Проблема списков задач или "нет в календаре - нет в жизни"

Вот типичный сценарий работы со списками задач:

1) Добавляешь в список задач вроде Todoist / Apple Reminder / Microsoft To Do и пр. какие-то задачи на завтра

2) Просыпаешься, наливаешь чашечку кофе, начинаешь выполнять задачи по приоритетам и получать дозу дофамина, когда ставишь галочку "выполнено"

3) Если не успел выполнить пару задач - просто переносишь на другой день, и все супер

Звучит отлично, но у меня так не работает, так как много встреч в течение дня, часто прилетают какие-то незапланированные звонки и задачи.

В итоге чаще всего к списку я возвращаюсь только к вечеру, когда закончились встречи и звонки, а там уже мало что можно успеть.

Поэтому для себя я выработал такой метод:

1) Добавляешь задачу в список задач не для того, чтобы ее выполнить, а для того, чтобы занести в календарь время для ее выполнения

2) Таким образом, выполненная задача из списка = выделенный слот в календаре, когда ты на самом деле планируешь ее выполнить, а не само выполнение

3) У нас открытые календари, поэтому все коллеги видят что это время занято и чем оно занято, а значит звонить в этот слот будут только если что-то реально важное и срочное. Если так случается, просто двигаю слот по календарю на другое время.

Основные преимущества такого "двухэтапного" подхода - сочетание преимущество списка задач и календаря:

Плюсы списка задач:

1) Сохраняется простота и удобство фиксации задач. Часто бывает нужно просто записать задачу, чтобы не забыть. Для этого лучше всего подходят списки задач, а не календарь.

2) Удобно приоритизировать бэклог задач. Во многих to-do реализована матрица Эйзенхауэра, чтобы расставить приоритеты: "важное и срочное", "важное, но не срочное", "не важное, но срочное", "не важное и не срочное". То есть расставляем приоритеты даже не для выполнения задачи, а просто для того, чтобы оценить трудозатраты по ней и поставить для выполнения слот в календаре! Очень сильно помогает такой комбинированных подход, когда задач реально много.

3) Списки можно разделить по сферам жизни: дом, работа, хобби и пр.

Плюсы календаря:

1) Формируется привычка оценивать трудоемкость на задачу и планировать ее выполнение именно в отведенное время. Это дисциплинирует и помогает действовать более эффективно. Закон Паркинсона: чем больше времени отводится на задачу, тем дольше она выполняется. Поэтому устанавливать четкие и минимально-достаточные временные рамки на задачи очень важно, а сделать это удобнее всего в календаре.

2) Чаще всего время, выделенное под конкретные задачи, никто не занимает (если календарь открытый), поэтому можно спокойно и сфокусированно со всем разобраться.

3) Появляется довольно точное понимание своей загрузки - достаточно посмотреть в календарь. Сколько времени занимают звонки с командой, сколько - с заказчиками, на какие задачи уходит больше всего времени, какие задачи повторяются и от чего можно отказаться за счет автоматизации / делегирования / актуализации приоритетов.