Дейлики с таймером, созвоны по пропускам и оверлап: 7 шагов, которые помогли нашей команде не созваниваться по любому поводу

Если рабочее расписание похоже на рутину колл-центра и день начинается и заканчивается звонками, с результатами на работе можно попрощаться, потому что вместо KPI сотрудники начинают считать количество созвонов за день. В этой статье руководитель продукта в Compass рассказывает, как он вытащил команду из дня сурка, висящего на телефоне, и что из этого вышло.

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Теперь мессенджер Compass можно за 10 минут установить на свой сервер. А если хотите начать общаться прямо сейчас, попробуйте облачную версию.

В какой-то момент мы поняли, что о частые созвоны спотыкается вся команда. Сразу падает результативность и мотивация делать хоть что-то, если день начинается и заканчивается с двухчасового разбора полетов с кучей воды. Поэтому мы решил провести профилактику от бесполезных созвонов. Рассказываем, что сделали.

Проблема частых созвонов появляется, когда команда устраивает их по любому поводу: согласовать оплату, дизайн, количество статей, презентовать рутинные отчеты и так далее. Поэтому первое, с чего я начал — закрепил с командой базовые характеристики созвонов и ситуаций, когда они нужны не нужны.

Когда созвон необходим:

Сложная тема, которая требует актива от участников: например, обсуждение стратегии на следующий год.
Важное решение, которое невозможно принять в письменном виде: например, выбор между несколькими вариантами mvp или проекта.
Обмен идеями, мнениями или поиск нового решения: например, когда проводится мозговой штурм по неймингу, новым фичам, образу продукта.
Общение с людьми, с которыми письменная коммуникация будет неэффективна: например, с новичками в команде, чтобы онбординг проходил более плавно.
Когда на повестке что-то, что нельзя решить за 5-10 минут общения в чате.

Когда созвон не нужен:

Можно кратко и ясно передать информацию без потери смыслов: например, корпоративные рассылки, отчеты, гайды для сотрудников.
Если инфа рутинная и ее не надо обсуждать: протоколы собраний, инструкции, отчеты по промежуточным этапам проекта.
Можно отложить обсуждение до следующего планового созвона: какие-то некритичные запросы, предложения по фичам или пожелания по процессу. О плановых созвонах расскажу ниже.
Если можно с участием всей команды проверить инфу в чате: например, прочекать документ и дать обратную связь.
Если работа сквозная: например, вся команда неделю тестит новый дизайн и пишет пожелания, фиксирует баги и описывает свой опыт.
Это можно решить за 5-10 минут общения в чате.

Кстати, еще у нас есть список правил, без которых мы не начинаем встречу:

Цель — зачем собираемся и с чем мы должны с нее уйти. Нет цели — нет встречи.
Заранее назначенный фасилитатор (ведущий и модератор встречи) и секретарь (тот кто фиксирует договоренности участников).
Ограничение времени встречи в 40 минут. Далее либо делаем перерыв на 10 минут, чтобы востановить фокус и попить воды, либо завершаем.

Оверлап — промежуток времени, в который команда договаривается быть на связи и быстро реагировать на входящие вопросы и сообщения. Например, вы договариваетесь, что оверлап команды с 12:00 до 15:00 — это значит, что важно быть на связи в чате и не отвечать через 1, 2 или 3 часа.

А вот до 12 и после 15 можно полностью фокусироваться на своих задачах и даже отключать звук у рабочего мессенджера.

Friendly Reminder: Приведите коммуникацию в порядок и не отвлекайтесь на мемы от друзей в оверлап в мессенджере Compass. Можно использовать облачную версию или развернуть мессенджер на своем сервере всего за 10 минут.

Сначала мы сделали так, чтобы сотрудники понимали — как их работа влияет на весь остальной процесс и связана с другими сотрудниками. Например, дизайнер должен понимать, что потом нарисованный экран пойдет разработчику. И сделать все, чтобы у разработчика не было вопросов. Чем меньше вопросов, тем меньше созвонов.

Потом закрепили повторяющиеся паттерны в формате инструкций и создали типовые шаблоны для сообщений и коммуникации. Например, новый автор приходит в команду и попадает чат, в описании которого расписаны правила коммуникации, сдачи работ и так далее.

Шаблоны коммуникации здорово экономят время и снимают вопросы, которые могли бы возникнуть во время онборда, процессов и передачи работы от одного отдела к другому.

Чтобы добавить в коммуникацию между отделами еще больше прозрачности, мы ввели Loom — инструмент, который позволяет записывать видео со звуком экрана компьютера. Так можно записать комментарии к работе коллег, дать обратную связь по проекту или продемонстрировать какой-то процесс.

Допустим, дизайнер сделал новый макет сайта. Вместо того, чтобы писать длинные комментарии в файле, вы можете записать видео в Loom, где покажете макет, выделите несколько моментов, которые нужно поправить, и дадите конкретные рекомендации. Он, кстати, может сделать то же самое: вместо того, чтобы просто отправить макет, отправит его вместо с видео-пояснением — где и почему принял какие-то дизайн решения.

Как итог — экономите время двух созвонов с презентацией и обратной связью.

Да и вообще — круто ставить ограничение на все рутинные созвоны. Это повышает фокус команды, экономит время и убирает из созвонов воду. И самое важное — после 15-минутного созвона у ребят все еще есть силы на работу в течение дня.

Кстати, время для начала дейликов тоже важно: некоторые исследования предлагают проводить их между 10 и 12 утра. Конечно, если команда работает в разных часовых поясах, подстроиться сложно, но можно ориентироваться на большинство или договариваться работать по конкретному часовому поясу.

Все гениальное просто: хотите меньше созваниваться — перенесите процессы работы, базы знаний и результаты в приложения и платформы. Там можно работать одновременно, видеть, что делают другие участники, оставлять правки, комментить, предлагать новые решения.

Лайфхак: чтобы работа на платформах не растягивалась, введите фиксированное и желательное число кругов правок. Это будет дисциплинировать и фокусировать и принимающих работу, и выполняющих ее.

Если у вас появятся рутинные созвоны со своими целями, внезапных звонков по каждому поводу в течение недели станет меньше. Вот список того, что можно внедрить и с какой периодичностью:

Планирование — ежеквартальное, ежемесячное и еженедельное.

Брейнштормы — по необходимости.

Ретро — в конце года, квартала и месяца.

Performance Review — раз в квартал.

Назначайте к каждой встрече фасилитатора и не забывайте вести протокол: для этого можно приглашать на встречу ИИ или попросить фасилитатора фиксировать все важные моменты, задачи и CTA в фоллоу-апе.

Звучит как что-то из Властелина колец, но на самом деле — просто способ оптимизировать созвоны из книги «Лидер и племя».

Вместо того чтобы регулярно собираться на индивидуальные встречи, общайтесь по три человека. Триада способствует более открытому обмену информацией и идеями. Это снижает вероятность конфликтов, так как фокус смещается на совместное решение проблем, а не на противостояние идей одного участника команды с другим.

Триады создают широкий круг общения и способствуют качественному распространению информации по всей команде.

Составьте базовые характеристики для случаев, когда нужен и не нужен созвон.
Введите оверлап и не спамьте команду звонками вне этого времени.
Обсудите цели, задачи и процессы на берегу, чтобы никто не чувствовал себя в танке и не звонил из него постоянно, чтобы понять, что происходит.
Пользуйтесь Loom для комментов и обратной связи, чтобы не проводить лишних созвонов.
Проводите дейлики в начале дня на 15 минут и в ограничивайте рутинные созвоны по времени.
Используйте платформы для совместной работы, чтобы не обсуждать каждый новый наклон шрифта в продукте.
Введите обязательные созвоны и откладывайте какие-то вопросы до них.
Проводите встречи триадами, чтобы фокусироваться на конкретных задачах.

Сделайте общение в команде эффективным и безопасным в мессенджере Compass. Создайте изолированное рабочее пространство в быстром приложении, где команда фокусируется только на важном.

Для команд до 10 человек всегда бесплатно. Для команд побольше есть бесплатный пробный период на 30 дней. Самое приятное – мессенджер можно установить на своем сервере всего за 10 минут или использовать в облаке.

Попробовать мессенджер Compass