Стратегическая сессия для руководителей
Сессия стратегического планирования (ССП)
— один из ключевых инструментов управления руководителями. Проведение такой сессии позволяет включить всех ведущих сотрудников в достижение годовых целей компании. Это по-настоящему серьезная командная работа, которая вскрывает все внутренние ограничения и возражения, предоставляет возможность каждому руководителю высказаться и услышать другие мнения.
Все решения, принятые на ССП, должны быть зафиксированы в годовой стратегии компании. Если последовательно реализовать все принципы стратегической сессии и воплотить принятые решения в жизнь, то ССП станет основой открытого общения для всей команды управленцев, местом, где руководители берут на себя обязательства на год и отвечают перед всеми ключевыми сотрудниками.
Существует большое количество методологий проведения стратегических сессий - от простых трехчасовых заседаний, до сложных многодневных тренингов с использованием игровых механик. В этой главе мы будем рассматривать классическую сессию, которая длится 2 дня с предварительной подготовкой.
Каждая сессия тщательно готовиться с трех точек зрения:
- должна быть проведена подготовка собственников;
- подготовка ключевых сотрудников;
- техническое решение всех организационных моментов.
Подготовка собственников
Начинается с анализа цифр за прошедший год. Главная задача — сформулировать свое видение на будущий год и декомпозировать его в конкретные крупные показатели: сколько клиентов компания должна привлечь, какое количество сделок совершить по основным группам товаров и с каким средним чеком. Таким образом собственники получают свое видение в цифрах и планируют, какой должна быть структура компании, чтобы добиться поставленных целей.
Вторым шагом необходимо свое видение и цифры подвергнуть критике, чтобы не улететь в фантазии. Для этого лучше всего попросить дать обратную связь вовлеченных людей: партнеров, которым вы доверяете, инвестора или бизнес-наставника.
Третьим шагом является формулирование цели в формате одного предложения, чтобы ее можно было «взять на флаг» и повести за собой компанию. Например, «достигнуть в текущем году выручки X по всем филиалам с маржинальностью Y и обеспечить процент постоянных издержек в выручке не выше N».
Подготовка ключевых сотрудников
По подразделениям также начинается с анализа данных за год и за последний квартал. Каждому участнику стратегической сессии необходимо подготовить презентацию, в которой раскрыть:
- оцифрованные результаты работы подразделения по сравнению с прошлыми периодами;
- задачи, которые стояли перед подразделением на год, и результаты по ним;
- стратегические проекты на текущий год, которые сотрудник предлагает обсудить на сессии. В описании проекта необходимо указать: цель проекта, срок, руководителя и команду, необходимые денежные и другие ресурсы, календарный план реализации проекта.
Для того, чтобы стратегическая сессия прошла наиболее эффективно, каждому участнику ставится задача провести от 5 до 10 глубинных интервью с контрагентами, с которыми он взаимодействует. Это могут быть постоянные и потенциальные клиенты, партнеры, поставщики, подрядчики и другие. Такая работа дает возможность получить информацию из первых уст и скорректировать предлагаемые стратегические проекты, исходя из запросов контрагентов.
Организационная подготовка
Очень важна и включает в себя не только бытовые условия, но и сопровождение подготовки сотрудников.
- Сообщить команде цели собственников за две недели до сессии.
- Предоставить руководителям шаблон презентации доклада о текущей ситуации в отделе и предлагаемых стратегических проектах.
- Собрать презентации за 2 дня до старта сессии, проверить содержание и передать на доработку в случае необходимости.
- Найти удобное место для команды и собственников, в котором есть столы, которые можно сдвигать, и достаточно места, чтобы вести общее обсуждение, а также в малых группах по 3-5 человек.
- Пригласить опытного модератора стратегической сессии, который сможет вести работу по структуре и укладываться по времени. Важно заранее согласовать с модератором результат сессии, структуру и тайминг.
- Организовать, чтобы все прибыли вовремя.
- Обеспечить, чтобы технически все работало для презентаций, были листы для записей, маркеры и фломастеры, стикеры, флипчарты с достаточным количеством листов. Если потребуется для наглядности прикреплять результаты работы по стенам, то потребуется строительный скотч.
Непосредственное проведение стратегической сессии
Два дня могут показаться большим сроком, однако они очень быстро заканчиваются, а за отведенное время необходимо провести набор обязательных мероприятий.
Обычно сессия стратегического планирования разбивается на логические блоки, которые мы называем треками. Треки можно подбирать, исходя из задач сессии и состава участников ССП. Важно, что формат проведения той или иной активности может быть разным и выбирается модератором для улучшения групповой динамики. Возможные форматы: общий мозговой штурм, штурм по мини-группам, индивидуальная генерация идей на стикерах или электронными инструментами, различные способы проведения голосования, мировое кафе (world cafe) и другие.
Наиболее распространенные подготовительные треки ССП такие:
Трек “Разминка”
Поднять настроение, включить в командную работу, познакомить с инструментами работы: будут ли использоваться стикеры, miro или другие электронные инструменты.
Трек от презентаций
- Презентации всех участников стратегической сессии.
- Презентация основных ограничений и вызовов с точки зрения подразделения
- Презентация стратегических проектов на год.
Трек от НЖЯ (нежелательные явления)
- Сбор всех НЖЯ по компании.
- Группировка.
- Выявление корневых НЖЯ.
- Генерация идей (возможных инициатив) по разрешению НЖЯ (мозговой штурм, методология ТРИЗ, метод “грозовая туча”).
- Группировка идей.
- Формирование стратегический проектов на базе поданных идей.
- Голосование за стратегические проекты, которые берутся в работу на год.
Трек от анализа рынка
- Каждое подразделение презентует свои выводы по анализу конкурентов (в целом или по подразделениям) и клиентов (действующие, отказы).
- Заслушивается анализ рынка и прогнозы от маркетингового агентства.
- Все возникающие идеи фиксируются и группируются.
- На базе анализа рынка, прогнозов и анализа конкурентов создается общая цель компании, обсуждается, утверждается.
- Каждое подразделение создает план по собственным показателям, исходя из целей компании, обсуждается, утверждается.
- Создание планов по ресурсам (люди, деньги, капвложения) и генерация идей стратегических проектов, чтобы достичь целей подразделений.
- Выбор стратегических проектов для работы.
Трек от целей собственника
- Собственники делают презентацию своего видения развития компании, целей и обоснование.
- Командная декомпозиция целей компании на подразделения.
- Создание подцелей всех подразделений.
- Создание планов по ресурсам (люди, деньги, капвложения) и генерация идей стратегических проектов, чтобы достичь целей подразделений.
- Выбор стратегических проектов для работы.
Трек от ключевых показателей подразделений
- Определяем ключевые показатели для компании. Обычно это прибыль, которая складывается из двух показателей: “оборот” и “процент рентабельности”.
- Создаем единую карту всех подразделений компании.
- Определяем ключевые показатели всех подразделений.
- Выбираем от 1 до 3 приоритетных (интегральных) показателей каждого подразделения на ближайший год.
- Находим взаимосвязи приоритетных показателей между подразделениями.
- Каждое подразделение ставит амбициозные цели по своим приоритетным показателям.
- На этом этапе может быть создана или скорректирована единая цель компании на год.
- Каждое подразделение определяет стратегические проекты, которые позволят достичь амбициозных целей по своим показателям.
Основным треком является работа над стратегическими проектами, которые были определены на предварительном треке ССП. Характеристика проекта: решает одно из корневых НЖЯ или позволяет сильно повлиять на ключевой показатель подразделения. Срок реализации: от 2 месяцев. В составе — 1 руководитель и не менее 2 соисполнителей. Этапы работы над стратегическими проектами следующие:
- Формирование команд для обсуждения стратегических проектов.
- Детализация проектов по заданной организаторами структуре.
- Презентация. Для этого процесса лучше использовать не демонстрацию на проекторе, а методологию «Мирового кафе» (подробнее смотрите в статьях, посвященных этому методу).
- Доработка проектов по командам.
- Защита проектов перед другими участниками.
- Создание общей карты стратегических проектов и проверка достаточности запланированных действий для достижения поставленной цели компании.
Также важными для ССП являются дополнительные треки на сплочение команды. Если у вас есть время для их проведения, обязательно запланируйте эти треки в своей ССП:
- Написание единых ценностей компании.
- Создание миссии компании.
- Создание «ценного конечного продукта» всей компании и каждого подразделения.
Результатом работы на ССП является годовой, квартальный и месячный финансовый план, а также список стратегических проектов, которые необходимо реализовать в течение года. Это дорожная карта, по которой компания будет двигаться весь следующий год.
Если ситуация на вашем рынке быстро меняется, или нужно постоянно держать сотрудников в фокусе достижения ключевых показателей, то реализация стратегических проектов может сопровождаться трекерами-наставниками, а также поддерживаться уточняющими квартальными ССП.
Полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru