Как организовать онлайн-мероприятие: чек-лист

Чек-лист из 10 пунктов от центра событий Web2win.

Весной 2020 года мы, как и все ивентщики, столкнулись с запретом на проведение офлайн мероприятий. До этого момента онлайн-формат был второстепенным в нашей деятельности: мы проводили онлайн-трансляции с офлайн мероприятий, делали небольшие трансляции в соцсетях с одним спикером и иногда организовывали вебинары.

Ежегодно мы организовывали от 5 до 9 крупных бизнес-мероприятий в разных городах Урала. Самые маленькие региональные события набирали 200+ человек, крупные ежегодные проекты собирали от 1500 до 3000 человек.

Помимо крупных мероприятий, несколько раз в год мы организовывали небольшие мастер-классы, с онлайн-трансляцией, поэтому нельзя сказать, что опыта работы с онлайн-мероприятиями не было.

Дополнительно, несколько раз в год мы организовывали небольшие мастер-классы с онлайн-трансляцией, поэтому опыт работы с онлайн-мероприятиями все-таки был.

Этот год принес свои корректировки и нам пришлось сделать то, к чему мы не готовились - целиком перейти в онлайн. Теперь мы каждый месяц проводим собственные онлайн-конференции и организуем онлайн-мероприятия на заказ. Для себя мы определили ключевые действия, которые напрямую влияют на успех мероприятия.

Если вы планируете провести вебинар, трансляцию, конференцию (да что угодно!) в формате онлайн, сверьтесь с этим чек-листом, чтобы не упустить самое важное.

1. Цель мероприятия. Хотите провести полезный вебинар? Сделать мероприятие для одного заказчика? Или же реализовать мероприятие для нескольких спонсоров? В любом случае, цель и задачи нужно определить заранее. Ставьте для себя цель честно, например: “заработать на продаже билетов” или “увеличить лояльность аудитории” или “собрать лиды для продаж”.

2. Сколько будет длиться мероприятие. Продолжительность может быть абсолютно разной, от 30 минут до полного восьмичасового дня. Обратите внимание, что в онлайн концентрация внимания участников снижена. Если у вас длительное мероприятие, необходимо делать перерывы 1 раз в 2-3 часа.

3. Сайт мероприятия. Сайт – лицо мероприятия в онлайне. Через него вы привлекаете участников, спонсоров и общаетесь с ними. Беглый взгляд на шапку сайта должен мотивировать посетителя зарегистрироваться, иначе он уйдет навсегда. Разместите на сайте подробную информацию о дате и времени мероприятия, программу, список экспертов.

4. Регистрация участников. Определите, как будет осуществляться регистрация на мероприятие: на сайте мероприятия, в социальных сетях, на TimePad или др. Продумайте, какую информацию вам необходимо получать от участников, но не делайте форму регистрации слишком громоздкой.

5. Где будет проходить мероприятие. Трансляцию можно провести на вашем сайте, в социальных сетях, на YouTube или сразу во всех каналах.

6. Открытая или закрытая трансляция. Закрытая трансляция и доступ только по предварительной регистрации обычно приводит к большему вовлечению участников в процесс.

7. Онлайн-трансляция. Договоритесь со специалистом по организации трансляций заранее (хотя бы за 4-5 недель) и забронируйте дату. Обязательно проводите тестовые трансляции, это поможет избежать серьезных сбоев во время мероприятия.

8. Подготовка спикеров. Онлайн-мероприятия имеют технические особенности, которые необходимо объяснить спикерам. В каждом случае технические требования могут отличаться, подробности нужно уточнить у специалиста, который будет настраивать трансляцию.

9. Нетворкинг. На любом мероприятии участники хотят общаться. Создайте комфортную атмосферу в мессенджере или специальном сервисе. Не пускайте общение в чате на самотек: вовлекайте участников с помощью опросов, предлагайте темы для обсуждения, обозначьте правила общения, запретные темы, введите хештеги.

10. Интеграции для спонсоров. Если ваше мероприятие предполагает наличие спонсоров, придумайте интеграции, которые будут для них полезны: онлайн-выставка, размещение баннеров и логотипов, онлайн-комнаты для общения с участниками.

Надеемся, что этот чек-лист поможет вам подготовиться к мероприятиям!

Чтобы узнать стоимость организации вашего мероприятия, напишите нам.