколько займет времени работа.
- Демонстрируем предварительный процесс разработки.
Этап дискавери
Важнейший этап, который выявляет требования, бизнес-процессы компании и готовые решения в данной нише.
- Определяем объём работ.
- Согласовываем его.
- Выявляем детальные требования для подготовки согласованных артефактов и уточнения объёма работ.
Этап разработки
Работаем 2-недельными спринтами и придерживаемся Agile-методологии, что позволяет нашей разработке быть гибкой. Клиент может вносить изменения, добавляя или убирая функционал под нашим присмотром, ведь на старте мы информируем, как это отразится на сроках и стоимости.
- Планируем с командой и клиентом план по релизам. Составляем roadmap проекта и расписываем полную картину, где сообщаем клиенту, какой функционал будет реализован за спринт.
- Руководитель проектов фиксирует количество сделанных задач, объём и затраченное время. Клиент получает отчёт по каждому спринту: сколько часов затрачено, какой функционал сделан, кто работал, чего достигли.
- Тестировщики проверяют функционал двумя способами: мануальный и автоматизированный тест, ставят редлайн. Если были ошибки, то после их устранения наступает дедлайн, и только после этого даётся разрешение на выпуск спринта. Отдел тестирования не дает визу, пока не будут устранены все баги на демонстрацию клиенту.
- В конце спринта демонстрируем заказчику реализованныи и рабочий функционал. После согласования наступает оплата спринта, а затем релиз — и так шаг за шагом.
Поддержка
Отдавая клиенту готовый продукт, мы не расстаёмся с ним, а дальше помогаем, оказываем техподдержку, если что-то сломалось. Мы за долгосрочное сотрудничество, поэтому все клиенты остаются с нами и постепенно масштабируют свой продукт, видя первые результаты и получая обратную связь от пользователей, что можно улучшить или преобразовать.
Что самое сложное в построении стратегии системности?
Работа с сопротивлением. Система избавляет от большого количества ненужных задач, и далеко не всем сотрудникам это нравится, к этому надо привыкать. Например, в госкомпаниях, работающих по бюрократической модели, одна бумажка может кочевать по 20 кабинетам и в итоге вернуться обратно, потому что была ошибка. Очень удобно сказать руководителю, который спрашивает про результат твоей работы за месяц: «Я подписывал бумажку» — и всем сразу всё понятно, что сотрудник работал, он молодец, а по факту результат нулевой. В таких случаях людям сложно принимать то, что «работа ради работы» в системной компании не нужна.
Есть ли финальная точка системности, когда можно сказать: мы достигли дзена системности?
Мир очень быстро меняется, под эти изменения необходимо подстраиваться. Также и система постоянно дорабатывается и масштабируется. Со временем она преобразуется в саморазвивающуюся, но финальной точки в этом процессе никогда не будет. Системный подход в управлении — это непрерывная, постоянная работа, опция по умолчанию.
Результаты, которые дала системность в нашей работе
Есть метрики, чтобы измерять эффективность в нашей компании. Каждый департамент прошит цифрами результативности и эффективности. Мы прописываем в регламентах и схемах процессов, что для нас будет успешным результатом . И если следовать этим документам, то результат будет стабильным. Если по итогам метрик показатели от месяца к месяцу скачут — значит идёт сбой, и нужно оперативно менять подход.
Отсутствие системности в начале пути привело нас к потерям. И если бы мы ничего не предприняли, то нас бы ждал кризис, стагнация процессов, постоянная текучка, головные боли, стресс. А сейчас системность и чёткий флоу во всех процессах помогают нам привлекать крупных клиентов и работать качественно и чётко в срок.
Хотите так же? Напишите нашему менеджеру Legun Consult — договоримся об удобном времени для проведения экскурсии в компанию. А если раздумываете над новым IT-продуктом, который поможет бизнесу бустануть, директор клиентского сервиса в PMP TECH с удовольствием проконсультирует и подберёт оптимальное решение под ваши задачи. Благодарим за доверие!
Если вы хотите стать номером один на рынке — вам точно нужна своя кастомная CRM
В сентябре 2022 года к нам обратилась международная логистическая компания по грузоперевозкам и хранению в сегменте HoReCa. Проблема: европейский головной офис отзывает лицензии на иностранные ПО, и у клиента есть только год, чтобы реализовать ИТ-трансформацию, иначе произойдет остановка работы всех 16 распределительных центров по России. Все подро…
Если вы пользуетесь библиотекой элементов, это не значит, что все проекты будут выглядеть одинаково
Как же сделать развитие бизнеса управляемым? Бывает, компания сдает свои позиции: привычные методы больше не работают, бизнес топчется на месте, рост замедлился, а команда работает вразнобой. И как все исправить? Вы хотите вывести бизнес на новый уровень, удивить клиента, обойти конкурентов, но с чего начать — загадка. Доходы падают, а конкуренция…
Клиент заказал разработку сайта.
Ожидание: все готово еще вчера.
Реальность: составление ТЗ, прототипирование, доработки, конфликты, снова доработки, и только потом результат.
В этой статье хочу рассказать, как мы при помощи таргета заработали клиенту 56 500$ на установке солнечных панелей в США, работая с B2B-аудиторией.
Вроде бы с энтузиазмом беретесь за идею системности. Внедряете разные инструменты, пробуете, но все они через 1–2 недели забываются и не используются.
Под Базу знаний и оцифровку, кстати, отлично подходит Битрикс24. Сам у себя использую уже давно и всем клиентам по Битрикс24 сейчас такие делаем и показываем как делать. Там очень удобная База знаний, куда можно вставлять видео, скриншоты и ссылки на нужные файлы при необходимости.