5 законов работы, которые незаметно нам пакостят

Незавершённые дела не дают покоя, договорённости со звонка забываются через 20 минут, а всплеск мотивации вредит продуктивности. Это незаметное влияние законов продуктивности. Хорошая новость — мы тоже можем на них влиять. Рассказываем о пяти законах работы, которые стоит знать

На связи команда сервиса для управления проектами WEEEK 💙 Мы стараемся не тратить время впустую и экспериментируем с методами повышения продуктивности. Собрали топ-5 самых полезных и рассказали, как их использовать.

Если вы с командой планируете на каждый спринт по 1000 и 1 задаче (и все, конечно же, в приоритете), а потом горите в дедлайнах — закон Литтла точно пригодится.

Как работает на практике: когда количество проектов растёт, приходится держать в памяти десятки деталей, требований и договорённостей. Переключение с одного проекта на другой тоже требует больших усилий: каждый раз нужно найти нужные файлы, вспомнить задачу да и просто настроиться на работу. Большая часть времени тратится не на дела, а на размышления. Поэтому процессы идут медленнее: столбец «в работе» растёт, а «сделано» — не особо.

Закон Литтла ставит шах и мат многозадачности.

Чтобы рассчитать оптимальную нагрузку для себя или команды (L), нужно умножить скорость появления новых задач (λ) на среднее время выполнения одной задачи (W).

Если собрать в умную формулу: L = λ × W

Допустим, команда берёт в работу два проекта в неделю, и каждый занимает около трёх дней. L = 2 × (3/5) = 1.2 проекта одновременно в работе.

А если задачи станут сложнее и будут занимать четыре дня вместо трёх? Пробуем: L = 5 * (4/5) = 4

В этом случае нагрузка составляет четыре проекта одновременно, что уже довольно много для команды.

Как этому противостоять?

Используй закон Литтла грамотно:

Чтобы работать эффективно, двигайся к цели поступательно: заверши один проект и только потом приступай к другому.

Пожалуй, самый важный закон для профилактики выгорания.

То, что при усталости дела идут медленно, мы и так понимаем. Но, оказывается, эмоциональный подъём в стиле: «‎Сейчас пойду и закрою все задачи разом!» — тоже так себе стратегия.

Действие закона можно увидеть на примере новичков в команде.

В процессе онбординга новый сотрудник старается показать себя с лучшей стороны: погрузиться во все процессы сразу, охватить как можно больше задач. И вот уже подоспели первые переработки, работа и думы о ней в свободное время. Только вот впоследствии такой режим оборачивается низкой эффективностью.

Чтобы изучить этот феномен, психологи Роберт Йеркс и Джон Додсон проводили эксперименты на животных (осуждаем, но что было, то было).

Они учили животных проходить лабиринт и задавали разную интенсивность ударов тока. Выяснилось, что лучше всего для мотивации подходит средний уровень — его назвали оптимумом. Последующее увеличение приводит не к улучшению результатов, а к ухудшению и потере мотивации.

Током себя бить не будем — предположим, что у нас такую роль играет стресс от нового проекта. И возьмём на вооружение: важно быть в достаточно ресурсном состоянии — ни больше ни меньше. Это и есть простой способ постоянно достигать результатов и не выгорать.

А вдохновение оставим для генерации идей.

Принцип объясняет, почему дедлайны — это не всегда про продуктивность.

Если руководитель дал неделю на выполнение проекта, то ровно столько ты и будешь над ним работать — даже если можно было уложиться за два дня. А ещё вероятнее — активно включишься в работу лишь в последний день. Лень? Нет, просто свойство человеческой психики.

Сам Паркинсон подметил это, наблюдая за британской бюрократией. В сатирической заметке для журнала The Economist он расписал обычный день сотрудника, главной и единственной задачей которого было отправлять открытки.

Вопрос в студию: сколько времени занимал процесс? Бинго! Вместо трёх минут — весь отведённый день. Полчаса ушло на поиск очков, ещё час — на выбор открытки, 90 минут на написание текста и 20 — на решение, брать ли с собой зонтик на прогулку до почты.

Потому-то дедлайны порой ухудшают продуктивность. Как говорил Авраам Линкольн: «‎Если бы у меня было восемь часов на то, чтобы срубить дерево, я потратил бы шесть часов на то, чтобы наточить топор»‎. Чтобы взять под контроль тайм-менеджмент, нужно ставить реалистичные и измеримые сроки.

Руководители — берите на карандаш и планируйте проекты с умом.

Непонятно, сколько времени займёт задача? Уточните у исполнителя, который уже занимался похожими задачами, или спросите коллег. Важно не ставить сроки из головы, а ориентироваться на факты.

Знакомо, когда перед сном вдруг накрывает тревога о море недоделанных дел? Всё потому, что наш мозг — лучший менеджер проектов. Он напоминает о задачах, пока они не будут выполнены.

Эффект обнаружила советский психолог Блюма Зейгарник. Сидя в ресторане она заметила, что как только официанты приносили заказ, они сразу же забывали его состав — хотя до этого помнили список блюд наизусть.

✅ Дело сделано, галочка в to-do листе поставлена — значит, задачу можно смело вычеркнуть из оперативной памяти мозга.

Закон можно использовать и в свою пользу. Особенно актуально для тех, кому сложно реализовывать планы и из-за этого их преследует тревожность.

Всё просто: чтобы закрывать задачи и планы вовремя, главное — начать их выполнять.

Разбить большое дело на несколько маленьких, составить план и поступательно двигаться по пунктам. А там уже подключится мозг: особенность запоминания не даст забыть о начатом и бросить дело на полпути.

Как и в законе Литтла, вспомним про многозадачность: не стоит браться за несколько дел одновременно. Ведь все незакрытые задачи будет крутиться в голове и настойчиво напоминать о себе.

Поэтому действуем поступательно, ставим галочки и закрываем гештальты — продуктивность увеличится, а с ней уйдёт стресс от незавершённых дел.

Вот и последний пункт в копилочку продуктивности — тренировка памяти.

Открыл закон немецкий психолог Герман Эббингауз: вместе со студентами он пробовал заучивать бессмысленные слоги с помощью разных техник.

В ходе экспериментов он обнаружил, что забывание информации происходит неравномерно: уже через 20 минут студенты помнили меньше половины материала, через девять часов — 40%, а через месяц — чуть больше 20%. Данные Эббингауз отобразил на графике. Эта закономерность и стала называться законом забывчивости.

На кривой видно, что большая часть информации забывается практически сразу после заучивания.

Поэтому, чтобы лучше запоминать новое, пользуемся лайфхаком Эббингауза. Повторяем материал четыре раза:

🕘 сразу после заучивания

🕙 через 20 минут первого повторения

🕚 ещё через 8 часов

🕢 и напоследок через день

Тогда онлайн-курсы, вебинары и гениальные идеи перед сном точно не забудутся. Как завещал отец Герман: повторение — мать учения.

Про 7 законов, которые объясняют наши косяки

5 когнитивных искажений, которые мешают управлять временем и внимание

Как выглядит прокрастинация и как с ней бороться

В коварных законах разбиралась автор WEEEK Екатерина Евсеева