Как превратить локального поставщика оборудования в международного с помощью грамотного ТЗ
На одном из проектов для автомобильной отрасли нам потребовалось оптимизировать затраты на сборочную линию. Делали мы комплектующие для массовых авто и NPV нового проекта сходился с трудом, несмотря на потенциальные объемы продаж. Словом, как раньше заказывать оборудование из разряда belissimo в итальянских семейных мастерских было не резон.
Партнерство с новыми поставщиками в любой отрасли - это всегда и хочется и боязно одновременно. Хочется, потому что верится в потенциал оптимизации затрат финансовых и зачастую временных. Ведь имеющиеся поставщики постоянно подводят со сроками, борзеют с ценами и вообще не развиваются. Зато ... с ними все проблемы плюс-минус предсказуемы, просто закладывай в график/экономику проекта среднее по предыдущим их факапам и будет тебе счастье. И вот поэтому, новый поставщик всегда боязно. С ним обязательно проговоришь проблемы предыдущего опыта и покажется, что он совсем не как старый. Но вот незадача: как же избежать невиданных ранее рисков и все-таки уложиться с меньшими затратами и правильными сроками в требования проекта. А самое главное, как потом в серии делать на этом оборудовании продукт, соответствующий ожиданиям заказчика?
И хоть дело было во времена даже доковидные, автору этой колонки верится, что примененный подход для развития поставщика зарубежного всенепременно должен сработать и в отношении отечественных локальных производителей оборудования, которые не способны самостоятельно встать на уровень почти любого заграничного и которых невероятно поэтому жаль.
Итак, было дано: производитель сборочных линий для автопрома местного значения под боком у одного из заводов холдинга - поставщика комплектующих для марок автомобилей всех мастей. Задача, как мы помним, состояла в том, чтобы за оптимальную цену в жесткие сроки получить хорошее оборудование в Россию. Сразу скажу, что после нашего проекта данный поставщик был включен в панель поставщиков всего холдинга и продолжал активно сотрудничать на других проектах с другими заводами по всему миру.
Являясь апологетами системного инженерного подхода мы с командой взялись за дело: первым шагом предстояло создать исчерпывающую техническую документацию с требованиями к будущему оборудованию. Нужен был единый источник, описывающий, что должно обеспечить оборудование с точки зрения производительности, габаритов, безопасности, возможностей интеграции в ИС предприятия и частные детали вплоть до размерного ряда и марок запасных частей, которые наиболее доступны для закупки на конкретном предприятии. Задание было сделано на двух языках с картинками, поясняющими каждый пункт. Потому что нам сделать требования понятными было ВАЖНО. Описание каждого рабочего поста было стандартизировано с чек-боксами для выбора опций в виде количества пневматических пистонов, датчиков завершения критических этапов операции, специфических материалов поверхностей, контактирующих с эстетическими частями будущих изделий и т.д. и т.п. Собрали и сгенерировали гигабайты информации из международных стандартов и внутрихолдинговых гайдлайнов/лучших практик, провели интервью с десятком экспертов по нужным технологиям и в последнюю ночь перед отправкой на финальный этап номинации поставщику, будучи техническим руководителем проекта, автор данной колонки допиливала 400-страничное задание до нужной степени идеальности.
Вот пару скринов для наглядности проделанной работы: в общей части документа описали примеры,
как подходить к обеспечению безопасности оборудования,
как организовать индикацию для инспекции и обслуживания
и как будет выглядеть приемочный протокол:
На этапе номинации вопросов по документу от поставщика было, предсказуемо, мало. Из чего следовало, что он не очень-то волновался насчет серьезности нашего подхода. "Что там эти русские могут нового придумать....". Да и эйфория от первого зарубежного контракта в такой серьезной отрасли, наверное, сработала. Что ж, цена всех устроила, обещанные сроки тоже. Погнали!
Вторым важным шагом в нашей задачке стало скурпулезное следование требованиям, описанным в ТЗ на этапах релиза дизайна будущего оборудования. Тут уже наш новый друг, по совместительству собственник того самого перспективного локального производства, стал по-тихоньку понимать, что эти 400 страниц нужны были ему не только для выставления счета, и начал читать....
Стоит ли описывать подробности и количество раз, которое мы обращались к документации на всех этапах приемки и в ходе финального запуска на площадке нашего производства? Но наши ожидания были воплощены в реальность в качестве, сроках и стоимости полученного оборудования, а вот по оценке поставщика результат его работы превзошел его же ожидания. И уставший от постоянных замечаний и наших заглядываний в ТЗ, но все же довольный нашим общим результатом, он искренне благодарил за то, что вышел на новый уровень. В недоумении остались лишь европейские топы, приезжавшие посмотреть на новую русскую линию, зачем-то более похожую на то, что на ней будут делать BMW, а не масс-маркет. Но нам-то что до их недоумеваний - наше дело уложиться в бюджет.
Моралью этой истории для нас стало то, что так прикипевшая всем документация, зачастую просто формально сопровождающая этапы RFQ для получения правильного КП и приемки оборудования для постановки на баланс предприятия, может стать крепким фундаментом для создания по-настоящему классного продукта. Причем польза подобного рода подхода совсем не ограничивается сроками непосредственно работы над оборудованием с поставщиком. Ведь для создания нашего ТЗ были синхронизированы требования к будущему продукту=процессу производства всех функций, начиная от качества, заканчивая логистикой, а значит на этапе внедрения нас ждало минимум сюрпризов с неучтенными требованиями. После запуска инженеры службы эксплуатации на основании этого же ТЗ сделали планы обслуживания и ремонта, а производственные подразделения - инструкции для операторов, работающих на новой линии.
Это так удобно, когда бумага делается не для бумаги, а для людей, создающих продукты окружающего нас мира.
Готова поделиться примером того ТЗ со всеми, кто так же стремится к хорошему и оптимальному, в ТГ.