Как убрали ежедневные утренние планёрки и упростили адаптацию сотрудников: кейс строительной компании

Мечтаете о помощнике? В статье рассказали как коммуникаторы и функции в приложении KvantApp помогли убрать ежедневные утренние планёрки и наладили процесс адаптации новых сотрудников.

Привет! Я Сергей Якубовский, владелец компании «АкваТехСтрой», занимаемся строительно-монтажными работами по перекладке инженерных сетей, а также капитальным ремонтом жилых домов.

В штате около 100 человек, и основная проблема — оперативный контроль более 200 задач с моей стороны. Каждое утро начиналось с планерки, где мы обсуждали задачи каждого сотрудника, а после я приступал к своим задачам: работой с текущими проектами, партнерами и клиентами. При этом наблюдал за всеми задачами сотрудников, чтобы в случаи проблем мог подключиться и решить. Это съедало время, которое я мог бы вложить в развитие бизнеса.

После утренних планёрок начинался мой рабочий день, я погружался в работу над текущими проектами, общался с клиентами и партнерами.

Не было месяца, чтобы какие-то задачи по срокам не проваливались. Так работать было не эффективно, тем более в то время я готовился стать отцом, и мне нужно было проводить больше времени дома с семьёй, а не тратить время на контроль.

Через рекламу я попал на онлайн-экскурсию, где менеджер рассказал про личного помощника, который прилагается к таск-трекеру и контролирует сроки выполнения всех задач. Такой человек в Кванте называется коммуникатор.

Разница между коммуникатором и личным помощником.

На онлайн-экскурсии мне объяснили, почему система Квант ー упрощённая, в ней нет кучи дополнительных функций, которые не пригодятся. Всё необходимое есть, чтобы задачи на объектах своевременно выполнялись, обеспечивалось бесперебойное финансирование, поступление материалов и документооборот.

Поэтому я быстро решил установить и попробовать Квант. Даже отказался от совершенной платформы Битрикс 24, на которой моя компания работала несколько лет.

В Квант я добавил только офисных менеджеров, которые координируют работу и отвечают за внутренние процессы компании, ー это бухгалтерия, юристы, экономисты, менеджеры и администраторы офисов. Вышло около 20-ти человек.

Остальные члены команды ー это «полевые сотрудники», они ремонтируют здания, прокладывают каналы и провода на объектах, трудятся руками. Их нет смысла заводить в приложении KvantApp по двум причинам:

Я отменил утренние планёрки и провожу больше времени с семьёй за счёт трёх действий:

Специалист по заторам ー это диспетчер, компании Квант, который связывается с исполнителем задачи, если на напоминание не отреагировали в течение двух суток. Если по-прежнему сотрудник не отвечает, тогда специалист по заторам ставит об этом в известность руководителя.

Коммуникатор ー помогает сотруднику не забывать о задачах, а специалист по затором ставит в известность руководителя, если задачи игнорируются больше трёх дней после наступления дедлайна.

Запросы, которые, действительно нужно решить, ставятся в Кванте и не откладываются в долгий ящик, благодаря сочетанию функций дашборда и человеческого общения ー коммуникаторам.

А также с адаптацией сотрудников стало проще ー стажировки проходят без моего внимания.

Через четыре месяца после внедрения Кванта я понял, что можно приезжать на работу к обеду :) Больше не надо проводить утренние планёрки и ставить задачи на день.

Поэтому перенёс многие встречи и переговоры на более позднее время. И это меня не утомляет, так как появилось больше свободного времени, которое раньше уходило на ежедневный утренний контроль.

Если вы тоже хотите нанять личного помощника, распишите плюсы минусы и сопоставьте их с нашими коммуникаторами. А также приглашаем на нашу онлайн-экскурсию в Квант, где вы можете увидеть как работает Квант на примере успешных компаний.