12 месяцев веду почасовой учет своих дел с помощью timesheets: рассказываю, к чему это в итоге привело

Всем привет, меня зовут Павел Домрачев, я мужской психолог и большой поклонник дисциплины и контроля за тем, что происходит у меня в жизни. В феврале 2019 года начал вести так называемые timesheets (буквально, «листы времени», далее TS), выводами о эффективности которых и хочу поделиться.

TS — это метод учета времени, который показывает, чем ты занимался весь день. Как он устроен: все время с 0 до 24 часов, разбивается на слоты по 15-30 минут (кому как удобно), и в эти слоты нужно вписывать, что ты делал. Например:

Истина банальная, но напомнить будет не лишним: контроль за происходящим тем сильнее, чем больше данных у вас есть. Хотите похудеть или набрать массу? Начните следить за весом и желание его изменить появится почти сразу. Для управления тратами нужно вести учет расходов, и т.д.

Про TS, как способ самоорганизации, вы может что-то и слышали, но я нигде не встречал обстоятельных рассказов, какой профит это даёт в жизни. Думаю, причина в том, что рассказывать было нечего, так как длительного опыта применения TS не было. Может, кто-то пару дней считал, и на этом все закончилось.

Я подумал, что это может быть шансом протестировать на себе любопытный метод. Начал вести учет, мне понравилось, и я решил, что попробую продержаться целый год, что собственно и сделал.

По прошествии этого времени могу уверенно утверждать, что TS — это потрясающий инструмент, которым стоит пользоваться и дальше. Кому интересно, шаблон онлайн-документа для вас есть в конце статьи.

Ниже я поделюсь своими наработками и выводами.

1. Общие детали

2. Категоризация

Я разбил все дела на несколько общих категорий, чтобы было проще вести учет.

3. Цифры за первый тест

За первый месяц наблюдений вышло 744 слота или 372 часа. Это 15,5 дней чистого учтенного времени, что неплохо. Добавим сюда четыре выходных, итого будет 19,5 учтенных дней. Остальные «9,5 дней» февраля я спал.

Что же я делал в эти 372 часа?

Печально, но факт: больше всего времени, а именно 41%, я «отдыхал», то есть, ничем важным не занимался. Фильмы, сериалы, YouTube, соцсети, бездумный серф по интернету.

41%, Карл. Меня этот факт просто потряс. И это учитывая то, что у меня есть достаточно строгий подход к тому, какие задачи мне нужно выполнить за день.

А что с работой?

Ровно треть времени, 33%, я занимался «работой» — суперкатегорией, в который входили операционка, задачи по отчету, мои психологические проекты и тренировки. Если перевести в дневные показатели, то это 5,1 часа в день. Не ужасно, но и не отлично.

Мой «рабочий КПД» — 33%. Что ж, это хотя бы выше, чем у парового двигателя. Я решил, что возьму это значение за отправную точку, ниже которой не надо опускаться.

На суперкатегорию «личные дела» (еда, магазины, быт, сон) ушло 26% времени. Я был уверен, тоже можно оптимизировать просыпание, походы за едой и прочие незначительные вещи.

Итого за первый месяц: 41% отдыха, 33% работы, 26% личных дел.

5. Цифры за второй месяц

Разумеется, такой расклад меня не устроил, потому что работал я где-то 5 часов в день, а отдыхал больше 6. К тому же вставал с утра не строго в одно время, а как попало.

Я выделил две причины, почему я так много отдыхал: отсутствие нормального графика работы и безделье в середине рабочего дня.

Что я решил сделать?

Отдельно хочу отметить, что часть работы я откладывал на поздний вечер (22-23 часа), поэтому «бездельем» считал даже отдых в 8-9 вечера, если дела были не закончены. Если же все рабочие вопросы я закрывал, то слоты переставал отмечать.

Когда март закончился, стало понятно, что мои решения помогли.

Работа и безделье поменялись местами, и это было самое главное достижение. 47% времени я делал дела, и только 36% времени отдыхал. В абсолютных значениях работы стало больше на два часа, а отдыха на час меньше.

С работой всё понятно – просто вставал с утра и фигачил. Но очевидно, что я не стал сильно меньше бездельничать, просто больше работаю, поэтому процентное соотношение поменялось. Решил, что за этим нужно будет следить отдельно.

Сравнение первых двух месяцев

Работа в феврале: 33% работы, 41% безделья, 26% личных дел.
Работа в марта: 48% работы, 34% безделья, 16% личных дел.

Результаты меня впечатлили, и у меня появилось достаточно мотивации, чтобы продолжать вести TS дальше, что я и сделал.

Не буду вас утомлять подробными цифрами, просто покажу динамику. Чтобы не было вопросов по месяцам, у меня был перерыв с июня по октябрь 2019 по личным причинам, но потом я возобновил TS и выполнил обещание наблюдать их год.

Как видно из графиков, работать я стал значительно больше, а бездельничать меньше. В апреле и мае 2020 года доходило до того, что я работал по 9 часов чистого времени (не учитывая перерывы на еду и поездки), а бездельничал 0.5-0.8 часа.

Кому интересны цифры по часам, вот они

В июне и июле что-то меньше стал работать, надо поднапрячься. В этом и есть прелесть TS’ов – я всегда вижу, сколько я работаю.

Вы можете спросить: «Ну и зачем всё это? Да, контроль важен, но какие результаты он дает? Стало ли у тебя больше денег или стал ли ты более счастливым?».

Краткий ответ: да и да. Подробный ответ можно ниже в серии выводов

1. Самый большой результат – рост доходов

Прибыль выросла в 2 раза и прямо по месяцам коррелировала с ростом моей рабочей занятости. Я сфокусировался на тех проектах, которые приносили мне больше всего денег, и стал уделять им значительно больше чистого времени.

Конечно, correlation doesn’t imply causation, может быть, это рост доходов мотивировал меня работать больше, но факт остается. Посмотрим, что будет ещё через год.

2. Меньше прокрастинации и чувства вины

Мне прямо физически больно было вписывать в слоты «безделье», «безделье», «безделье» снова и снова в середине рабочих дней. Неприятно видеть, как, несмотря на незаконченные дела, я занимался ерундой. Поэтому в какой-то момент я твердо решил, что никаких отвлечений больше не будет, пока я не сделаю все то, что по плану наметил себе на день. Именно после этого можно спокойно отдыхать.

Это было, наверное, самое лучше решение из наблюдений за моими TS’ами. Благодаря этому решению безделья стало очень мало, а у меня появилась мотивация как можно быстрей выполнять рабочие дела и не испытывать мерзкие чувства, когда за просмотром ютуба пролетело 2 часа, а рабочие дела стоят.

3. Больше дел за то же время

Из п.2 следует интересный факт: в июне и июле я стал меньше работать, но делать весь тот объем дел, на который у меня раньше уходило больше времени. Я могу добавить новые дела и проекты на будущее, например, поставил в приоритет здоровье, которое раньше игнорировал.

Либо, например, можно больше полноценно отдыхать, проводить время с женой или заниматься нерабочими проектами.

4. Планы на день стали более жесткими и понятными

Если раньше я вписывал инфу в слоты по факту прошедшего времени, то теперь я с утра заранее продумываю, что, скажем, следующие два часа я буду писать статьи или анализировать работу клиентов. Затем у меня поездка, тренировка, обед, а затем снова три часа работы.

Если посмотреть на сырые данные по месяцам, то станет заметно, что раньше все категории были хаотически раскиданы вперемешку – безделье чередовалось с операционкой, тренировки и еда были разное время и т.д. Сейчас они идут блочно: два часа операционка, два часа планов, час еды, и т.д.

Этому порадовалась и жена, поскольку теперь мы обедаем приблизительно в одно и то же время дня.

5. TS подойдет не всем

Не скажу, что метод TS это мастхэв для всех и каждого, все-таки, он требует уже неплохого уровня дисциплины, чтобы вносить все данные и делать это регулярно, но если у вас получится, то уверен, что результат будет того стоить.

Кто хочет попробовать свои силы, вот ссылка на базовый файл, где осталось только сделать свои категории и начать вести учет.

Спасибо за чтение!

#продуктивность #инструменты