Как работать 8 часов в день и все успевать?

Этот вопрос мне часто задают мне сотрудники. Я объединила свой опыт и опыт моей команды здесь.

1. Используйте календари

Утром при планировании своего дня я первым делом смотрю календарь. В нем я фиксирую несдвигаемые встречи - с командой, клиентами и партнерами. Во время встречи я не смогу заниматься ничем другим, это помогает понять сколько времени остается на другие задачи.

Полезная опция - подписаться на календари коллег. Тогда, если вам нужно назначить общую встречу, не нужно будет писать в чат каждому удобно ли ему в это время.

2. Планируйте в первую очередь те задачи, которые вы делегируйте

После просмотра календаря и составления списка задач на день (мы в компании используем для этого ASANA), я выбираю те, которые планирую делегировать. Чем раньше вы поставите задачу - тем больше у исполнителя будет времени на ее выполнение. Поэтому все такие задачи я ставлю утром.

3. Не откладывайте неизбежное

У каждого из нас есть задачи, которые мы не любим делать. У меня это составление заявок в бухгалтерию и все, что связано с документооборотом. Коллеги, извините=) Поэтому такие задачи я делаю сразу с утра, выделяя на них строго определенное время. Если оставить на потом - вечером в менее ресурсном состоянии они займут больше времени и скорее всего будут или перенесены или выполнены после рабочего дня.

4. Пользуйтесь таск-менеджером регулярно

Программ для контроля задач существует огромное количество. Доя отдела продаж это может быть AMO CRM, для ведения проектов Trello, Bitrix, ASANA, Redmine и другие. Суть в том, что когда я слышу жалобу о том, что работа в такой программе занимает много времени, в 90% случаев это значит, что человек ее ведет время от времени. Если при этом открыть его программу, там обнаружится куча уже выполненных, но незакрытых вовремя задач, нечетко сформулированные задачи без дедлайнов и т.д.

В таком случае таск-менеджер, действительно, становится помехой, а не помощником.

5. Планируйте реальные сроки

Еще одна любимая ошибка начинающего менеджера проектов - планировать все задачи на один день. В итоге он или не успевает, потому что распланировал 100% своего времени, а его отвлекли, позвонили и т.д. или задерживается после работы, устает, перегорает.

В планировании может помочь календарь. Вместе со встречами обозначайте там время на решение задач. Не менее 20% рабочего времени оставьте свободным - в течение дня там обязательно появятся срочные задачи.

6. А как же личная жизнь?

Утром я всегда строю планы на вечер. Встреча с друзьями, спорт, прогулка - не важно, но личные дела, также, как и рабочие требуют планирования. Назначьте время, даже если вы не опаздываете в кино, а просто идете прогуляться в одиночестве. Это простимулирует вас закончить рабочие дела вовремя.

Надеюсь, что мой опыт будет полезен.