7 важных вопросов про ERP
Кайрат Базарбеков, CIO Группы компаний «Сентрас», ответил на часто задаваемые вопросы про ERP (Enterprise Resource Planning). Еще больше про передовые технологии вы сможете узнать на форуме K–Tech 30 января 2025 года, который проводит Кайрат Базарбеков. Подробнее – здесь.
1. Какие задачи ERP решает и зачем она нужна бизнесу?
Во-первых, речь идет о точности данных. Лет десять назад высшее руководство нашей компании получало отчеты по продажам в формате Excel. На сбор данных уходило некоторое время – собирались документы, сверялись. Но в результате появлялись расхожие цифры. Это вечный конфликт между подразделениями. Отдел продаж говорит: «Я продал на миллион». Бухгалтеры отвечают: «Вы продали на 600 000». И начинается хаос, непонимание. Это очень плохо сказывается на ауре и корпоративной культуре внутри компании. При внедрении ERP эти споры исчезают, потому что все продажи фиксируются внутри одной системы – люди работают с одной и той же информацией.
Во-вторых, ускоряется внутренний процесс. Если раньше для того, чтобы заключить один клиентский договор в нашей страховой компании, требовалась одна-две недели, то при внедрении ERP-системы менеджер может удаленно войти в систему, ввести данные клиента и оформить контракт примерно за 5 минут.
В-третьих, ошибок становится меньше, когда все работают в одной системе, в которой установлены четкие правила, а данные унифицируются. Риск человеческого фактора максимально снижается. Это особенно важно в нашем случае, поскольку страховые компании строго контролируются регулирующим органом. Малейшая ошибка нашего продавца грозит обернутся крупным штрафом, санкциями, предписаниями и так далее.
В-четвертых, сокращаются расходы на персонал. Если раньше для сопровождения 1000 продавцов вам приходилось иметь, например, 100 человек, то теперь для этого достаточно 20 человек.
В-пятых, разгружаем людей. В период отчетности сотрудники могли работать несколько дней до позднего вечера. После внедрения ERP вы никого не увидите в офисе после 18.00. Освобождаясь от рутины, люди становятся счастливее – могут вовремя уйти с работы, больше времени посвятить общению с клиентами или взаимодействию друг с другом.
2. Каким компаниям нужна ERP?
Наверное, ERP не столь нужна небольшим компаниям до 30-40 человек, когда внутренние процессы достаточно простые и нормально работают, люди ими хорошо управляют, договариваются между собой, коммуникация налажена. Если возникает задача по автоматизации, то нужно смотреть систему с соответствующим функционалом. Например, для малого бизнеса есть нишевые решения в виде 1С, которые легко закрывают базовые потребности учета, производственных процессов. Следом может возникнуть желание анализировать своих клиентов, вести учет, набираться клиентского опыта и работать с ним, тогда CRM нужно смотреть уже под эти задачи. И как только организация начинает расти, продаж становится больше, соответственно, появляются новые процессы и подразделения, взаимодействие между ними усложняется, вот тогда стоит задуматься о внедрении ERP, особенно если у вас специфичная отрасль.
3. Какие сложности могут возникнуть при внедрении ERP?
Во-первых, это сопротивление тех людей, которые не хотят автоматизации своих процессов. Во-вторых, это нагрузка на бюджет: сможет ли компания вытянуть покупку дорогостоящего решения? Если все-таки решение в пользу ERP принято, то первый шаг – создать команду внедрения. Второй – сделать карту процессов внутри компании, то есть, определить, как устроена рабочая жизнь в ней, что она хочет решить, внедряя эту систему. По сути, должна появиться функциональная карта компании, на которой указаны основные процессы, какие из них нужно автоматизировать, чтобы система это решала, а не люди делали руками. Тогда проще найти поставщика, соответствующего этим требованиям. Третий шаг – выбрать надежного поставщика вендора, который будет помогать на всех этапах внедрения, запуска, сопровождения и развития ERP, включая периодические обновления данной ERP.
4. Как мотивировать людей переходить на ERP?
Культура наших людей с постсоветского пространства такова, что они все всегда привыкли делать сами. Но с каждым годом менталитет заметно меняется. Например, новое поколение не хочет мучить себя рутиной, ищет пути, чтобы за них это делала система. Допустим, человек проводит какую-то оценку, раньше он шел с документом в бухгалтерию, затем – в операционный отдел, далее – в юридический и т.д. Ждал согласования на каждом этапе. Подумайте, сколько времени он убил. Мы сказали: «Уважаемый, мы сделаем так, что вы только скачаете систему, загрузите в нее документ и запустите процесс. Далее система сама будет контролировать сроки, кто и когда согласовал, напоминать сотрудникам в разных отделах». И теперь люди сами хотят автоматизировать те или иные свои процессы, поняв преимущество технологии.
5. Как обновлять и масштабировать ERP?
Есть хорошие вендоры, которые занимаются развитием своей системы, разрабатывают для нее ежеквартальные обновления. У нас полноценное корпоративное решение от «Лаборатории Страхования» со всеми необходимыми модулями для страхования. У вендора есть собственная клиентская база, около 30 страховых компаний. И если одна из них инициирует какое-либо улучшение по автоматизации, и она работает на благо бизнеса, то «Лаборатория Страхования» внедряет это новшество в ядро системы, и оно автоматически распространяется среди всех его клиентов. То есть одна компания заказала разработку, остальные получили ее бонусом при обновлении. Это очень важное преимущество. Если вы сравните ERP, которую купил «Коммеск Омир» в 2012 году, с тем, какой она стала, спустя 12 лет, то это как Nokia 3210 против iPhone 15. Развивается сама система, а вместе с ней растем и мы.
6. Можно ли интегрировать ERP с другими системами?
У нас раньше был лозунг: «Все держать в одной системе ERP». Но за последние два года мы развились до понимания, что это нас ограничивает. И сейчас мы потихоньку выводим на сторону некоторые опции, которые не имеют отношения к основной задаче нашей ERP. Мы видим пример других страховых компаний, у которых вы можете насчитать, наверное, более 10 систем. Но тогда у вас болит голова от этого «зоопарка» решений, верно? Согласен. Когда у вас есть одна система, вторая, третья, четвертая, то как добиться так, чтобы они работали синхронно? Вам нужна интеграция в единую инфраструктуру, чтобы ничто не выходило из строя и слаженно работало. Это большая задача по созданию гибрида.
7. Чем отличается облачная ERP от локальной?
Раньше, лет 10 назад, компании разворачивали монолитные системы ERP, имея собственные серверы. Сегодня, насколько знаю, у 75% компаний в мире уже развернуты в облаке. Мы тоже к этому идем. Все потому, что облачная инфраструктура активно развивается, повышается кибербезопасность, улучшается защита персональных данных. Государство строго следит за этим. Как и в Европейском союзе, у Казахстана есть свои стандарты о защите персональных данных. Чтобы соблюдать все требования, проще и дешевле перейти в облако, чем содержать свои серверные помещения, охранять к ним доступ. Так что будущее за облачными технологиями!
Всегда Ваш, Centras Group