10 ошибок при автоматизации бизнес-процессов: что нужно знать, чтобы не потерять деньги и время.

Автоматизация процессов — один из самых обсуждаемых трендов в бизнесе. В прошлой статье я писала про выбор компании - инвестировать в цифровизацию или уйти на дно. Большинство руководителей понимают (смиряются), что уже в скором будущем компания, не инвестировавшая в автоматизацию, начнет терять клиентов и конкурентное преимущество на рынке. Но есть объективный внутренний страх перед новым и страх сделать ошибку. Давайте рассмотрим, на чем в основном спотыкаются компании:

Перед тем как приступить к автоматизации процессов, необходимо четко определить цели и ожидания. Часто организации начинают автоматизацию без четкого понимания того, что именно они хотят достичь. И может получиться автоматизация ради автоматизации.

Что именно вы хотите автоматизировать?

Какой результат ожидаете получить?

Кто будет использовать автоматизацию?

Какие долгосрочные цели у компании?

Ответы на эти вопросы критически важны.

Неопределенность в целях может привести к растрате ресурсов и полному разочарованию.

Без четкого плана вы рискуете столкнуться с ситуацией, когда инвестиции в автоматизацию не оправдают себя. Поэтому важно заранее проанализировать процессы и четко прописать ожидания. В противном случае, вместо повышения эффективности, вы получите хаос и раздражение сотрудников

Прежде чем автоматизировать, необходимо понять, что у вас сейчас происходит на предприятии и тщательно изучить существующие бизнес-процессы. Неправильное понимание текущих операций может привести к автоматизации неэффективных шагов.

Необходимо описать существующие процессы, посмотреть, где подойдет просто реинжиниринг процессов, где есть дублирование функций и шаги нужно просто исключить, в каких случаях нужна именно автоматизация рутинных процессов, а в каких – переход на цифровую модель. Без понимания текущих процессов есть шанс сделать неправильные выводы.

Многие организации недостаточно серьезно подходят к разработке технического задания, пытаясь как можно быстрее проскочить этот этап, что приводит к искажению бизнес-требований и, как следствие, к созданию нефункциональных систем. Что в итоге создает проблемы и it-специалистам, и организациям.

Неудовлетворительное ТЗ зачастую становится следствием недостаточного взаимодействия между IT-отделом и бизнес-подразделениями. В результате создаются системы, которые не соответствуют реальным потребностям пользователей. Это не только увеличивает затраты на последующие доработки, но и снижает общий моральный дух сотрудников, использующих такие решения.

Проблема усугубляется, когда компании стремятся сэкономить на консультациях с экспертами. Игнорирование этой стадии может привести к разработке лишь поверхностного ТЗ, которое не отражает всех нюансов и сложностей автоматизируемых процессов.

Для успешной автоматизации необходимо уделить максимум внимания тщательной разработке технического задания. Только проанализировав текущие процессы и собрав требования от всех заинтересованных сторон, можно будет создать систему, которая реально повысит эффективность бизнеса.

Это проблема часто вытекает из предыдущей ошибки. Если компания не потратила должных сил на составление технического задания, то может на старте недооценить стоимость автоматизации и заложить неправильный бюджет. Обрисуйте картину своих затрат заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Нередко компании отдают предпочтение дешевым, но неподходящим решениям. Экономия на программном обеспечении может приводить к дополнительным расходам в будущем из-за необходимости доработок или перелицовки системы. Инвестируйте в качественные решения, которые соответствуют вашим потребностям. В прошлой статье писала больше про главные тренды в автоматизации бизнес-процессов.

Подходить к автоматизации изолированно — значит создавать потенциальные источники проблем. Необходимо заранее продумать, как новая система будет взаимодействовать с уже имеющимися процессами. Это позволит избежать сбоев и повысить общую эффективность.

Например, продумать интеграцию данных из 1С в CRM или взаимосвязь Битрикса и Контур.Диадока.

Одной из ошибок является попытка внедрить слишком сложные или ненужные технологии. Простота — ключ к успеху. Тут хорошо работает мое любимое правило «необходимое, но достаточное».

Выберите решения, которые соответствуют текущим задачам и могут быть легко интегрированы в существующие процессы.

Например, не всем компаниям нужно стремится к цифровой модели бизнеса, особенно в традиционных сферах. И иногда автоматизации процессов будет вполне достаточно.

Некоторые руководители верят, что автоматизация — это «панацея». Достижение сложных и долгосрочных целей требует времени и усилий. Важно осознавать, что автоматизация не решит все проблемы и не отменит необходимость человеческого участия в процессе.

Успех автоматизации во многом зависит от приверженности высшего руководства, как и в целом все изменения. Без адекватной поддержки и видения проекта на уровне руководства, есть риск недостаточной мотивации со стороны команды. Лидеры должны активно участвовать и продвигать проект внутри компании.

Считаю это правило универсальным при любых изменениях.

Автоматизация часто включает в себя передачу и хранение больших объемов данных. Установите четкие протоколы безопасности, чтобы избежать утечек и конфиденциальной информации. Работа с данными — это не только удобство, но и юридическая ответственность.

Бонусная ошибка, про которую многие не думают, а потом она оказывается самой сложной.

Сотрудники часто воспринимают автоматизацию как угрозу. Люди боятся нового, а автоматизация еще воспринимается чем-то сложным, люди боятся, что в ходе автоматизации их заменят, что вызывает у них сопротивление. Этот страх коренится в неуверенности и недостатке понимания новых технологий.

Для успешного внедрения автоматизации важно вовлекать работников на раннем этапе. Прозрачный диалог о преимуществах и целях изменений помогает снизить опасения и повышает доверие. Обучение и поддержка создают позитивный настрой, что, в свою очередь, способствует более эффективному функционированию автоматизированных систем. Игнорирование мнения сотрудников может привести к неэффективному использованию технологий и снижению морали в коллективе.

Технический же успех автоматизации зависит от того, насколько эффективно сотрудники усвоили новые навыки. Не стоит упускать этап обучения или экономить на нем деньги или время. Без должного обучения сотрудников даже самые совершенные технологии могут оказаться бесполезными, а инвестиции — неэффективными.

Инвестиции в правильные процессы автоматизации могут окупиться в разы, но только в том случае, если автоматизация реализована с умом. Как, впрочем, и все остальное в мире 😊 Не бойтесь учиться на чужих ошибках и смело в путь.

Подписывайтесь на мой Телеграм-канал, пишу больше про оптимизацию и автоматизацию процессов.

Александра Гостева