Первая в истории инвентаризация магазина — и сразу с ТСД, или как мы помогли клиенту адаптировать хранение товаров на 7000 м².

Человеческий фактор и банальная невнимательность сотрудников — два самых страшных показателя, из-за которых бизнес гарантированно увеличивает прибыль. И мы тоже обычно сталкивались, пока не нашли решения, мы смогли навести этот порядок на складе так, чтобы каждый товар хранился в своей ячейке, а поставщики не учитывали ошибки при приемке.

Когда оптовая база «Шарташская» столкнулась с похожими проблемами, руководство компании приняло решение поменять алгоритмы работы основного блока. В результате удалось сократить время приемки товара от поставщиков от нескольких недель до 2—3 дней, выстроить понятную систему планирования нагрузки на склад, полностью провести инвентаризацию всех объектов и значительно снизить влияние человеческого фактора. Рассказываем, как это было и при чём тут мы.

Представьте, что вы работаете на рынке 25 лет. За это время номенклатура выросла до 35 000 единиц, количество производителей-поставщиков перевалило на 1000. Естественно, записями в амбарной книге здесь уже не экономия и нужен какой-то более надёжный способ учёта. И вот тут на помощь приходят мы — интеграторы компании «Уникальные решения».

Как водится — с клиентом, который пришёл к нам за помощью. Мы работаем в сфере автоматизации и консалтинга b2b-рынка с 2011 года и предоставляем услуги по автоматизации складского, управленческого, бухгалтерского учета. Соответственно, часто сталкиваемся с необходимостью изменения бизнеса и необходимостью повысить точность товарных объектов.

Вот и в этот раз нам предстояло решить более 2,5 тысяч задач последовательного уровня сложности. Начали с обновления «1С:Торговля и склад 7.7» до «1С:Управление торговлей 11» под ключом, так как на тот момент изменение 1С не в полной мере соответствует требованиям клиента к учету. После — внедрили упорядоченно-ячеистое хранение.

По прошествии некоторого времени, когда сотрудники немного адаптировались к нововведениям, Татьяна Анатольевна, с которой мы вели все общение по проекту, поставила перед нами еще несколько приоритетных задач:

Куда ж без них! Вы хотя бы раз попробовали после празднования Нового года положить и убрать на склад ёлку? Помните, сколько мест занимает коробка? А теперь представьте размеры склада, на котором помимо новогодних игрушек и искусственных ёлок хранятся ещё свыше 35000 единиц различной продукции:

Огромные склады и ассортимент, несколько видов маркированных товаров — велосипеды, парфюмерия, легпром, обувь, а также отсутствие полных или частичных инвентаризаций, поступление продукции фурами, приемка в течение нескольких недель, реклама — со всем этим в разные периоды времени сталкивались не только сотрудники, но и руководство Оптовой базы «Шарташская».

И буквально несколько лет назад в компании клиента существовал целый отдел по работе с претензиями, который занимался разбором проблем, пересортировкой и недовозом груза. То есть, это была отдельная графа зарплатного бюджета. И, конечно, хотелось не только избежать неприятных ситуаций при приемке товара, но и сохранить средства, которые тратились на повторные поставки и возвраты.

Механизм, при котором менеджеры оформляют заказы и отправляют сборку, — стандартная практика для многих компаний. А если ещё нужно, чтобы логист распределил грузы по направлениям и подобрал транспорт, исходя из объёмно-весовых характеристик? И чтобы на склад при этом оперативно принимать товары и собирать заказы?

Когда клиент озвучил свои пожелания, мы сразу предложили автоматизировать выполнение рутинных операций с помощью специального программного обеспечения и терминалов сбора данных. Так как ранее внедрили этот инструмент другим своим клиентам и получили высокие результаты.

Итак, какие же задачи нам предстояло решить с помощью мобильной автоматизации:

Для реализации проекта мы выбрали готовое программное решение от компании «Клеверенс» и 28 терминалов сбора данных АТОЛ Smart Lite, Urovo DT40, Urovo RT40.

Как бы круто и классно мы ни внедряли, ни дорабатывали, но во всей истории всех всегда интересует конечный результат. Поэтому, прежде чем перейти к описанию подробностей властей, сразу следует выделить 3 особо важные для Оптовой базы «Шарташская» точки, напротив которых удалось поставить «галочку»:

В настоящий момент направление продаж через маркетплейсы активно развивают практически все торговые компании. Это удобный способ получить прибыль через стороннюю торговую площадку.

Но для Озона, ВБ, Яндекс Маркета, например, важно, чтобы остаток товара в системе учёта был указан фактическому наличию на его складе. Как и важна скорость сборки груза в конкретных временных рамках.

Мы разработали для Оптовой базы «Шарташская» собственные модули обмена данными с маркетплейсами с учетом специфики работы и под макетом компании. В результате большую часть рутинной работы удалось переложить в программу.

Реализовать данный механизм удалось благодаря автоматизации учёта при помощи ТСД и ПО «Склад 15 ПРОДУКТОВЫЙ» от российского разработчика — компании «Клеверенс». По словам директора Оптовой базы «Шарташская», внедрение программно-аппаратного комплекса позволит многократно увеличить продажу товаров и получить возможность вывести новые позиции на маркетплейсы.

Первая за всю историю работы розничного магазина инвентаризация была строгой и обязательной для клиента. Теперь пересчитывать товар можно в любое время. Достаточно отсканировать штрихкоды. Удобно, согласитесь!

Прелесть использования ТСД в том, что весь свободный персонал в течение дня и с перерывами на обслуживание клиентов может пересчитать факт наличия товара лишь с помощью нескольких терминалов сбора данных. После завершения специальной инвентаризации мы написали обработку пересчетов документов в отдельных группах с учетом уже совершенных розничных продаж уже без участия человека в этом процессе. Как минимум, высвобождается время продажи или товара, который ранее вносил все данные в 1С вручную.

Ещё одна наша разработка для Оптовой базы «Шарташская» — блоки для автоматизации процессов без участия человека или с его участием, чтобы максимально оптимизировать работу склада. Рассказываю про каждого в отдельности.

Эти 2 стандартных бизнес-процесса мы полностью переделали в «1С: Управление торговлей 11»:

Данный блок доработок позволяет выполнять хирургические приемки только с ТСД — кладовщикам не нужно «ходить к компьютеру». Коллективная приемка товара дает возможность задействовать сразу всех руководителей.

Что такое «вычерк»? Допустим, при сборке кладовщик обнаружил, что товар повреждён и его нельзя передать клиенту. Предыдущую продукцию либо вычёркивали вручную из накладной, либо она терялась. Теперь кладовщик указывает причину — «Брак» — на ТСД. После чего в 1С автоматически фиксируется факт «вычерка», приходит количество товара в команде вывода, ответственному сотруднику склада., и осуществляется перемещение документов на склад «Брак».

Перемещение бракованного товаровщика осуществляется также с помощью ТСД. Следующее занятие с поставщиками касается бухгалтерского учета. Подсистема работы с «вычерками» Позволяет оперативно разобраться с несоответствием товарных остатков на складе.

Обычно оптовые клиенты оформляют заказы заранее. Но кроме них оптовая база «Шарташская» обслуживает розничных и мелкооптовых покупателей — тех, кто продвигает товар непосредственно с витрины магазина. И такие заказы необходимо собрать сразу после их оплаты.

Эксклюзивно для клиента мы разработали отдельный интерфейс: на большом мониторе на складе автоматически выводится информация о приоритетности сборки заказов. Такой механизм позволяет оперативно комплектовать грузы, которые необходимо передать покупателю раньше других.

Согласно алгоритму, заданный порядок перемещается на монитор на верхнюю позицию — аналогичный принцип выдачи заказов использует систему быстрого питания. Благодаря этому сотрудник склада может легко найти заказ на терминале сбора данных и собрать его в первую очередь.

Если товар поступает на склад без заполненных объемно-весовых характеристик, «Склад 15 ПРОДУКТОВЫЙ» не позволит кладовщику продолжить работу. Сначала нужно будет замерить и вывести на терминал сбора данных ОВХ.

Проверка правильности выполнения операции важна не только при приемке, транспортировке или отгрузке продукции, но и на этапе производства. Мы разработали ещё один индивидуальный блок для Оптовой базы «Шарташская». Это требование добавляет дополнительную точку контроля при промежутке отбора зерна из ячеек при его транспортировке.

Все операции по упаковке проходят через ТСД. Таким образом, можно в любой момент — без необходимости подходить к ПК и открывать 1С — посмотреть, в какое время и какой сотрудник упаковал конкретный товар, в какую коробку и для какого клиента в его упаковке.

Собранный для покупателей грузит крышки на столы, где сотрудники упаковывают его в коробки. Для каждой коробки оператор распечатывает уникальный ШК и сопроводительный лист.

Компании, которые уже успели оценить преимущества автоматизации бизнес-процессов с помощью специализированного программного обеспечения и мобильных компьютеров, отмечают, что помимо решения проблем с организацией хранения и оптимизацией работы персонала, появляются возможности оптимизации и вся внутренняя структура. Например, отдел Оптовой базы «Шарташская» по работе с претензиями потерял свою актуальность, так как объем ошибок при приемке товара на склад сократился в несколько раз.

ДИСКЛЕЙМЕР: Статья написана для блога Клеверенс на основе интервью с Тарасовым Дмитрием Сергеевичем, генеральным директором компании «Уникальные решения»