Как распределить день: лучшие техники планирования времени

Каждый раз, когда мы беремся за новые проекты, кажется, что всего слишком много: встречи нон-стоп, бесконечные уведомления, неожиданно всплывающие поручения... а ведь хочется еще спокойно выпить кофе утром.

Когда я училась в магистратуре и параллельно работала в консалтинге, график иногда напоминал бег с препятствиями. Позже я открыла несколько эффективных способов планирования, которыми хочу поделиться. Хочу подчеркнуть, что при планировании любых задач важно учитывать свой день - как он строится от утра до вечера, и как именно вы распределите силы.

Мой опыт в области консалтинга и управления проектами показал, что без четкой системы организации времени даже самый перспективный план может обернуться стрессом и выгоранием. В этой статье я постаралась соединить проверенные исследования и реальные кейсы. Надеюсь, эти идеи окажутся для вас полезными. Если вы научитесь грамотно обращаться со своим временем, то начнете успевать куда больше и будете тратить время осознаннее.

Мы часто думаем, что достаточно просто составить список дел "день за днем", чтобы управлять своим временем. На практике все сложнее. Я помню, как вела крупный IT-проект, где нужно было ежедневно контролировать работу нескольких команд, общаться с заказчиком, готовить отчеты и параллельно писать аналитику. С виду все было записано в календаре, но появлялась одна срочная правка - и весь план улетал к черту.

Мало кто думает о таком аспекте тайм-менеджмента: мы переоцениваем, насколько реально успевать все дела, если не оставляем свободных промежутков. Все упирается в неверную оценку собственных возможностей и в отсутствие буферных зон для форс-мажоров. Чтобы правильно подойти к этому вопросу, стоит четко понимать, какие задачи имеют приоритет и как именно вы их будете планировать.

По данным Американской психологической ассоциации (APA), люди, которые пытаются охватить слишком много дел за один день, повышают уровень стресса примерно на 25–30%. Мы переоцениваем свою продуктивность, планируем 15 пунктов в списке, успеваем 4-5, а все остальное превращается в груз. Вечером ощущаешь себя не "супергероем", а скорее человеком, не дотянувшим до собственных идеалов. Вот еще один совет: никогда не забывайте про реальный объем ресурсов, которыми располагаете, прежде чем планировать свой рабочий день.

Мы часто планируем день поминутно. И если что-то пошло не так (опоздание на встречу, срочный звонок), вся система рушится. Как я уже говорила, важно оставлять "воздушные подушки" - такой метод подстраховки помогает не выбиваться из графика, даже если что-то идет не по плану. Чуть ниже расскажу подробнее, как именно это сделать.

Некогда я консультировала новичков-фрилансеров, которые всерьез старались вести детальные расписания, но все равно "проваливали" день. Проанализировав их подход, я выделила несколько ошибок, которые считаю ключевыми.

За годы практики я видела десятки методик; перечислю несколько, которые чаще всего приносят результат.

Как работает: выделяете одну большую задачу (часов на пять), три средние (по часу–полтора) и пять мелких дел (почта, звонки).
Для кого: людей, склонных к тому, чтобы "схватиться за все сразу".
Пример:

Как работает: дела делятся на четыре группы по срочности и важности: срочное и важное, срочное и неважное, важное и несрочное, неважное и несрочное.

Для кого: этот метод подойдет для тех, кто "тонет" в задачах и не понимает, что выполнить в первую очередь.

Пример:

Как работает: установите таймер на 25 минут, и все это время сосредоточенно трудитесь над одной-единственной задачей. Когда звонит таймер, сделайте 5-минутный перерыв. Через 4 сессии - отдых 20–30 минут.

Для кого: этот метод будет полезен для тех, кто постоянно отвлекается на мессенджеры, уведомления и социальные сети.

Пример: когда я готовила доклад для международной конференции, меня отвлекало все подряд. Pomodoro дал возможность вырвать промежутки, в которые не открываешь почту и мессенджеры.

Как работает: в этой методике мы делим рабочий день на блоки, каждый блок для конкретного типа задач - например, утро: глубинная работа, день: встречи, вечер: разбор почты. Между блоками оставляйте хотя бы 10–15 минут паузы, чтобы переключиться.

Для кого: людей, у которых дела связаны с разными проектами или областями, а также тех, кто хочет четко разграничить типы работы.

Пример:

Как работает: этот метод тайм-менеджмента заключается в правиле начинать день с самой сложной или неприятной задачи. Съев "лягушку" с утра, чувствуешь прилив сил, ведь самые страшные дела уже позади.

Для кого: тех, кто любит откладывать сложные дела на потом.

Пример: если речь о формировании финансового отчета, сделайте это первым делом, не дожидаясь вечера, когда сил на концентрацию уже нет.

Как работает: это техника Дэвида Аллена: все дела, что появляются в голове, сначала записываем в "входящий" список. Затем каждый пункт сортируется: срочные задачи делаете, мелкие - решаете на месте (если дела требуют меньше двух минут - выполняем сразу), остальное либо откладываете, либо делегируете.

Для кого: людей с большим потоком входящей информации и множеством мелких поручений.

Пример:

Как работает: японская система визуализации и тайм-менеджмента, где есть три–четыре столбца на доске: "Запланировано", "В процессе", "Готово", возможно "Заблокировано". Задачи крепятся стикерами и перемещаются по мере выполнения.

Для кого: такой способ планировать нагрузку подойдет для команд и фрилансеров, которые хотят видеть реальную "картинку" проекта: какие дела уже взяты в работу, что стоит на паузе.

Пример:

Как работает: выделяете 90 минут на глубокую сосредоточенную работу и делаете 30-минутный перерыв. Подходит для длительных и сложных проектов, требующих погружения.

Для кого: этот метод для тех, кому 25 минут Pomodoro кажутся короткими. Хорош для креативной или аналитической работы, когда нужно войти в "поток".

Пример:

Еще больше о техниках планирования я писала здесь: Как научиться управлять временем: методы и техники тайм-менеджмента.

Простые техники тайм-менеджмента не работают, если их бездумно копировать. Важно учитывать собственные ритмы и особенности жизни.

Сама структура планирования еще не гарантирует, что мы не столкнемся с выгоранием. Расскажу о паре вещей, которые действительно помогли мне в свое время.

Совет 1: Планируйте отдых как деловую задачу
Вносите в календарь "30 минут на чтение" или "15 минут на прогулку". Когда я начала внедрять этот метод сама, заметила рост концентрации примерно на 15% (замеряла время и задачи в трекере).

Совет 2: Используйте приятные микронаграды
В конце затяжного "помидора" позволяю себе выпить любимый чай или полистать инстаграм-профили друзей. Такие "маленькие радости" держат мотивацию в тонусе.

Совет 3: Делегируйте рутину
Когда мы чувствуем, что застряли в бесконечных бытовых или технических мелочах, часто это прямой путь к эмоциональному выгоранию. Отсюда - логичный шаг: передавать ненужное себе, но нужное кому-то другому.

Однажды я работала с клиенткой, которая отчаянно пыталась выполнить все дела сама: вести продажи, искать подрядчиков, организовывать вебинары, параллельно еще и исполнять роль куратора в онлайн-школе. При этом у нее были огромные планы по расширению бизнеса, но время на стратегию исчезало в потоке остальных задач.

Мы проанализировали все ее рабочее время: на рутину уходило 25 часов в неделю. После того как она решилась передать часть задач ассистенту, у нее появился дополнительный день, который можно тратить на развитие ключевых направлений и личную жизнь.

Сервис Blue Blood как раз закрывает подобные вопросы: его подписочная модель дает доступ к ассистентам разного уровня квалификации - от решения простых мелочей до серьезных организационных задач. При этом мы обеспечиваем анонимность через систему ID, которая защищает ваши личные данные. Такая услуга облегчает жизнь и бережет нервы: можно без страха делегировать и срочные, и регулярные задачи.

Чтобы сделать делегирование еще быстрее и удобнее, в Blue Blood мы запустили отдельный Telegram-бот. Он работает по принципу “одно окно”: все заявки, от простой просьбы найти авиабилеты до экстренной юридической консультации, оформляются буквально в пару кликов. Если вы чувствуете, что погрязли в рутине, просто откройте этот бот и напишите, какие задачи хотите передать - ассистенты тут же возьмутся за дело. Попробуйте сейчас: оставьте заявку, чтобы проверить, насколько легче станут ваши будни.

Планирование – это не набор жестких правил, а живая система, которую вы подстраиваете под свой стиль жизни и характер. Важно найти ту точку баланса, где день становится управляемым, а не загоняет вас в угол. Попробуйте поэкспериментировать с разными методами - от "1-3-5" до помидоров - и обязательно оставляйте время на отдых. Если чувствуете, что все равно не успеваете выйти на нужный уровень, подумайте о том, чтобы делегировать часть рутинных процессов.

Я, например, комбинирую "лягушку" по утрам (если дело действительно сложное) с системой тайм-блоков. Благодаря этому нахожу равновесие между творческими задачами и организаторскими ритуалами. И когда наступает вечер, вместо чувства выжатости чаще ощущаю удовлетворение от того, что действительно продвинулась в делах, не “залезая” при этом на время отдыха и хобби.