Гайд: как найти бизнес-ассистента и сэкономить себе время?

Всем привет! На связи Никсон Сивале, я руковожу маркетинговым агентством Focus Group. Мы привлекаем продажи в разных нишах с помощью разных инструментов. И у меня была проблема - нехватка времени из-за рутинных задач, которые я не мог делегировать никому.

Сегодня хочу затронуть очень интересную тему для личного роста каждого предпринимателя, а именно - поиск бизнес-ассистента.

В этой статье я рассказываю, как составлял вакансию, какие этапы воронки проходили кандидаты, по каким критериям я выбирал своего ассистента, и как это в дальнейшем повлияло на меня.

На данный момент времени, я живу в Аргентине. И мне нужно было найти помощника, который, желательно, находился там же.

Я занимался простыми проблемами внутрянки, своими личными задачами, которые забирали очень много времени, что привело меня к тому, что у меня не было времени на то, чтобы продумать стратегию развития своего агентства - планирование, поиск партнеров и крупных клиентов, улучшение процессов.

В прошлом году я начал активный поиск бизнес-ассистента, с чего я начал? Сначала я написал подробную вакансию, которая позволила мне собрать максимально большое количество откликов. Их набралось около 30.

Я решил разослать вакансию по местным чатам в TG, поскольку у меня была цель - найти моего ассистента в короткие сроки и проживающего в Буэнос-Айресе, а в Аргентине все ищут работу, и шанс найти хорошего сотрудника очень высоки.

Примерно так, выглядела моя вакансия, которую я опубликовал в разные группы по поиску работы:

Вторым этапом моей воронки было: заполнение небольшой гугл-анкеты, это была своеобразная проверка адекватности кандидатов. Лично для меня это red flag, когда кандидат во всех умениях проставляет максимальные оценки.

Анкетирование подтягивало всех людей в одну табличку, в которой я смог более детально отсматривать людей и понимать, какой кандидат мне подходит, а какой нет.

По итогу, у меня получилась такая таблица. Это очень удобно, так как вы можете просматривать характеристики каждого кандидата, сравнивать между собой, оставлять свои комментарии и ставить фильтры по важным критериям.

Всего я получил 30 откликов. К каждому кандидату я оставлял свой комментарий, и подробно изучал заполненную форму. Я лично всем советую вести таблицу с кандидатами, а особенно добавить поля “уровень эмпатии”, “уровень организованности”, “уровень системности” и т.д. и проставлять оценки от 1 до 10. Это помогает сделать доп. фильтр и выбрать лучшего кандидата.

В третий этап моей воронки входило личное собеседование + прохождение небольшого теста на тип личности.

На этом этапе я отсматривал кандидатов и смотрел, на их психологическую составляющую - подходим ли мы друг другу и сможем ли мы в будущем работать без проблем? Одинаковые у нас ценности? Какие предрасположенности у кандидата? Этот этап был достаточно долгим и трудоемким, но свои плоды он однозначно принес.

Хочу добавить пояснение к прохождению теста: смотрите на раздел А в результатах. А (администрирование) - чем выше этот показатель, тем более ответственен и дисциплинирован человек.

Предпоследним этапом стало небольшое тестовое задание, которое включало в себя: оформление документа и создание канбана в трелло.

Для чего вообще нужно тестовое задание? Оно показывает нам насколько человек готов выполнять качественно и быстро задания. Помимо исполнительности и адекватности, вы сможете проверить дисциплинированность (не потерял ли кандидат дедлайн?), его уровень нормы (как он привык работать, старается ли он сделать лучше или "и так сойдет?")

Ко всем заданиям я оставил максимально подробную инструкцию, чтобы у кандидатов не возникло трудностей на этом и этапе.

И завершающим этапом было личное оффлайн-собеседование в кафе, где мы общались уже с лучшими, для меня, претендентами. На этом собеседовании мы обсуждали все: от навыков и умений до предпочтений в аниме.

Как я уже писал, для меня важно, чтобы кандидат четко проходил каждый этап воронки, без red flags, (я на 10/10 системный, 10/10 самый лучший, возьмите меня). Адекватная самооценка - один из ключевых моментов успешного сотрудничества.

Перед поиском своего ассистента, я составил портрет - кого я хочу видеть? Мне на ум сразу пришли разные мысли и я решил их структуризировать:

В моем агентстве мы работаем по ценностям - ЧОП ВОК, (честность, открытость, помощь, взаимовыручка, ответственность, команда). Поэтому для меня эти качества были одним из приоритетов в отборе.

До финала дошло 2 человек: оба были очень интересными и подходящими кандидатами, но совершенно разными. Я сделал выбор, основываясь на заранее составленном в моей голове портрете кандидата. И со следующего дня мы начали сотрудничество.

С самого первого дня я сказал, что мы будем работать вместе в одном пространстве (кафе, коворкинг), чтобы наладить синхронизацию и понимание работы. И так мы уже работаем чуть больше года.

Для чего это? Нужно понимать, что хорошего ассистента нужно вырастить, чтобы он стал мини-копией вас. Ни за день, ни за месяц он не сможет достигнуть этого результата. Представьте, что ваш ассистент - тамагочи, которому нужно уделять время, объяснять очевидные вещи, брать обратную связь и, таким образом, калиброваться.

Мне очень нравится аниме “Наруто”, и в своей голове я понимал, что хочу быть Майто Гаем, а мой ассистент должен быть - Роком Ли.

Какие задачи я могу отдать ассистенту? Любые, которые посчитаю нужными. Например, я поручил сделать онбординг для нашей компании или сделать новый бизнес-процесс. Есть и более простые задачи, как составление презентаций и написание инструкций, регламентов и другие.

Наверное, мне могли бы сказать, что это плохо, так как я перегружаю или сжигаю своего ассистента. Но есть очень важная вещь - в моей картине мира, все люди могут ошибаться, переносить дедлайны и просить о помощи.

Я за то, чтобы люди относились к работе как к миссиям из Наруто, чтобы новые и нестандартные задачи не вызывали страх и отторжение, а наборот, “о, прикольно, новый квест, за который дадут ачивку, надо сделать это лучше всех!”.

В первые месяцы было сложно, так как мой ассистент не имел никакого опыта работы - и мне пришлось обучать его буквально всему с 0, и я очень много вкладывал своих сил и ресурсов, нервов.

По прошествии адаптации в компании, я уже начал делегировать более серьезные задачи - ведение документооборота, внутренние небольшие проекты, административную часть в компании.

Для себя я начал замечать, что рутина, которая меня раздражала и отбирала очень много времени, стала исчезать и мой ресурс не тратился на то, что я раньше делал каждый день. Появились возможности посвящать себя другим более важным вещам.

Чем дольше мы работаем с моим ассистентом, тем больше я стараюсь ему помочь - дать совет по работе//личной жизни, показать крутые фишки, которые можно использовать в работе, разные обучения, ролики на ютуб и др.

Для чего это? Конечно же для меня, так как развитие и прохождение обучений ассистента предполагает улучшение рабочих навыков, а также возможность передавать еще более сложные задачи в будущем.

Возможно, я такой человек, но я чувствую, что меня наполняет энергией наставничество, поэтому такие небольшие беседы с ассистентом только мотивируют двигаться дальше, и меня, и его.

Работа с собственным ассистентом - это не всегда просто, но оно стоит того, потому что в перспективе у тебя появляется возможность вырастить мини-копию себя, которая сможет решать серьезные вопросы и проблемы, но даже на данном этапе жизни, я могу сказать, что ассистент мне помогает освобождать, как минимум, 2 часа моей жизни.

И вы даже не подозреваете, что несколько часов моей жизни, которые я мог бы потратить на написание этой статьи, мой ассистент тоже освободил 🙂

Оставляю для вас полезные ссылки, файлы, которые помогут вам найти своего лучшего бизнес-ассистента:

Подписывайтесь на мой тг-канал, там тоже много всего полезного и интересного 🖤